Czy zwrot wydatków na przejazdy prezesa zarządu jest kosztem

Prezes zarządu jest członkiem organu wykonawczego spółki, zatem zarówno koszty delegacji, jak i jazd lokalnych zwrócone przez spółkę będą stanowiły dla tej spółki koszty uzyskania przychodu (w określonym limicie). Warunkiem jest związek jazd z działalnością spółki.

Tylko takie wydatki związane ze świadczeniami na rzecz udziałowców są kosztem, które nie są jednostronnymi świadczeniami ze strony spółki. W przypadku wykonywania pracy przez udziałowca na podstawie umowy cywilnoprawnej wydatki z tym związane są zatem kosztem uzyskania przychodów. Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego udziałowca nie jest wydatkiem ponoszonym na rzecz udziałowca w myśl art. 16 ust. 1 pkt 38 updop (wyrok NSA z 5 kwietnia 2001 r., sygn. akt I S.A./Ka 200-201/00).

W związku z tym wydatki spółki z tytułu zwrotu obciążających ją kosztów używania (obcych) samochodów osobowych, w tym należących do udziałowców niebędących pracownikami, podlegałyby zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów spółki, jednak w wysokości nieprzekraczającej limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt 51 updop oraz po spełnieniu pozostałych warunków określonych w tym przepisie. Z uwagi na to, że prezes zarządu jest członkiem organu wykonawczego spółki, zarówno koszty delegacji, jak i jazd lokalnych zwrócone przez spółkę w wysokości określonej przez wymienione przepisy będą stanowiły dla tej spółki koszty uzyskania przychodu, jeżeli zostały w tym celu poniesione. W tej sytuacji nie mają bowiem zastosowania przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie należy dodać, że podstawę wszelkich wypłat musi stanowić ważna i prawnie skuteczna umowa, postanowienia regulaminów lub statut określający prawa i obowiązki władz statutowych spółki.

Marek Żochowski

doradca podatkowy