Jak rozliczyć diety i noclegi pracowników oddelegowanych do Wielkiej Brytanii

Zwolnione z podatku są dochody do wysokości nieprzekraczającej rocznie równowartości 30 diet oraz dodatek za rozłąkę do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju. Ze zwolnienia nie korzysta natomiast ryczałt za nocleg.

Opodatkowanie osób mających miejsce zamieszkania w Polsce i wykonujących pracę w Wielkiej Brytanii reguluje umowa między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Północnej Irlandii w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu w zakresie podatków od dochodu i zysków majątkowych.

Co do zasady dochody osoby mającej miejsce zamieszkania w Polsce, które osiąga z pracy najemnej w Wielkiej Brytanii, są tam opodatkowane (art. 15 ust. 1 tej umowy). Jednak wynagrodzenia, jakie osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce osiąga z pracy najemnej wykonywanej na terenie Wielkiej Brytanii, mogą być opodatkowane tylko w Polsce, jeżeli spełnione są wszystkie poniższe warunki:

• pracownik przebywa w Wielkiej Brytanii łącznie nie dłużej niż 183 dni podczas danego roku podatkowego i

• wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma w Wielkiej Brytanii miejsca zamieszkania lub siedziby, oraz

• wynagrodzenia nie są ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w Wielkiej Brytanii.

Pracownicy ci będą mogli korzystać z pewnych zwolnień podatkowych.

U pracowników, którzy przebywają czasowo za granicą i uzyskują dochody ze stosunku pracy, wolna od podatku jest część ich dochodów w wysokości nieprzekraczającej rocznie równowartości 30 diet dla danego państwa określonych w odrębnych przepisach (art. 21 ust. 1 pkt 20 updof).

Dieta dla Wielkiej Brytanii wynosi 32 GBP (załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. sprawie (...) należności przysługujących pracownikowi (...) z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju). A zatem dochody tych pracowników w równowartości kwoty 960 GBP (30 × 32 GBP) będą w Polsce wolne od podatku.

Wolny od podatku jest dodatek za rozłąkę, wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym – do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju. Dodatek ten nie może więc obecnie przekroczyć 22 zł dziennie.

(+) Dodatek za rozłąkę wypłacony pracownikom czasowo przeniesionym jest wolny od podatku. Zwolnienie obowiązuje do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju.

Przyznawanie dodatku za rozłąkę (z wyjątkiem dodatków dla służb mundurowych) nie jest uregulowane w polskich przepisach. Zgodnie z zasadą swobody umów dodatek ten w odniesieniu do innych pracowników może wynikać z umów o pracę, układów i porozumień zbiorowych, regulaminu pracy czy regulaminu wynagrodzeń. Przepis art. 21 ust. 1 pkt 18 updof nie wskazuje definicji dodatku za rozłąkę nawet poprzez odesłanie do „odrębnych przepisów” (jak to ma miejsce np. w przypadku diet). Niemniej należy pamiętać, że ten brak uregulowania w przepisach może być podstawą sporu z organami podatkowymi, czy pracownikom innym niż mundurowi zwolnienie to rzeczywiście przysługuje. Organy podatkowe mogą bowiem stać na stanowisku, że zwolnienie to przysługuje tylko służbom mundurowym. Dla nich istnieje bowiem obowiązek wypłaty tego dodatku, określony w przepisach szczególnych.

Zwolnienia podatkowe trzydziestokrotności diet i dodatku za rozłąkę są wobec siebie niezależne i się nie wykluczają. Trzeba pamiętać, że po przekroczeniu okresu 183 dni pobytu w Wielkiej Brytanii w danym roku podatkowym pracownicy będą opodatkowani w Wielkiej Brytanii. Tam też będą płacone zaliczki na podatek.

Osobom czasowo przebywającym za granicą i uzyskującym dochody ze stosunku pracy nie przysługuje zwolnienie od podatku z tytułu wypłacanego przez pracodawcę ryczałtu za noclegi.

Pracodawca wypłaca pracownikowi zwrot kosztów noclegów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu. Określony jest on w załączniku do rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju. Dla Wielkiej Brytanii limit ten wynosi 140 GBP. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Ryczałt jednak nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

(+) Wypłacane przez pracodawcę w Polsce diety za cały okres wykonywania pracy w Wielkiej Brytanii oraz dodatek za rozłąkę w pełnej wypłacanej wysokości, a także ryczałty za noclegi będą – tak jak wypłacane wynagrodzenia – kosztem uzyskania przychodu pracodawcy w Polsce.

Krzysztof Wieluński

ekspert w zakresie podatków dochodowych