Strona główna » Księgowość » Porady prawne » Kiedy księgować wynagrodzenia refundowane częściowo z PFRON i budżetu państwa

Kiedy księgować wynagrodzenia refundowane częściowo z PFRON i budżetu państwa

Subskrybuj nas na Youtube

Zapisz się na newsletter

28 lipca 2006, 07:00

REKLAMA

Proszę o przedstawienie sposobu, jak prawidłowo zaksięgować refundację składek ZUS od osób niepełnosprawnych z budżetu państwa i PFRON. Nie jesteśmy zakładem pracy chronionej.

Wynagrodzenia wypłacane są 10. dnia następnego miesiąca i w związku z tym podatkowo występuje przesunięcie wypłat o miesiąc, a zapłaconych składek ZUS o 2 miesiące. Korzystamy również z SOD i będziemy otrzymywać środki z PFRON tytułem refundacji za osoby niepełnosprawne.

RADA

W księgach rachunkowych koszty wynagrodzeń i wskazane w pytaniu obciążenia pracownicze (składka na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracodawcę i składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) powinny zostać zaksięgowane memoriałowo. Należy je więc ująć w miesiącu, w którym praca została wykonana (np. jeśli wynagrodzenie dotyczy stycznia, to powinno być niezależnie od terminu zapłaty uwzględnione w księgach stycznia). Również refundacja z PFRON i budżetu państwa składek na ubezpieczenie społeczne powinna być ujmowana zgodnie z zasadą memoriałową. Należy jednak pamiętać o korekcie podatkowej ,,kosztów rachunkowych”. Staną się one kosztami podatkowymi dopiero w momencie ich zapłaty (tj. wypłaty wynagrodzeń i zapłaty zobowiązań wobec ZUS). Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Wynagrodzenia pracowników za pracę wykonaną w styczniu, nawet jeżeli wypłacone na początku lutego, zarachowane zostaną w księgach handlowych memoriałowo jako koszty stycznia. W styczniu będą również zaewidencjonowane związane z wynagrodzeniami świadczenia pracownicze – składki na ubezpieczenia społeczne pracowników oraz składki na Fundusz Pracy i na FGŚP. Koszty tych składek oraz zobowiązania z tego tytułu wobec ZUS pomniejszone zostaną o refundację składek na ubezpieczenie społeczne pracowników niepełnosprawnych, przysługującą na podstawie art. 25 ustawy o rehabilitacji. Roczne rozliczenie refundacji tych składek następuje po zakończeniu roku kalendarzowego w deklaracji INFD-R składanej do PFRON, wraz z rozliczeniem pomocy publicznej otrzymanej w ramach SOD. Warto więc zaprowadzić w księgach szczegółową ewidencję z podziałem na składki refundowane przez PFRON i przez budżet państwa.

WAŻNE!

Dla celów sprawozdawczych rozliczania pomocy publicznej warto prowadzić oddzielną ewidencję rozrachunków z tytułu składek refundowanych przez PFRON i przez budżet państwa.

Wynagrodzenia wypłacone w lutym (za styczeń) są podstawą sporządzenia dokumentacji INF-D-P za luty, a w konsekwencji wniosku WND do PFRON o refundację podwyższonych kosztów zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych również za luty (ponieważ wniosek składany jest za dwa miesiące, dotyczy stycznia i lutego). Jednakże wnioskowana kwota za styczeń zostanie wyliczona na podstawie INF-D-P za styczeń, gdzie z kolei wykazane zostały wypłacone w styczniu wynagrodzenia dotyczące pracy wykonanej w grudniu poprzedniego roku.

PRZYKŁAD

W zakładzie pracy zatrudniającym pracowników niepełnosprawnych w styczniu 2006 r. naliczono za ten miesiąc wynagrodzenia w kwocie brutto ogółem 10 000 zł. Wynagrodzenia te zostały zapłacone pracownikom przelewem na rachunki bankowe w lutym, w kwocie netto razem 6570 zł. Obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne od tych wynagrodzeń przypadał w terminie 15 marca i wtedy dokonano ich zapłaty, przy czym kwota zapłaconych składek z tytułu ubezpieczeń społecznych pracowników wyniosła ogółem 2985 zł, w tym według DRA składki w części od pracodawcy w kwocie 1425 zł, w części od pracownika 1560 zł. Kwota składek na Fundusz Pracy i FGŚP razem to 255 zł. Kwota składek zrefundowanych przez PFRON i budżet państwa według DRA to 632 zł, w tym 316 zł w części za pracowników przez PFRON, 316 zł w części za pracodawcę – przez budżet państwa.

20 marca zakład pracy złożył do PFRON drogą elektroniczną informację o wynagrodzeniach pracowników niepełnosprawnych otrzymanych w lutym, INF-D oraz wniosek WND o wypłatę kwot refundacji podwyższonych kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych za styczeń i luty, w wysokości 940 zł za styczeń i 930 zł za luty, razem 1870 zł. 4 kwietnia otrzymał na rachunek bankowy wnioskowaną kwotę.

Dla uproszczenia pominięto księgowania w księgach handlowych dotyczące podatku dochodowego, składki na ubezpieczenie zdrowotne itp., związane z wypłatą wynagrodzeń.

Zapisy w księgach handlowych w styczniu

1. 31 stycznia – wynagrodzenia brutto pracowników (w kwocie 10 000 zł):

Wn konto 404 „Wynagrodzenia” 10 000 zł

Ma konto 231 „Rozrachunki z pracownikami” 10 000 zł

2. 31 stycznia – składki na ubezpieczenia społeczne:

a) w części za pracowników w kwocie 1876 zł (1560 zł + 316 zł)

Wn konto 231 „Rozrachunki z pracownikami” 1876 zł

Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne – rozrachunki z ZUS” 1876 zł

b) w części za pracodawcę w kwocie 1741 zł (1425 zł + 316 zł):

Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 1741 zł

Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne – rozrachunki z ZUS” 1741 zł

oraz analogicznie zaksięgowana zostanie kwota składek na Fundusz Pracy i FGŚS 255 zł

Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 255 zł

Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne – rozrachunki z ZUS” 255 zł

c) refundacja składek na ubezpieczenie społeczne w części za pracowników – przez PFRON w kwocie 316 zł

Wn konto 217-1 „Rozrachunki z PFRON z tytułu refundacji składek na ubezpieczenie społeczne” 316 zł

Ma konto 404 „Wynagrodzenia” 316 zł

Wn konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne – rozrachunki z ZUS” 316 zł

Ma konto 217-1 „Rozrachunki z PFRON z tytułu refundacji składek na ubezpieczenie społeczne” 316 zł

d) refundacja składek na ubezpieczenie społeczne w części za pracodawcę, przez budżet państwa w kwocie 316 zł:

Wn konto 218-1 „Rozrachunki z budżetem państwa z tytułu refundacji składek na ubezpieczenie społeczne” 316 zł

Ma konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 316 zł

Wn konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne – rozrachunki z ZUS” 316 zł

Ma konto 218-1 „Rozrachunki z budżetem państwa z tytułu refundacji składek na ubezpieczenie społeczne” 316 zł

Zapisy w księgach handlowych w lutym

3. 28 lutego, na podstawie INF-D za luty (z wykazaniem wynagrodzeń wypłaconych w lutym za pracę wykonaną w styczniu) kwota refundacji podwyższonych kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych w kwocie 930 zł:

Wn konto 217-2 „Rozrachunki z PFRON z tytułu Dofinansowań SOD” 930 zł

Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” 930 zł

Zapisy w księgach handlowych w kwietniu

4. 4 kwietnia – otrzymana refundacja podwyższonych kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych za styczeń i za luty, w wysokości 1870 zł:

Wn konto 130 „Bieżący rachunek bankowy” 1870 zł

Ma konto 217-2 „Rozrachunki z PFRON z tytułu Dofinansowań SOD” 1870 zł

Korekty przychodów i kosztów uzyskania przychodów w celu naliczenia podatku dochodowego (związane z powyższymi operacjami gospodarczymi):

• Korekta kosztów za styczeń:

– niewypłacone wynagrodzenia brutto (-) 10 000 zł

– niezapłacone składki na ubezpieczenie społeczne w części za pracodawcę (-) 1 425 zł

– niezapłacone składki na Fundusz Pracy i FGŚP (-) 255 zł

• Korekta kosztów za luty:

– niezapłacone składki na ubezpieczenie społeczne w części za pracodawcę, za styczeń (-) 1 425 zł

– niezapłacone składki na ubezpieczenie społeczne w części za pracowników, za styczeń (zostały zaksięgowane jako koszty już w styczniu, zawarte w kwocie wynagrodzeń brutto 10 000 zł, wykazane jako zobowiązanie wobec ZUS w DRA za luty – miesiąc wypłaty wynagrodzeń – a uznane jako k.u.p. w marcu, bo składki na ZUS wg DRA za luty zapłacone zostały 15 marca) (-) 1 560 zł

– składki na Fundusz Pracy i FGŚP za styczeń (-) 255 zł

• Korekta przychodów za luty (analogicznie za marzec):

– nieotrzymana, a zarachowana refundacja podwyższonych kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych (-) 930 zł za luty oraz (-) 940 zł za styczeń

• art. 25, art. 26a ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – Dz.U. Nr 123, poz. 776; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 63, poz. 440

• art. 23 ust. 1 pkt 55 i 55a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723

• art. 16 ust. 1 pkt 57 i 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

Zapisz się na newsletter

Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.