Jak ewidencjonować koszty zastępstwa procesowego

RADA

Koszty zastępstwa procesowego ponoszone przez wierzyciela stanowią dla spółki koszty operacyjne. Ich zwrot należy odnieść na konto "Pozostałe przychody operacyjne". Inaczej sytuacja wygląda u dłużnika. Z podatkowego punktu widzenia dłużnik nie może tych wydatków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

UZASADNIENIE

Koszty zastępstwa procesowego rozróżniamy w zależności od tego, u której ze stron występują:

Koszty zastępstwa procesowego u wierzycieli

W przypadku wierzycieli koszty sądowe poniesione przez przedsiębiorcę związane z dochodzeniem własnej wierzytelności - są kosztem uzyskania przychodu i - zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości - są kosztami związanymi pośrednio z działalnością operacyjną jednostki. Dlatego ich wartość odnosimy w pozostałe koszty operacyjne.

UWAGA !

Na należności sporne należy utworzyć odpis aktualizujący ich wartość.

Koszty zastępstwa procesowego u dłużnika

W przypadku ponoszenia przez dłużnika wydatków związanych z zastępstwem procesowym, zakwalifikowanie ich do kosztów uzyskania przychodu powinno być rozpatrywane indywidualnie, zawsze pod kątem powiązania ich z możliwością osiągnięcia przychodu z tego tytułu lub z obroną przed roszczeniami wierzyciela podejmowanymi w celu zmniejszenia przychodu.

Niestety, większość organów podatkowych wychodzi z założenia, że koszty procesowe poniesione przez dłużnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem organów podatkowych wydatki te nie są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, tym bardziej, że dla wierzyciela koszty sądowe stanowią koszt uzyskania przychodu.

W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie ma wyraźnego stwierdzenia, że pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem musi zachodzić skonkretyzowany i bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy, ponieważ nie wszystkie koszty ponoszone przez podatników są bezpośrednio związane z osiąganym przychodem. Związek ten może mieć także charakter pośredni, jak np. w przypadku kosztów funkcjonowania podatnika. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie. W decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego (nr 1401/PD-4230Z-101/05/ZO) z 25 listopada 2005 r.:

(...) zasada wyrażona w piśmie Ministerstwa Finansów z dnia 23.10.1995 r. Nr PO3/722-459/9, iż u dłużnika koszty procesu nie są kosztami uzyskania przychodów związanymi z osiągnięciem przychodów, natomiast u wierzyciela koszty sądowe i inne koszty procesu zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów - nie może być traktowana jako klauzula generalna zaliczalności tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Organy podatkowe winny traktować zatem każdą sytuację indywidualnie, odrębnie do każdego przypadku, według zasad racjonalnego rozumowania. Zatem poniesione przez dłużnika wydatki związane z kosztami sądowymi, jeżeli zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wymagają wnikliwej oceny pod kątem ich związku z prowadzoną działalnością.

Jeżeli więc dłużnik przegra proces o zapłatę, w toku którego sporne było istnienie lub wysokość zobowiązania, to powinien on przede wszystkim wykazać, że były to działania związane z obroną przed roszczeniami wierzyciela podejmowanymi w celu zmniejszenia przychodu, a w związku z tym koszty te mieszczą się w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (...).

Ponieważ problem zaliczania przez dłużników wydatków związanych z usługami prawnymi do kosztów uzyskania przychodu może budzić wątpliwości - najbezpieczniej jest zwrócić się do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o wydanie wiążącej interpretacji prawa podatkowego.

Ewidencja kosztów zastępstwa procesowego u wierzycieli

Poniesione przez podmiot gospodarczy koszty zastępstwa procesowego ewidencjonuje się na koncie "Pozostałe koszty operacyjne" zapisem:

Wn "Pozostałe koszty operacyjne",

Ma "Rachunek bankowy".

Zasądzone na rzecz spółki koszty sądowe, jak i koszty zastępstwa procesowego, powinny zostać zarachowane w dacie uprawomocnienia się wyroku sądowego:

Wn "Rozrachunki z odbiorcami"

- w analityce imienne konto dłużnika,

Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

Jak pokazuje praktyka życia gospodarczego nie zawsze jest możliwe otrzymanie zasądzonych należności, należy wówczas dokonać odpisu aktualizujacego ich wartość.

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której odpis dotyczy.

Wn "Pozostałe koszty operacyjne",

Ma "Odpisy aktualizujące wartość należności".

Jeśli dłużnik spłaci zobowiązanie, należy odpowiednią część dokonanego wcześniej odpisu aktualizującego wartość należności zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych:

Wn "Odpisy aktualizujące wartość należności",

Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

I równolegle:

Wn "Rachunek bankowy",

Ma "Rozrachunki z odbiorcami".

PRZYKŁAD

Podmiot gospodarczy X wystąpił do sądu z pozwem o zwrot należności w wysokości 20 000 zł od dłużnika Z. Wierzyciel poniósł koszty zastępstwa procesowego w wysokości 3000 zł oraz koszty sądowe wysokości 2000 zł.

Zapadł wyrok zasądzający na rzecz wierzyciela zwrot długu i zwrot kosztów zastępstwa procesowego. Po uprawomocnieniu się wyroku komornik wszczął egzekucję. W wyniku tych działań firma X otrzymała kwotę 25 000 zł.

Ewidencja księgowa

1. W dniu skierowania pozwu do sądu zaewidencjonowano:

Wn "Roszczenia sporne" 20 000

Ma "Rozrachunki z odbiorcami" 20 000

2. Zapłata kosztów sądowych:

Wn "Roszczenia sporne" 2 000

Ma "Rachunek bankowy" 2 000

3. Dokonano odpisu aktualizującego:

a) należność dochodzona na drodze sądowej

Wn "Pozostałe koszty operacyjne" 20 000

Ma "Odpisy aktualizujące wartość należności" 20 000

b) koszty sądowe

Wn "Pozostałe koszty operacyjne" 2 000

Ma "Odpisy aktualizujące wartość należności" 2 000

4. Uprawomocnienie się wyroku zasądzającego zwrot na rzecz wierzyciela:

a) należności głównej

Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 20 000

Ma "Roszczenia sporne" 20 000

b) kosztów postępowania sądowego

Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 2 000

Ma "Roszczenia sporne" 2 000

5. Faktura z kancelarii adwokackiej dotycząca kosztów zastępstwa procesowego - koszty te podlegają zwrotowi przez dłużnika:

Wn "Pozostałe koszty operacyjne" 3 000

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 3 000

6. Utworzenie odpisu aktualizującego na koszty zastępstwa procesowego:

Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 3 000

Ma "Odpisy aktualizujące wartość należności" 3 000

7. Zapłata za fakturę:

Wn "Rozrachunki z dostawcami" 3 000

Ma "Rachunek bieżący" 3 000

8. Wpływ na rachunek bankowy zasądzonych przez sąd i odzyskanych przez komornika należności:

Wn "Rachunek bankowy" 25 000

Ma "Rozrachunki z odbiorcami" 25 000

8. Wyksięgowanie odpisu aktualizującego wartość należności:

Wn "Odpisy aktualizujące wartość należności" 25 000

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" 25 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

- art. 3 ust. 1 pkt 12, pkt 32, art. 32, art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
- art. 86 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. Nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 186, poz. 1379

Maryla Piotrowska

księgowa z licencją MF