Jak rozliczyć i udokumentować uzasadnioną reklamację towaru

Jakie dokumenty należy sporządzić na tę okoliczność? Czy konieczna jest faktura korygująca VAT, czy wystarczy protokół stwierdzający zasadność reklamacji?

RADA

W ramach ewidencji księgowej należy korygować odpowiednio przychody ze sprzedaży oraz koszt własny. Protokół stwierdzający zasadność reklamacji stanowi podstawę do wystawienia faktury korygującej. Faktura korygująca jest dowodem księgowym dla ewidencji korekty przychodu ze sprzedaży oraz podatku od towarów i usług.

UZASADNIENIE

Jeżeli odbiorca towaru twierdzi, że jakość dostawy nie odpowiada określonym w umowie normom, składa reklamację u dostawcy. Reklamację, niezależnie od jej skuteczności, należy rzetelnie udokumentować i odpowiednio zaewidencjonować w księgach.

Jak udokumentować uzasadnioną reklamację

W przypadku gdy dostawca otrzymuje reklamację na dostarczony towar, powinien zbadać jej przyczyny. Wyniki ustaleń należy sformułować w protokole. Spółka w wyniku szczegółowych weryfikacji albo potwierdza reklamację, albo ją odrzuca. Protokół powinien również zawierać decyzję spółki w tej sprawie. W przypadku uznania reklamacji stanowi on podstawę do wystawienia faktury korygującej.

Faktura korygująca, na podstawie której następuje zwrot gotówki za uznaną reklamację towaru, powinna zawierać co najmniej:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,
- nazwę towaru objętego reklamacją,
- kwotę i rodzaj reklamacji,
- kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Faktura korygująca powinna zawierać wyraz "KOREKTA" albo wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA".

Uwaga !

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie.

Dlatego sprzedawca powinien za wszelką cenę uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej.

Z kolei obowiązkiem nabywcy w takim przypadku otrzymania faktury korygującej jest zmniejszenie kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymał.

Jak zaewidencjonować i rozliczyć uzasadnioną reklamację

Faktura korygująca, potwierdzająca uznanie reklamacji towaru, jest dowodem księgowym stanowiącym podstawę do dokonania korekty przychodów ze sprzedaży towarów oraz należnego podatku od towarów i usług.

Ewidencja reklamacji zależy również od tego, czy odbiorca zgłosił reklamację przed czy po zapłacie.

PRZYKŁAD

Spółka wytworzyła 10 000 paczek nasion. Koszt wytworzenia w cenach ewidencyjnych, tj. w kosztach normatywnych, wynosi 100 000 zł. Rzeczywisty koszt wytworzenia tej partii wynosi 120 000 zł. Różnicę między normatywnym a rzeczywistym kosztem wytworzenia przeniesiono na konto "Odchylenie od cen ewidencyjnych". Spółka sprzedała 3200 paczek nasion. Cena sprzedaży netto za jedną paczkę wynosi 15 zł. Odbiorca po zapłacie należności zgłosił reklamację na 500 paczek z powodu nieodpowiedniej jakości. Dostawca uznał reklamację i wymienił wadliwą część nasion w cenie 12 zł. Spółka poniosła dodatkowy koszt transportu w wysokości 1000 zł. Koszt likwidacji wadliwych nasion wyniósł 1500 zł.

Ewidencja księgowa

1. Przyjęcie produktów gotowych do magazynu według ceny ewidencyjnej:

Wn "Wyroby gotowe" 100 000

Ma "Rozliczenie kosztów produkcji" 100 000

2. Przeniesienie rzeczywistych kosztów produkcji:

Wn "Rozliczenie kosztów produkcji" 120 000

Ma "Koszty działalności produkcyjnej" 120 000

3. Rozliczenie odchylenia od cen ewidencyjnych:

Wn "Odchylenie od cen ewidencyjnych" 20 000

Ma "Rozliczenie kosztów produkcji" 20 000

4. Sprzedaż nasion:

3200 paczek × 15 zł = 48 000 zł (cena netto),

VAT 22% - 10 560 zł,

wartość brutto sprzedaży - 58 560 zł.

Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 58 560

Ma "Przychody ze sprzedaży" 48 000

Ma "VAT należny" 10 560

5. Przeksięgowanie kosztu własnego sprzedanych wyrobów:

3200 paczek × 10 zł = 32 000 zł (w cenach ewidencyjnych),

Wn "Koszt własny sprzedaży" 32 000

Ma "Wyroby gotowe" 32 000

6. Przeksięgowanie odchylenia przypadającego na sprzedane wyroby:

(20 000 zł : 10 000 paczek) × 32 000 paczek = 6400 zł

Wn "Koszt własny sprzedaży" 6 400

Ma "Odchylenie od cen ewidencyjnych" 6 400

7. Zapłata należności przez odbiorcę:

Wn "Rachunek bankowy" 58 560

Ma "Rozrachunki z odbiorcami" 58 560

8. Reklamacja zgłoszona przez odbiorcę została uznana i wystawiono fakturę korygującą na różnicę między ceną oryginalną a ceną za wymienioną partię:

korekta wartości netto - 1500 zł,

VAT należny - 330 zł,

korekta wartości brutto - 1830 zł.

Wn "Przychody ze sprzedaży" 1 500

Wn "VAT należny" 330

Ma "Rozrachunki z odbiorcami" 1 830

9. Zwrot różnicy w cenie:

Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 1 830

Ma "Rachunek bankowy" 1 830

10. Zwrot wadliwych wyrobów:

Wn "Braki" 6 000

Ma "Koszt własny sprzedaży" 5 000

Ma "Odchylenie od cen ewidencyjnych" 1 000

11. Wydanie wyrobów zastępczych:

Wn "Koszt własny sprzedaży" 5 000

Ma "Wyroby gotowe" 5 000

12. Przeksięgowanie odchylenia od cen ewidencyjnych:

Wn "Koszt własny sprzedaży" 1 000

Ma "Odchylenie od cen ewidencyjnych" 1 000

13. Koszty transportu oraz koszty likwidacji:

Wn "Braki" 2 500

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 2 500

14. Rozliczenie kosztów wyrobów zastępczych:

Wn "Rozliczenie kosztów produkcji" 6 000

Ma "Braki" 6 000

15. Rozliczenie dodatkowych kosztów reklamacji:

Wn "Rozliczenie kosztów" 2 500

Ma "Braki" 2 500

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
- § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Marianna Sobolewska

biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych "Buchalter" w Augustowie