Od naszych klientów pobieramy zaliczki na towar, wystawiamy faktury zaliczkowe, np. na połowę ceny. Faktura końcowa opiewa na pozostałą część należności za towar. Nasz program do wystawiania faktur nie przewiduje pozycji ujemnej, tzn. wartości zaliczki, na którą już fakturę wystawiliśmy...
Od naszych klientów pobieramy zaliczki na towar, wystawiamy faktury zaliczkowe, np. na połowę ceny. Faktura końcowa opiewa na pozostałą część należności za towar. Nasz program do wystawiania faktur nie przewiduje pozycji ujemnej, tzn. wartości zaliczki, na którą już fakturę wystawiliśmy. W związku z tym wystawiamy fakturę tak, że pomniejszamy każdą pozycję faktury (cena jednostkowa towaru to nie 100% ceny, ale np. 50%), poza tym zamieszczamy informację, że uwzględniono fakturę na zaliczkę, podajemy numer tej faktury, datę i kwotę brutto zaliczki. Czy postępujemy prawidłowo? Ostatnio nasz kontrahent zakwestionował nam taką fakturę, twierdząc, że może wliczyć w koszty cenę netto tylko z końcowej faktury. Czy ma rację?
Sposób wystawiania przez Państwa faktur nie jest prawidłowy i może powodować ryzyko dla Państwa spółki, jak też dla Państwa kontrahentów. Niemniej jednak kontrahent może zaliczyć wydatek z tytułu nabycia od Państwa towarów udokumentowanych nieprawidłowo wystawianymi fakturami, jeśli wykaże związek tego wydatku z uzyskiwanymi przez siebie przychodami.
Obecnie stosowana przez Państwa metoda wystawiania faktur jest niezgodna z przepisami i powinna być szybko zmieniona. Szczególnie w przypadku ewentualnej kontroli organy mogłyby uznać, że wystawiane przez Państwa faktury są nierzetelne (niezgodne ze stanem faktycznym), co z kolei mogłoby Państwa narazić na odpowiedzialność karną skarbową.
Niezależnie jednak od tego należy wyraźnie zaznaczyć, że zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop) zaliczka wypłacana na poczet przyszłych dostaw towarów i usług nie stanowi dla otrzymującego zaliczkę przychodów podlegających opodatkowaniu, a dla wypłacającego nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. Przychodem dla otrzymującego zaliczka ta stanie się dopiero po zrealizowaniu przez strony transakcji. Odpowiednio kosztem dla wypłacającego zaliczka stanie się dopiero po otrzymaniu towarów lub wykonaniu usług.
Z punktu widzenia Państwa kontrahenta cena zapłacona za towar (i to niezależnie od tego, czy w jednej, czy w kilku ratach) stanie się kosztem uzyskania przychodów dopiero w momencie zrealizowania transakcji. Chyba że wydatek ten dotyczy innego okresu niż bieżący i zgodnie z zasadą współmierności kosztów i przychodów w czasie wydatek ten będzie mógł być rozpoznany jako koszt uzyskania przychodów dopiero w późniejszym okresie.
Fakt, że z tytułu zapłaconej ceny za towary kontrahent otrzymał fakturę zaliczkową i fakturę końcową (obie odpowiadające jednak w sumie 100% wartości otrzymanego od Państwa towaru), nie powinien mieć jakiegokolwiek znaczenia dla podatku dochodowego. Kosztem uzyskania przychodów będzie, co do zasady, wydatek niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie udokumentowany. Zgodnie z updop warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest tylko to, aby istniał związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskiwanymi przez podatnika przychodami (wydatek powinien w pośredni lub bezpośredni sposób zmierzać do uzyskania przychodu lub do zabezpieczenia źródła przychodów) oraz aby nie był wymieniony wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli natomiast chodzi o faktury wystawiane przez Państwa spółkę, to system ten powinien zostać zmieniony, co pozwoliłoby na uniknięcie w przyszłości ryzyka dla Państwa spółki i dla Państwa kontrahentów.
• art. 12 ust. 4 pkt 1 i art. 15 ust. 1 i 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135
• art. 62 § 2 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy – Dz.U. Nr 83, poz. 930; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1808
