Czy wyciąg bankowy wygenerowany z systemu bankowości elektronicznej jest dokumentem księgowym

rada

Wygenerowane z systemu bankowości elektronicznej potwierdzenie wykonania przelewu jest dokumentem księgowym. Pracownik urzędu skarbowego powinien go zaakceptować. Dokument taki nie wymaga podpisu ani stempla. Wskazują na to zapisy ustawy o rachunkowości (art. 21 ust. 1) oraz prawa bankowego (art. 7). Tezę tę potwierdza również stanowisko Urzędu Skarbowego w Wolsztynie, określone w interpretacji z 14 czerwca 2004 r.

uzasadnienie

Potwierdzenie wykonania przelewu wydrukowane z systemu bankowości elektronicznej (konta internetowego) jest dokumentem księgowym. Spełnia bowiem zapisy art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Czytamy w nim, że dokument księgowy powinien zawierać, co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jednocześnie na podstawie art. 21 ust. 1a można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6. Możliwe jest to wtedy, kiedy wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Odrębnymi przepisami są w tym momencie zapisy art. 7 ustawy - Prawo bankowe.

W artykule tym czytamy, że:

1. Oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej.

2. Dokumenty związane z czynnościami bankowymi mogą być sporządzane na elektronicznych nośnikach informacji, jeżeli dokumenty te będą w sposób należyty utworzone, utrwalone, przekazane, przechowywane i zabezpieczone.

3. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, uznaje się, że czynność dokonana w formie, o której mowa w ust. 1, spełnia wymagania formy pisemnej także wtedy, gdy forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności.

Wydruk z konta internetowego, wygenerowany zgodnie z procedurą opisaną na stronie WWW takiego banku, spełnia warunki pkt 1-4 opisu dokumentu księgowego z ustawy o rachunkowości oraz art. 7 prawa bankowego.

Co więcej, na wygenerowanym i wydrukowanym z bankowości elektronicznej potwierdzeniu wykonania operacji bankowej można znaleźć następujący zapis: „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie wykonania przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 ustawy - Prawo bankowe (Dz.U. z 1997 r. Nr 140, poz. 939 z późniejszymi zmianami). Nie wymaga podpisu ani stempla”.

Ta informacja powinna wystarczyć pracownikowi urzędu skarbowego, w którym został złożony dokument bankowy.

Jednak gdyby w urzędzie taka argumentacja nie wystarczyła, można posłużyć się również interpretacją Urzędu Skarbowego w Wolsztynie z 14 czerwca 2004 r., w której czytamy m.in., że: „(...) przesyłane drogą elektroniczną, a następnie drukowane wyciągi bankowe (...) dokumentujące poniesienie opłat bankowych, mogą być uznane za dowód księgowy”.

Dzięki temu wiemy, że wydruk z systemu bankowości elektronicznej jest pełnoprawnym dokumentem bankowym. Nie jest konieczne posiadanie polecenia przelewu podpisane go przez pracownika banku. Dokument taki otrzymuje się zawsze w przypadku wykonania dyspozycji w placówce banku. Jest to jednak znacznie droższe i bardziej czasochłonne od wykonania tej samej czynności przez Internet.

W przypadku posiadania firmowego rachunku bankowego w banku internetowym (niemającym placówek) otrzymanie takiego dokumentu z podpisem i pieczęcią pracownika banku jest bardzo utrudnione. Nie ma możliwości otrzymania potwierdzenia przelewu „od ręki”. Należy je zamówić telefonicznie, a czas oczekiwania może wynieść nawet kilkanaście dni. Usługa taka jest oczywiście dodatkowo płatna, zgodnie z taryfą opłat i prowizji banku.

Podstawa prawna:
- art. 21 ust. 1 i 1a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

- art. 7 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe - Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 245, poz. 1775

- pismo Urzędu Skarbowego w Wolsztynie z 14 czerwca 2004 r. (nr ZD-P/423/6/2004), zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl)

Robert Sierant

ekspert w dziedzinie finansów i bankowości