REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy można zaliczyć do kosztów ryczałty wypłacane pracownikom za służbowe rozmowy z prywatnych telefonów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rafał Styczyński
Doradca podatkowy, prawnik, ekspert w dziedzinie podatków.

REKLAMA

Pracownicy naszej spółki w celach służbowych korzystają ze swoich prywatnych telefonów (zarówno komórkowych, jak i stacjonarnych). Co miesiąc wypłacamy im z tego tytułu stały ryczałt. Czy możemy wydatki poniesione na wypłatę ryczałtu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy kwota otrzymanego ryczałtu jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy?

RADA

Przyznany pracownikowi stały ryczałt za korzystanie z prywatnego telefonu nie będzie stanowił dla spółki kosztu uzyskania przychodu. Dla pracownika wypłacany stały ryczałt będzie przychodem ze stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z korzystaniem przez pracowników spółki z prywatnych telefonów na potrzeby wykonywanej działalności należy uznać za koszty, które mają związek z uzyskiwanymi z tej działalności przychodami. Warunkiem koniecznym, aby zwrócone pracownikom kwoty za przeprowadzone przez nich rozmowy służbowe mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, jest możliwość dokładnego wyodrębnienia, jaka część połączeń telefonicznych była związana ze sprawami służbowymi, a jaka dotyczyła prywatnych rozmów pracownika. W praktyce dokumentem pozwalającym na takie wyodrębnienie jest biling. Na jego podstawie pracodawca, znając dokładną liczbę i wartość rozmów służbowych odbytych z telefonu prywatnego, może pracownikowi zwrócić poniesione koszty.

Problem z zaliczaniem zwracanych w takich sytuacjach pracownikowi kwot powstaje, kiedy pracodawca wypłaca co miesiąc pracownikowi stały ryczałt, niezależny od liczby odbytych z telefonu prywatnego rozmów służbowych. W takiej sytuacji organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczania przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodu tego rodzaju ryczałtu. Takie stanowisko zajął m.in. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w piśmie z 14 września 2006 r. nr I/423-5/KM/06, w którym stwierdził, że:
Warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy poniesionych wydatków na rozmowy telefoniczne z prywatnego telefonu pracownika jest ich właściwe udokumentowanie, z którego wynikałoby, że prowadzone rozmowy z prywatnego telefonu dotyczyły spraw służbowych. Dowodem może być biling zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów. Spółdzielnia może wprawdzie jako pracodawca wypłacić pracownikowi ryczałt za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych. Wypłata ryczałtu nie będzie jednak stanowiła dla Spółdzielni kosztu uzyskania przychodu. Przy ustalaniu ryczałtu nie udowadnia się bowiem w rzeczywistości, że kwota ta obejmuje wyłącznie rozmowy służbowe, ich liczbę i wartość, przeprowadzone w każdym miesiącu.
 

W przypadku gdy telefon jest własnością pracownika i służy do załatwiania spraw służbowych, a pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania przez niego telefonu do celów służbowych w postaci stałego, comiesięcznego ryczałtu, u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy. Wypłacany ryczałt nie uwzględnia bowiem faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków.

Powyższe stanowisko potwierdza Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w piśmie 20 grudnia 2004 r. nr US72/RPL/423-101/04/GK, w którym czytamy, że:
(...) zwrot przez zakład pracy pewnej części kosztów poniesionych przez pracownika na rozmowy telefoniczne, w postaci z góry określonego ryczałtu (w zależności od przewidywanych kosztów), nie stanowi ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego. W związku z powyższym kwoty ryczałtu nie będą podlegały zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, a Spółka jako płatnik powinna doliczyć powyższe kwoty do pozostałych dochodów ze stosunku pracy i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
 

Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego na potrzeby pracodawcy może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego tylko pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania przez pracownika do celów służbowych telefonu prywatnego będącego jego własnością. Taka możliwość wynika z treści art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, w którym zwolniono z podatku:
ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
 

Jeżeli więc pracodawca wypłaca pracownikowi co miesiąc ekwiwalent, którego wysokość jest uzależniona od faktycznej liczby rozmów służbowych wykonanych z telefonu służbowego, tylko w takim przypadku kwoty te będą zwolnione z opodatkowania. Podstawą do określenia liczby rozmów służbowych może być biling.

Podstawa prawna:
 
- art. 15, ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847
- art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

Rafał Styczyński
doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w podatku od spadków darowizn 2025: likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 r. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

Kryzys zaufania do KSeF? Niewiele przedsiębiorstw gotowych na e-fakturowanie

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

REKLAMA

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

REKLAMA