REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy można zaliczyć do kosztów ryczałty wypłacane pracownikom za służbowe rozmowy z prywatnych telefonów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rafał Styczyński
Doradca podatkowy, prawnik, ekspert w dziedzinie podatków.

REKLAMA

Pracownicy naszej spółki w celach służbowych korzystają ze swoich prywatnych telefonów (zarówno komórkowych, jak i stacjonarnych). Co miesiąc wypłacamy im z tego tytułu stały ryczałt. Czy możemy wydatki poniesione na wypłatę ryczałtu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy kwota otrzymanego ryczałtu jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy?

RADA

Przyznany pracownikowi stały ryczałt za korzystanie z prywatnego telefonu nie będzie stanowił dla spółki kosztu uzyskania przychodu. Dla pracownika wypłacany stały ryczałt będzie przychodem ze stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z korzystaniem przez pracowników spółki z prywatnych telefonów na potrzeby wykonywanej działalności należy uznać za koszty, które mają związek z uzyskiwanymi z tej działalności przychodami. Warunkiem koniecznym, aby zwrócone pracownikom kwoty za przeprowadzone przez nich rozmowy służbowe mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, jest możliwość dokładnego wyodrębnienia, jaka część połączeń telefonicznych była związana ze sprawami służbowymi, a jaka dotyczyła prywatnych rozmów pracownika. W praktyce dokumentem pozwalającym na takie wyodrębnienie jest biling. Na jego podstawie pracodawca, znając dokładną liczbę i wartość rozmów służbowych odbytych z telefonu prywatnego, może pracownikowi zwrócić poniesione koszty.

Problem z zaliczaniem zwracanych w takich sytuacjach pracownikowi kwot powstaje, kiedy pracodawca wypłaca co miesiąc pracownikowi stały ryczałt, niezależny od liczby odbytych z telefonu prywatnego rozmów służbowych. W takiej sytuacji organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczania przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodu tego rodzaju ryczałtu. Takie stanowisko zajął m.in. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w piśmie z 14 września 2006 r. nr I/423-5/KM/06, w którym stwierdził, że:
Warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy poniesionych wydatków na rozmowy telefoniczne z prywatnego telefonu pracownika jest ich właściwe udokumentowanie, z którego wynikałoby, że prowadzone rozmowy z prywatnego telefonu dotyczyły spraw służbowych. Dowodem może być biling zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów. Spółdzielnia może wprawdzie jako pracodawca wypłacić pracownikowi ryczałt za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych. Wypłata ryczałtu nie będzie jednak stanowiła dla Spółdzielni kosztu uzyskania przychodu. Przy ustalaniu ryczałtu nie udowadnia się bowiem w rzeczywistości, że kwota ta obejmuje wyłącznie rozmowy służbowe, ich liczbę i wartość, przeprowadzone w każdym miesiącu.
 

W przypadku gdy telefon jest własnością pracownika i służy do załatwiania spraw służbowych, a pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania przez niego telefonu do celów służbowych w postaci stałego, comiesięcznego ryczałtu, u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy. Wypłacany ryczałt nie uwzględnia bowiem faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków.

Powyższe stanowisko potwierdza Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w piśmie 20 grudnia 2004 r. nr US72/RPL/423-101/04/GK, w którym czytamy, że:
(...) zwrot przez zakład pracy pewnej części kosztów poniesionych przez pracownika na rozmowy telefoniczne, w postaci z góry określonego ryczałtu (w zależności od przewidywanych kosztów), nie stanowi ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego. W związku z powyższym kwoty ryczałtu nie będą podlegały zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, a Spółka jako płatnik powinna doliczyć powyższe kwoty do pozostałych dochodów ze stosunku pracy i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
 

Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego na potrzeby pracodawcy może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego tylko pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania przez pracownika do celów służbowych telefonu prywatnego będącego jego własnością. Taka możliwość wynika z treści art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, w którym zwolniono z podatku:
ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
 

Jeżeli więc pracodawca wypłaca pracownikowi co miesiąc ekwiwalent, którego wysokość jest uzależniona od faktycznej liczby rozmów służbowych wykonanych z telefonu służbowego, tylko w takim przypadku kwoty te będą zwolnione z opodatkowania. Podstawą do określenia liczby rozmów służbowych może być biling.

Podstawa prawna:
 
- art. 15, ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847
- art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

Rafał Styczyński
doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obniżka stóp procentowych NBP rozpocznie się w maju 2025 roku? Nie wykluczają tego: Prezes NBP, członkowie RPP i ekonomiści

Zdaniem Prezesa NBP prof. Adama Glapińskiego, Rada Polityki Pieniężnej przymierza się do cięcia stóp procentowych NBP, być może już w maju, w zależności od danych. Zdaniem Glapińskiego w 2025 roku możliwe są obniżki dwa razy po 0,5 pp., a w 2026 r. stopy mogą spaść do 3,5 proc. Podobnego zdania są niektórzy członkowie RPP a także analitycy i ekonomiści.

Kompromitacja „JPK-ów” – zwroty VAT-u w 2024 r. wyniosły 188 mld zł. Prof. Modzelewski: Jest źle ale nie beznadziejnie; trzeba rozszerzyć stosowanie MPP

Według najnowszych informacji kwoty zwrotów podatku od towarów i usług wciąż są bardzo wysokie i wyniosły w 2024 r. 188 mld zł. Co prawda spadły o 31 mld zł w stosunku do rekordowej kwoty z 2023 r. Są jednak wciąż wyższe od kwoty wypłaconej w 2022 r. (177 mld zł) i o ponad 70 mld zł niż w ostatnim „normalnym” roku, czyli w 2021 (113 mld zł). Czyli rok poprzedni zakończył się jednak jakimś sukcesem – rozdano trochę mniej pieniędzy niż w poprzednich latach. Udział zwrotów we wpływach z tego podatku jest wciąż na alarmującym poziomie – wyniósł około 40%: jest więc źle, a nie beznadziejnie – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Cła wzajemne Trumpa: Gospodarcza rewolucja czy ryzyko recesji?

Amerykański prezydent Donald Trump wprowadził nowe cła na importowane towary, określając je jako "deklarację niepodległości gospodarczej" USA. Eksperci jednak ostrzegają przed możliwymi skutkami ekonomicznymi, takimi jak wzrost inflacji, kryzys gospodarczy i problemy na rynku pracy. Jakie będą konsekwencje tej decyzji dla gospodarki USA i jej partnerów handlowych?

Dobroczynność, dzięki której zapłacisz niższy podatek. Sprawdź, jak to zrobić!

Angażujesz się w działania filantropijne? Wspierasz darowiznami fundacje i stowarzyszenia? Choć robisz to bezinteresownie, możesz na tym zyskać nie tylko w wymiarze społeczno-emocjonalnym. Darowiznę możesz odliczyć od dochodu przed opodatkowaniem podatku. Pamiętaj jednak, że to nie jest to samo co przekazanie 1,5% podatku.

REKLAMA

Rozliczenie VAT przy uznanej reklamacji, gdy kupujący zatrzymuje część wadliwego towaru

Zgłosiliśmy reklamację w związku z wadliwym towarem. Kontrahent uznał reklamację, ale zamiast wystawić fakturę korygującą, wystawił notę uznaniową. Zwrócił nam zapłatę za część towaru, który został u nas i który sami zutylizujemy. Część towaru została wymieniona na towar wolny od wad. Czy korygujemy odliczony VAT? Czy dokonując utylizacji we własnym zakresie świadczymy usługę na rzecz sprzedawcy? Czy ta wymiana towaru powinna być rozliczona w VAT?

Odstąpienie od umowy: kiedy trzeba skorygować VAT z faktury zaliczkowej

Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się zasadniczo z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Rezygnacja z transakcji, skutkująca zwrotem zaliczki i wystawieniem faktury korygującej, umożliwia sprzedawcy obniżenie kwoty podatku należnego. Nabywca jest z kolei obowiązany do odpowiedniej korekty odliczonego wcześniej podatku naliczonego. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy kontrahenci odstępują wprawdzie od zawartej umowy, lecz zaliczka zostaje zwrócona znacznie później lub jej zwrot w ogóle nie następuje. Transakcja nie dochodzi ostatecznie do skutku. Nie ma jednak również zwrotu zaliczki, a to jej wpłata generowała powstanie obowiązku podatkowego.

Ulga na ekspansję

Ulga na ekspansję to jedno z rozwiązań podatkowych, które miało na celu wsparcie przedsiębiorców w pozyskiwaniu nowych rynków poprzez możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na reklamę nowych produktów oraz udział w targach. Przepisy w tym zakresie budzą jednak liczne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów, które nie wytwarzają fizycznie produktów, lecz jedynie sprzedają je pod własną marką.

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

REKLAMA

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF jest już za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

REKLAMA