REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy można zaliczyć do kosztów ryczałty wypłacane pracownikom za służbowe rozmowy z prywatnych telefonów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rafał Styczyński
Doradca podatkowy, prawnik, ekspert w dziedzinie podatków.

REKLAMA

Pracownicy naszej spółki w celach służbowych korzystają ze swoich prywatnych telefonów (zarówno komórkowych, jak i stacjonarnych). Co miesiąc wypłacamy im z tego tytułu stały ryczałt. Czy możemy wydatki poniesione na wypłatę ryczałtu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy kwota otrzymanego ryczałtu jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy?

RADA

Przyznany pracownikowi stały ryczałt za korzystanie z prywatnego telefonu nie będzie stanowił dla spółki kosztu uzyskania przychodu. Dla pracownika wypłacany stały ryczałt będzie przychodem ze stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z korzystaniem przez pracowników spółki z prywatnych telefonów na potrzeby wykonywanej działalności należy uznać za koszty, które mają związek z uzyskiwanymi z tej działalności przychodami. Warunkiem koniecznym, aby zwrócone pracownikom kwoty za przeprowadzone przez nich rozmowy służbowe mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, jest możliwość dokładnego wyodrębnienia, jaka część połączeń telefonicznych była związana ze sprawami służbowymi, a jaka dotyczyła prywatnych rozmów pracownika. W praktyce dokumentem pozwalającym na takie wyodrębnienie jest biling. Na jego podstawie pracodawca, znając dokładną liczbę i wartość rozmów służbowych odbytych z telefonu prywatnego, może pracownikowi zwrócić poniesione koszty.

Problem z zaliczaniem zwracanych w takich sytuacjach pracownikowi kwot powstaje, kiedy pracodawca wypłaca co miesiąc pracownikowi stały ryczałt, niezależny od liczby odbytych z telefonu prywatnego rozmów służbowych. W takiej sytuacji organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczania przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodu tego rodzaju ryczałtu. Takie stanowisko zajął m.in. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w piśmie z 14 września 2006 r. nr I/423-5/KM/06, w którym stwierdził, że:
Warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy poniesionych wydatków na rozmowy telefoniczne z prywatnego telefonu pracownika jest ich właściwe udokumentowanie, z którego wynikałoby, że prowadzone rozmowy z prywatnego telefonu dotyczyły spraw służbowych. Dowodem może być biling zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów. Spółdzielnia może wprawdzie jako pracodawca wypłacić pracownikowi ryczałt za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych. Wypłata ryczałtu nie będzie jednak stanowiła dla Spółdzielni kosztu uzyskania przychodu. Przy ustalaniu ryczałtu nie udowadnia się bowiem w rzeczywistości, że kwota ta obejmuje wyłącznie rozmowy służbowe, ich liczbę i wartość, przeprowadzone w każdym miesiącu.
 

W przypadku gdy telefon jest własnością pracownika i służy do załatwiania spraw służbowych, a pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania przez niego telefonu do celów służbowych w postaci stałego, comiesięcznego ryczałtu, u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy. Wypłacany ryczałt nie uwzględnia bowiem faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków.

Powyższe stanowisko potwierdza Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w piśmie 20 grudnia 2004 r. nr US72/RPL/423-101/04/GK, w którym czytamy, że:
(...) zwrot przez zakład pracy pewnej części kosztów poniesionych przez pracownika na rozmowy telefoniczne, w postaci z góry określonego ryczałtu (w zależności od przewidywanych kosztów), nie stanowi ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego. W związku z powyższym kwoty ryczałtu nie będą podlegały zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, a Spółka jako płatnik powinna doliczyć powyższe kwoty do pozostałych dochodów ze stosunku pracy i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
 

Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego na potrzeby pracodawcy może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego tylko pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania przez pracownika do celów służbowych telefonu prywatnego będącego jego własnością. Taka możliwość wynika z treści art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, w którym zwolniono z podatku:
ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
 

Jeżeli więc pracodawca wypłaca pracownikowi co miesiąc ekwiwalent, którego wysokość jest uzależniona od faktycznej liczby rozmów służbowych wykonanych z telefonu służbowego, tylko w takim przypadku kwoty te będą zwolnione z opodatkowania. Podstawą do określenia liczby rozmów służbowych może być biling.

Podstawa prawna:
 
- art. 15, ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847
- art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

Rafał Styczyński
doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA