REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy można zaliczyć do kosztów ryczałty wypłacane pracownikom za służbowe rozmowy z prywatnych telefonów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rafał Styczyński
Doradca podatkowy, prawnik, ekspert w dziedzinie podatków.

REKLAMA

Pracownicy naszej spółki w celach służbowych korzystają ze swoich prywatnych telefonów (zarówno komórkowych, jak i stacjonarnych). Co miesiąc wypłacamy im z tego tytułu stały ryczałt. Czy możemy wydatki poniesione na wypłatę ryczałtu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy kwota otrzymanego ryczałtu jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy?

RADA

Przyznany pracownikowi stały ryczałt za korzystanie z prywatnego telefonu nie będzie stanowił dla spółki kosztu uzyskania przychodu. Dla pracownika wypłacany stały ryczałt będzie przychodem ze stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z korzystaniem przez pracowników spółki z prywatnych telefonów na potrzeby wykonywanej działalności należy uznać za koszty, które mają związek z uzyskiwanymi z tej działalności przychodami. Warunkiem koniecznym, aby zwrócone pracownikom kwoty za przeprowadzone przez nich rozmowy służbowe mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, jest możliwość dokładnego wyodrębnienia, jaka część połączeń telefonicznych była związana ze sprawami służbowymi, a jaka dotyczyła prywatnych rozmów pracownika. W praktyce dokumentem pozwalającym na takie wyodrębnienie jest biling. Na jego podstawie pracodawca, znając dokładną liczbę i wartość rozmów służbowych odbytych z telefonu prywatnego, może pracownikowi zwrócić poniesione koszty.

Problem z zaliczaniem zwracanych w takich sytuacjach pracownikowi kwot powstaje, kiedy pracodawca wypłaca co miesiąc pracownikowi stały ryczałt, niezależny od liczby odbytych z telefonu prywatnego rozmów służbowych. W takiej sytuacji organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczania przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodu tego rodzaju ryczałtu. Takie stanowisko zajął m.in. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w piśmie z 14 września 2006 r. nr I/423-5/KM/06, w którym stwierdził, że:
Warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy poniesionych wydatków na rozmowy telefoniczne z prywatnego telefonu pracownika jest ich właściwe udokumentowanie, z którego wynikałoby, że prowadzone rozmowy z prywatnego telefonu dotyczyły spraw służbowych. Dowodem może być biling zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów. Spółdzielnia może wprawdzie jako pracodawca wypłacić pracownikowi ryczałt za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych. Wypłata ryczałtu nie będzie jednak stanowiła dla Spółdzielni kosztu uzyskania przychodu. Przy ustalaniu ryczałtu nie udowadnia się bowiem w rzeczywistości, że kwota ta obejmuje wyłącznie rozmowy służbowe, ich liczbę i wartość, przeprowadzone w każdym miesiącu.
 

W przypadku gdy telefon jest własnością pracownika i służy do załatwiania spraw służbowych, a pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania przez niego telefonu do celów służbowych w postaci stałego, comiesięcznego ryczałtu, u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy. Wypłacany ryczałt nie uwzględnia bowiem faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków.

Powyższe stanowisko potwierdza Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w piśmie 20 grudnia 2004 r. nr US72/RPL/423-101/04/GK, w którym czytamy, że:
(...) zwrot przez zakład pracy pewnej części kosztów poniesionych przez pracownika na rozmowy telefoniczne, w postaci z góry określonego ryczałtu (w zależności od przewidywanych kosztów), nie stanowi ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego. W związku z powyższym kwoty ryczałtu nie będą podlegały zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, a Spółka jako płatnik powinna doliczyć powyższe kwoty do pozostałych dochodów ze stosunku pracy i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
 

Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego na potrzeby pracodawcy może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego tylko pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania przez pracownika do celów służbowych telefonu prywatnego będącego jego własnością. Taka możliwość wynika z treści art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, w którym zwolniono z podatku:
ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
 

Jeżeli więc pracodawca wypłaca pracownikowi co miesiąc ekwiwalent, którego wysokość jest uzależniona od faktycznej liczby rozmów służbowych wykonanych z telefonu służbowego, tylko w takim przypadku kwoty te będą zwolnione z opodatkowania. Podstawą do określenia liczby rozmów służbowych może być biling.

Podstawa prawna:
 
- art. 15, ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847
- art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

Rafał Styczyński
doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA