REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy można zaliczyć do kosztów ryczałty wypłacane pracownikom za służbowe rozmowy z prywatnych telefonów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rafał Styczyński
Doradca podatkowy, prawnik, ekspert w dziedzinie podatków.

REKLAMA

Pracownicy naszej spółki w celach służbowych korzystają ze swoich prywatnych telefonów (zarówno komórkowych, jak i stacjonarnych). Co miesiąc wypłacamy im z tego tytułu stały ryczałt. Czy możemy wydatki poniesione na wypłatę ryczałtu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy kwota otrzymanego ryczałtu jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy?

RADA

Przyznany pracownikowi stały ryczałt za korzystanie z prywatnego telefonu nie będzie stanowił dla spółki kosztu uzyskania przychodu. Dla pracownika wypłacany stały ryczałt będzie przychodem ze stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z korzystaniem przez pracowników spółki z prywatnych telefonów na potrzeby wykonywanej działalności należy uznać za koszty, które mają związek z uzyskiwanymi z tej działalności przychodami. Warunkiem koniecznym, aby zwrócone pracownikom kwoty za przeprowadzone przez nich rozmowy służbowe mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, jest możliwość dokładnego wyodrębnienia, jaka część połączeń telefonicznych była związana ze sprawami służbowymi, a jaka dotyczyła prywatnych rozmów pracownika. W praktyce dokumentem pozwalającym na takie wyodrębnienie jest biling. Na jego podstawie pracodawca, znając dokładną liczbę i wartość rozmów służbowych odbytych z telefonu prywatnego, może pracownikowi zwrócić poniesione koszty.

Problem z zaliczaniem zwracanych w takich sytuacjach pracownikowi kwot powstaje, kiedy pracodawca wypłaca co miesiąc pracownikowi stały ryczałt, niezależny od liczby odbytych z telefonu prywatnego rozmów służbowych. W takiej sytuacji organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczania przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodu tego rodzaju ryczałtu. Takie stanowisko zajął m.in. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w piśmie z 14 września 2006 r. nr I/423-5/KM/06, w którym stwierdził, że:
Warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy poniesionych wydatków na rozmowy telefoniczne z prywatnego telefonu pracownika jest ich właściwe udokumentowanie, z którego wynikałoby, że prowadzone rozmowy z prywatnego telefonu dotyczyły spraw służbowych. Dowodem może być biling zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów. Spółdzielnia może wprawdzie jako pracodawca wypłacić pracownikowi ryczałt za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych. Wypłata ryczałtu nie będzie jednak stanowiła dla Spółdzielni kosztu uzyskania przychodu. Przy ustalaniu ryczałtu nie udowadnia się bowiem w rzeczywistości, że kwota ta obejmuje wyłącznie rozmowy służbowe, ich liczbę i wartość, przeprowadzone w każdym miesiącu.
 

W przypadku gdy telefon jest własnością pracownika i służy do załatwiania spraw służbowych, a pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania przez niego telefonu do celów służbowych w postaci stałego, comiesięcznego ryczałtu, u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy. Wypłacany ryczałt nie uwzględnia bowiem faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków.

Powyższe stanowisko potwierdza Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w piśmie 20 grudnia 2004 r. nr US72/RPL/423-101/04/GK, w którym czytamy, że:
(...) zwrot przez zakład pracy pewnej części kosztów poniesionych przez pracownika na rozmowy telefoniczne, w postaci z góry określonego ryczałtu (w zależności od przewidywanych kosztów), nie stanowi ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego. W związku z powyższym kwoty ryczałtu nie będą podlegały zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, a Spółka jako płatnik powinna doliczyć powyższe kwoty do pozostałych dochodów ze stosunku pracy i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
 

Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego na potrzeby pracodawcy może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego tylko pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania przez pracownika do celów służbowych telefonu prywatnego będącego jego własnością. Taka możliwość wynika z treści art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, w którym zwolniono z podatku:
ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
 

Jeżeli więc pracodawca wypłaca pracownikowi co miesiąc ekwiwalent, którego wysokość jest uzależniona od faktycznej liczby rozmów służbowych wykonanych z telefonu służbowego, tylko w takim przypadku kwoty te będą zwolnione z opodatkowania. Podstawą do określenia liczby rozmów służbowych może być biling.

Podstawa prawna:
 
- art. 15, ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847
- art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

Rafał Styczyński
doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA