Jak ewidencjonować niedobory zawinione w sklepie

Podczas remanentu w sklepie w 2002 r. zostały stwierdzone niedobory na znaczną kwotę, do których przyznał się kierownik sklepu wykonujący tam usługi handlowe na podstawie umowy o współpracy (prowadził własną firmę i wystawiał faktury za usługi handlowe). Po sporządzeniu protokołu z remanentu potwierdził on powstałe braki i zobowiązał się na piśmie do spłacenia ich wartości w ratach w ciągu 6 miesięcy. Niestety, nie wywiązał się z tego zobowiązania. Sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowego. W 2004 r. sąd wydał nakaz zapłaty dochodzonego długu, jednak wyrok ten nie jest prawomocny, a dłużnik zapowiedział, że będzie się odwoływał. Proszę o poradę, co należy zrobić z towarem, który jest na stanie magazynowym w księgowości, a faktycznie go nie ma. Towar ten prawdopodobnie został wyniesiony przez tę osobę i sprzedany poza sklepem, a gotówka nigdy nie trafiła do kasy. Kiedy wartość tego towaru można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w przypadku, gdy dług nie zostanie spłacony, i co należy zrobić z podatkiem VAT, który został odliczony od tych towarów w miesiącu ich zakupu?

W opisywanym przypadku wierzytelności dochodzone od kierownika sklepu nie były ewidencjonowane jako przychody należne, a zatem nawet uznanie ich za nieściągalne nie spowoduje uznania ich za koszty uzyskania przychodu. W przypadku powstania niedoboru towarów nie wystąpi konieczność dokonania korekty VAT naliczonego przy nabyciu towarów. Ujęcie przedstawionych w pytaniu zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych prezentujemy w uzasadnieniu.

W przesłanym do redakcji pytaniu stwierdzają Państwo, że ujawnili w 2002 r. podczas remanentu niedobory na znaczną kwotę. Niedobory te w 2002 r. powinny być zaewidencjonowane na koncie „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”, niezależnie od tego, czy uzna się je za niedobory zawinione i czy kierownik sklepu wyraził zgodę na ich pokrycie. Załóżmy, że cena „brakującego” towaru w sklepie wyniosła 100 zł, marża handlowa 10%. Pierwszym krokiem będzie zatem ewidencja stwierdzenia niedoboru po sporządzeniu remanentu w 2002 r.:

Wn konto 243 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek” 100 zł

Ma konto 330 „Towary” 100 zł

Wyrażenie zgody na pokrycie powstałego niedoboru z winy kierownika:

Wn konto 235 „Rozrachunki z kierownikiem sklepu” 100 zł

Ma konto 243 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek” 100 zł

Stwierdzenie winy materialnej kierownika może również skutkować (w zależności od podjętej przez Państwo decyzji) obciążeniem go straconą marżą handlową od „zaginionych” towarów. Zakładając więc, że cena zakupu towaru = 100 zł, a marża = 10%, czyli 10 zł, to „stracona” wartość towaru wynosić będzie 110 zł.

Podwyższenie roszczenia do ceny detalicznej sprzedaży powinno być zaewidencjonowane w następujący sposób:

Wn konto 235 „Rozrachunki z kierownikiem sklepu” 10 zł

Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” 10 zł

W momencie skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego (z powodu braku wywiązania się kierownika sklepu z ustalonych spłat wartości niedoboru) należy przekwalifikować należności na dochodzone w drodze sądowej.

Wn konto 244 „Należności dochodzone na drodze sądowej” 110 zł

Ma konto 235 „Rozrachunki z kierownikiem sklepu” 110 zł

Ponieważ kwota należności od kierownika sklepu w momencie skierowania jej na drogę postępowania sądowego jest kwotą wątpliwą do odzyskania, należało dokonać od niej odpisu aktualizującego ich wartość.

Wn konto 765 „Pozostałe koszty operacyjne” 110 zł

Jak ewidencjonować niedobory zawinione w sklepie

Czytaj także

Polecane na infor.pl

POLECANE NA IFK

Narzędzia księgowego

POLECANE

Ostatnio na forum

Nowy JPK_VAT

Eksperci portalu infor.pl