Dofinansowanie z funduszy strukturalnych - praktyczne wskazówki

Każdy, kto chce ubiegać się o dofinansowanie projektu inwestycyjnego, musi złożyć wniosek wraz z niezbędnymi załącznikami. Wniosek to urzędowy formularz zawierający pytania o najważniejsze elementy samego projektu, a także o sytuację wnioskodawcy. Formularz, tak jak wszystkie dokumenty dotyczące funduszy strukturalnych, jest dostępny na stronach internetowych Ministerstwa Gospodarki i Pracy www.konkurencyjnosc.gov.pl oraz na stronach Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości pod adresem www.parp.gov.pl. W sensie technicznym wypełnienie wniosku o dofinansowanie powinno odbyć się za pośrednictwem przygotowanej przez ministerstwo aplikacji „Generator wniosku”. Zainstalowanie oprogramowania umożliwia wypełnienie wniosku, a następnie złożenie go w obowiązującej elektronicznej formie.

Zanim jednak przystąpimy do wypełnienia generatora, konieczny jest wstępny zarys inwestycji, a także opracowanie studium wykonalności. Istotne jest to, iż wszystkie informacje o projekcie czy też o wnioskodawcy zawarte we wniosku powinny mieć swoje uzasadnienie zamieszczone w studium wykonalności, które jest dokumentem nadrzędnym w sensie opisu i zasadności inwestycji. Sam wniosek o dofinansowanie stanowi niejako streszczenie studium wykonalności, które jest obowiązkowym załącznikiem do każdego wniosku inwestycyjnego.

Studium zawiera opis całej inwestycji wraz ze wskazaniem jej oddziaływania społeczno-gospodarczego, a także omówienie sytuacji prawnej, finansowej oraz organizacyjnej wnioskodawcy. W przypadku działania 2.3. SPO WKP (Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez inwestycje) na stronach ministerstwa zamieszczono wzór biznesplanu, który zastępuje studium wykonalności. Natomiast w przypadku działania 2.2.1. (Wsparcie dla przedsiębiorstw dokonujących nowych inwestycji) brak jest obowiązującej struktury studium, jednak konieczność wypełnienia wniosku o dofinansowanie powoduje, iż struktura ta powinna wyglądać następująco.

Pierwszy rozdział to ogólne informacje o projekcie oraz wnioskodawcy. Należy opisać, na czym polega przedmiot projektu, tak aby osoba oceniająca projekt mogła w kilku zdaniach zorientować się, czego dotyczy inwestycja. Istotne jest również określenie statusu prawnego wnioskodawcy, tzn. czy jest on małym, średnim, czy też dużym przedsiębiorcą.

Rozdział drugi to tło projektu, a więc omówienie polityki na szczeblu rządowym i regionalnym w zakresie kierunków działań wobec przedsiębiorstw. Przykładowo można wspomnieć o takich dokumentach rządowych, jak „Kierunki działań rządu wobec małych i średnich przedsiębiorstw od 2003 do 2006 roku” czy „Zwiększanie innowacyjności gospodarki w Polsce do 2006 roku”. Oczywiście odpowiedni dobór dokumentów zależy od samego projektu. Szczebel regionalny to wskazanie zgodności projektu z takimi dokumentami jak Strategia Rozwoju Regionalnego w danym województwie (gdzie projekt będzie realizowany), a także innymi specyficznymi dla danego regionu dokumentami. Gdy będziemy mieć do czynienia z projektem o charakterze innowacyjnym (takie projekty są przede wszystkim preferowane do dofinansowania ze środków wspólnotowych), można pokazać zgodność z priorytetami i celami regionalnej strategii innowacyjności, jeżeli w danym województwie taka strategia powstała.

Innym aspektem jest wskazanie zgodności z założeniami Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Gospodarki.

W podsumowaniu tego rozdziału konieczne jest wykazanie zgodności z wszystkimi ww. dokumentami – będzie to stanowić uzasadnienie dla projektu.

Kolejny rozdział studium powinien odnieść się do sytuacji społeczno-gospodarczej w regionie.

Jest to o tyle istotne, iż projekt powinien oddziaływać na region i sytuację w regionie. Oczywiście to oddziaływanie w praktyce nie będzie mieć charakteru istotnie zmieniającego sytuację w regionie. Zakładając, że w związku z realizacją projektu powstanie kilka nowych miejsc pracy, nie można oczekiwać, iż poziom bezrobocia w regionie spadnie o kilka procent. Oddziaływanie to będzie na poziomie dziesiętnych lub nawet setnych procenta. Jednak z punktu widzenia całego regionu i realizacji wielu projektów o podobnym charakterze poziom bezrobocia może istotnie spaść nawet o kilka procent.

W tym rozdziale konieczne jest również odniesienie oddziaływania projektu do odpowiedniego sektora gospodarki. Jeżeli przedmiotem projektu jest zakup linii produkcyjnej w obszarze np. produkcji butów, konieczne jest wskazanie w studium, jak sektor ten rozwija się na terenie regionu, ale również na terenie całego kraju.

Kolejnym elementem studium jest analiza użytkowników, odbiorców projektu. Każdy projekt jest realizowany dla konkretnej grupy odbiorców. Będą to klienci przedsiębiorstwa usystematyzowani w odpowiednie grupy, np. odbiorcy hurtowi, detaliczni czy też według innego klucza: odbiorcy krajowi czy zagraniczni. Systematyka grup odbiorców zależy od wielkości projektu, przedsiębiorcy i od branży. Ta część studium będzie stanowić podstawę do określenia poziomu przychodów przedsiębiorstwa w wyniku realizacji i w wyniku zaniechania realizacji projektu. Wzrost liczby odbiorców usług i towarów wnioskodawcy stanowi odzwierciedlenie wpływu projektu na bezpośrednich klientów przedsiębiorstwa oraz na wzrost przychodów.

Bardzo ważnym rozdziałem w studium jest identyfikacja projektu. W tym miejscu konieczne jest posłużenie się Podręcznikiem Komisji Europejskiej z 2004 r. „Zarządzanie Cyklem Projektu” (ang. Manual Project Cycle Management)¹. Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej każdy projekt powinien mieć jasno zdefiniowany cel główny, którego realizacja mierzona jest za pomocą odpowiednich wskaźników (rezultaty projektu). Cel ten będący odzwierciedleniem korzyści dla odbiorców projektu wpłynie na realizację celów wyższego rzędu, tzw. celów ogólnych. Osiągnięcie celu głównego będzie możliwe dopiero po „zgromadzeniu” produktów projektu.

Identyfikacja projektu to rozdział bardzo szeroki wymagający dodatkowej lektury, jaką jest wyżej wspominany Podręcznik Komisji Europejskiej.

Założeniem identyfikacji projektu jest z jednej strony określenie tzw. poziomu celów, a z drugiej przypisanie wskaźników, które w sposób liczbowy wskażą poziom realizacji celów.

Prawidłowe określenie wskaźników jest bardzo istotne i stanowi jeden z najtrudniejszych elementów identyfikacji projektu. Ważne przy tym jest to, że określone w studium i wniosku wskaźniki będą musiały zostać osiągnięte na poziomie celu głównego i produktów. Tak więc, jeżeli w studium oświadczymy, że w wyniku realizacji projektu powstanie 10 nowych miejsc pracy, to w procesie monitoringu projektu będziemy musieli wskazać nowe umowy o pracę dla stanowisk niezbędnych przy obsłudze projektu.

W końcowej części tego rozdziału konieczne jest posłużenie się tzw. matrycą logiczną, która stanowi zestawienie wszystkich celów, wskaźników, a także innych elementów niezbędnych dla projektu.

Szczegółowe informacje na temat procedury prawidłowego określenia celów, wskaźników oraz opracowania matrycy znajdują się w ww. Podręczniku Komisji Europejskiej.

Kolejny element studium to analiza instytucjonalna, czyli precyzyjne określenie, kto jest wnioskodawcą w sensie: statusu prawnego, struktury organizacyjnej, a także zespołu projektowego.

Ważnym elementem jest określenie trwałości projektu, czyli możliwości kontynuacji projektu w przyszłości. UE w tym względzie narzuca kilka istotnych wymogów, a mianowicie o trwałości można mówić w kilku aspektach:

• Trwałość finansowa projektu to samofinansowanie projektu po zakończeniu dofinansowania z funduszy unijnych. Ten aspekt studium może być również ujęty w dalszej części odnoszącej się do finansów projektu. Istotne jest to, że Unia wymaga, aby projekty, po zakończeniu finansowania zewnętrznego, mogły funkcjonować bez konieczności ich dalszego finansowania. Konieczna jest po prostu dochodowość projektu w perspektywie najbliższych lat.

• Trwałość techniczna projektu to możliwość dalszego technicznego rozwoju projektu, a także szacunek niezbędnych nakładów koniecznych na unowocześnienie inwestycji. Ten opis trwałości może również znaleźć się w dalszej części studium dotyczącej analizy technicznej projektu.

• Najważniejsza z punktu widzenia wymogów unijnych jest trwałość w zakresie własności produktów projektu. Oznacza to, iż w perspektywie 5 lat po zakończeniu realizacji projektu, produkty (czyli maszyny i urządzenia zakupione w ramach projektu) nie powinny zmienić właściciela, jak również nie powinny podlegać modyfikacjom zmieniającym ich przeznaczenie (zakaz zbycia zakupionych w ramach projektu ww. maszyn i urządzeń). Jest to istotne np. w sytuacji, gdy w ramach projektu zostaje zakupiony np. grunt i wybudowany budynek. Zarówno te, jak i inne elementy projektu nie mogą zostać zbyte przez wnioskodawcę.

• Dopełnieniem omówienia tego tematu jest trwałość organizacyjna, czyli omówienie, jak będzie wyglądać struktura zarządzania projektem po zakończeniu jego dofinansowania.

W studium wykonalności powinna się również znaleźć informacja na temat prawnej możliwości wykonania projektu. Oznacza to konieczność opisu stanu prawnego gruntów, gdzie inwestycja ma zostać zrealizowana, a także innych aspektów prawnych związanych z rozpoczęciem inwestycji.

Kolejny element studium to analiza techniczna. W tym miejscu należy dokonać szczegółowego opisu technicznego inwestycji, czyli określenia parametrów technicznych, cech konstrukcyjnych, architektonicznych, cech samej technologii, a także charakterystycznych dla projektu rozwiązań technologicznych. Opis ten powinien mieć bezpośrednie przełożenie na produkty projektu, o czym była już wyżej mowa.

Ponadto w tym miejscu konieczny jest opis aktualnych zasobów wnioskodawcy, szczególnie jeżeli przedmiotem projektu jest modyfikacja czy modernizacja już posiadanych zasobów. Opis ten należy dokonać w zakresie odnoszącym się do projektu. Nie jest konieczne omówienie np. zasobów środków transportu, jeżeli nie ma to żadnego wpływu na projekt. Takie informacje można przedstawić w analizie instytucjonalnej jako prezentacja samego przedsiębiorcy.

Ostatnie dwie bardzo ważne analizy to analiza finansowa i ekonomiczna.

Analiza finansowa obejmuje szczegółowe omówienie nakładów inwestycyjnych na realizację projektu, w tym harmonogram rzeczowo-finansowy, a także źródła finansowania projektu (z wyszczególnieniem wielkości kredytu). Ponadto konieczne jest przedstawienie symulacji wydatków w okresie eksploatacji projektu, w tym nakłady odtworzeniowe i koszty operacyjne.

Dzięki obliczeniu kosztów w okresie realizacji oraz eksploatacji inwestycji, a także związanych z tym przychodów, możliwe będzie obliczenie wskaźnika korzyści/koszty z inwestycji.

Istotne jest wykazanie ewentualnych przychodów w okresie jej współfinansowania ze środków unijnych. Jeżeli inwestycja będzie generować jakiekolwiek przychody w tym okresie, będą one odejmowane od poziomu dofinansowania. Nawet jeżeli wnioskodawca oświadczy, iż takie przychody nie będą generowane, natomiast w efekcie okaże się, iż są one generowane, to w trakcie rozliczania projektu będą one odejmowane od dofinansowania. Konieczne jest również dokonanie obliczenia poziomu dofinansowania projektu, który oczywiście nie może przekroczyć maksymalnego poziomu określonego w Uzupełnieniu do SPO WKP.

Na zakończenie należy obliczyć wewnętrzną stopę zwrotu inwestycji (IRR) oraz finansową wartość zaktualizowaną netto z inwestycji (NPV).

Elementem tej analizy jest również analiza wrażliwości projektu.

Jednym z ostatnich rozdziałów studium wykonalności jest analiza ekonomiczna, w ramach której konieczne jest wykazanie kosztów i korzyści społecznych wynikających z realizacji inwestycji. Określenie korzyści społecznych powinno być zgodne z wcześniej określonymi wskaźnikami dla celów ogólnych, które odzwierciedlają wpływ projektu na sytuację społeczno-gospodarczą regionu i danego sektora. Podobnie jak w przypadku analizy finansowej również przy kosztach i korzyściach społecznych należy obliczyć ekonomiczną wewnętrzną stopę zwrotu inwestycji oraz ekonomiczną wartość zaktualizowaną netto z inwestycji.

Na zakończenie studium należy zamieścić rozdział stanowiący podsumowanie całości problematyki.

Tak sporządzone studium będzie stanowić nie tylko obowiązkowy załącznik do wniosku o dofinansowanie, ale również podstawę do sporządzenia tego wniosku w sposób spójny, logiczny i nie budzący wątpliwości. W tej sytuacji problematyka wniosku nie powinna nastręczać żadnych problemów, gdyż większość z nich została omówiona powyżej.

Projekt musi spełniać wymogi unijne, w tym m.in. te dotyczące wydatków kwalifikowanych. Wydatki kwalifikowane są to wydatki, które stanowią podstawę do obliczenia poziomu dofinansowania. Istnieją dwa podstawowe warunki, które muszą zostać spełnione przez wnioskodawcę, aby mógł zaliczyć określone wydatki do kwalifikowanych:

• wydatek musi być bezpośrednio związany z projektem i służyć osiągnięciu celów projektu;

• wydatek musi zostać faktycznie poniesiony i udokumentowany.

Oczywiście powyższe warunki nie wyczerpują wszystkich tzw. szczegółowych warunków kwalifikowalności wydatków. Wszystkie wydatki inwestycyjne mogą być ponoszone najwcześniej z chwilą złożenia wniosku o dofinansowanie i konieczne jest zastosowanie uproszczonej procedury zamówień publicznych. Końcowy termin ponoszenia wydatków zostanie każdorazowo określony w decyzji przyznającej pomoc finansową, jednak nie później niż 30 czerwca 2008 r.

Wykaz wydatków zależy od działania, w ramach którego projekt zostaje złożony. Wykaz taki został zamieszczony w Uzupełnieniu do Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw.

Poza studium wykonalności, które jest niezbędnym załącznikiem do wniosku w przypadku wszystkich projektów inwestycyjnych, konieczne jest przedłożenie jeszcze kilku innych załączników, precyzyjnie przygotowanych zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie internetowej Ministerstwa Gospodarki i Pracy.

Wykaz załączników jest inny dla każdego działania, natomiast można przykładowo wymienić takie załączniki, jak:

1) aktualny odpis z KRS, uwierzytelniona kopia zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, albo, jeżeli wnioskodawcą jest przedsiębiorca zagraniczny – odpowiedni dokument wydany przez właściwe władze zagraniczne,

2) aktualne (do 6 miesięcy) zaświadczenie z urzędu skarbowego i ZUS o niezaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa.

Powyższe załączniki przedstawione zostały przykładowo, gdyż to charakter projektu będzie decydował o tym, jakie załączniki należy dołączyć.

Przed zamknięciem terminu wniosek należy złożyć we właściwej Instytucji Wdrażającej. W zależności od działania może to być Ministerstwo Gospodarki i Pracy (poddziałanie 2.2.1), Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (działanie 2.3.) czy Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (działanie 2.4.).

Po złożeniu wniosków o dofinansowanie i zamknięciu rundy aplikacyjnej rozpoczyna się procedura oceny wniosku. Pierwsza ocena jest oceną formalną pod względem terminu złożenia wniosku, poprawności wypełnienia oraz kompletności załączonych dokumentów.

Drugi etap oceny to ocena merytoryczna. Na tym etapie przyznawane są punkty za spełnianie określonych kryteriów, które określone są odrębnie dla poszczególnych działań. Przykładowo można podać następujące kryteria merytoryczne (dla działania 2.2.1):

• liczba nowych miejsc pracy,

• wpływ inwestycji na ochronę środowiska,

• poziom innowacyjności technologii wytwarzanych w ramach nowej inwestycji wyrobów i usług i wiele innych.

Przed złożeniem wniosku każdy wnioskodawca powinien przeanalizować wszystkie kryteria (zostały one zamieszczone w załączniku do Uzupełnienia do SPO WKP) w celu samodzielnego określenia, ile projekt może uzyskać punktów i w jakim stopniu spełnia kryteria danego działania.

Po dokonaniu oceny merytorycznej wniosków i przyznaniu odpowiedniej liczby punktów sporządzana jest lista projektów, natomiast te z największą liczbą punktów otrzymują dofinansowanie.

¹ Polecam oryginalną wersję anglojęzyczną dostępną na stronach Komisji Europejskiej http://europa.eu.int/comm/euro- peaid/qsm/documents/pcm manual 2004 en.pdf w sposób bardzo istotnie różniącą się od polskiego tłumaczenia dostępnego m.in. na stronach Funduszu Współpracy www.bkkk-cofund.org.pl//download/eual-podrecznik zarzadzania.pdf