Korekta w związku z przekroczeniem rocznej podstawy wymiaru składek ZUS

RADA

Korektę zapisów księgowych można przeprowadzić na dwa sposoby: wystornować w całości wprowadzony wcześniej zapis i ująć w księgach wartości prawidłowe lub dokonać korekty poprzez wyksięgowanie różnicy. Należne wyrównanie trzeba opodatkować w miesiącu dokonania zwrotu. Jeśli spółka odprowadziła już do ZUS nienależne składki, to niezwłocznie musi skorygować raport RCA i deklarację DRA.

UZASADNIENIE

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2009 r. wynosi ona 95 790 zł.

Dodatek do wynagrodzenia w podstawie wymiaru składek

Po przekroczeniu przez ubezpieczonego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek pracodawca (płatnik) jest zobowiązany do zaprzestania obliczania oraz potrącania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika. Efektem tego jest zwiększenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeśli spółka odprowadziła już do ZUS nienależne składki, to niezwłocznie musi skorygować raport RCA oraz deklarację DRA. Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej. Korekty deklaracji należy dokonać za miesiąc, w którym błędnie naliczono składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Czy przedsiębiorca na zasiłku opiekuńczym może zmniejszyć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Nienależnie opłacone składki (nadpłata) mogą być rozliczone w następujący sposób:

• podlegać zaliczeniu na poczet zaległych wpłat,

• podlegać zaliczeniu na poczet bieżących wpłat,

• podlegać zaliczeniu na poczet przyszłych składek,

• podlegać zwrotowi.

Nienależnie pobrane składki należy bezzwłocznie zwrócić pracownikowi. Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przekroczenia rocznej podstawy ich wymiaru stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy w miesiącu, w którym ten zwrot zostanie dokonany. W miesiącu dokonania zwrotu należy więc nadpłatę składek na ubezpieczenia społeczne doliczyć pracownikowi do wynagrodzenia brutto i opodatkować.

UWAGA

Zwrotu nienależnie opłaconych składek nie można dochodzić, jeżeli od daty ich opłacenia upłynęło 10 lat.

Przykład

Spółka X zatrudnia pracownika - pana Jana Kowalskiego. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 18 000 zł. Jest ono płatne do 28 dnia każdego miesiąca z dołu. W kwietniu Jan Kowalski otrzymał premię kwartalną w wysokości 26 000 zł. Na skutek pomyłki pracownika naliczającego płace panu Kowalskiemu zostały potrącone składki na ubezpieczenia społeczne mimo przekroczenia rocznej kwoty ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracownik zauważył błąd, więc przeprowadzono w księgach odpowiednie zapisy korygujące. W przykładzie przyjęto, że właściwa dla jednostki stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,47%.

Tabela 1. Podsumowanie wynagrodzeń wypłaconych pracownikowi w okresie styczeń-kwiecień 2009 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kwota, od której nie należało obliczać składki na ubezpieczenia społeczne, wynosiła: 98 000 zł - 95 790 zł = 2210 zł

Wariant I

Pracownik działu płac ponownie naliczył wynagrodzenie za kwiecień. Należne pracownikowi wyrównanie w wysokości 200,45 zł wypłacono z kasy spółki 30 kwietnia 2009 r. Korektę w księgach przeprowadzono poprzez wystornowanie błędnych zapisów i zaksięgowanie prawidłowych wartości. Spółka nie wpłaciła jeszcze do ZUS należnych składek oraz nie wysłała deklaracji rozliczeniowych.

Tabela 2. Prawidłowe naliczenie wynagrodzenia za kwiecień i wykazanie różnic

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa

1. Wynagrodzenie brutto - kwiecień 2009 r.:

Wn „Koszty wynagrodzeń” 44 000,00

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 44 000,00

2. Składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracownika - kwiecień 2009 r.:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 6 032,40

Ma „Rozrachunki z ZUS 6 032,40

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

3. Składki na ubezpieczenie zdrowotne - kwiecień 2009 r.:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 417,08

Ma „Rozrachunki z ZUS” 3 417,08

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

4. Zaliczka na podatek dochodowy - kwiecień 2009 r.:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 825,00

Ma „Rozrachunki z US” 3 825,00

5. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę - kwiecień 2009 r.:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 6 921,20

Ma „Rozrachunki z ZUS” 6 921,20

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP - kwiecień 2009 r.

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 1 122,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 122,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

6. Wypłata wynagrodzenia - 28 kwietnia 2009 r.:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 30 725,52

Ma „Rachunek bankowy” 30 725,52

7. Księgowania korygujące zapisy związane z listą płac za kwiecień 2009 r.:

a) składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracownika

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” -6 032,40

Ma „Rozrachunki z ZUS” -6 032,40

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 5 783,55

Ma „Rozrachunki z ZUS” 5 783,55

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) składki na ubezpieczenie zdrowotne

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” -3 417,08

Ma „Rozrachunki z ZUS” -3 417,08

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 439,48

Ma „Rozrachunki z ZUS” 3 439,48

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

c) zaliczka na podatek dochodowy

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” -3 825,00

Ma „Rozrachunki z US” -3 825,00

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 3 851,00

Ma „Rozrachunki z US” 3 851,00

d) składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” -6 921,20

Ma „Rozrachunki z ZUS” -6 921,20

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 6 606,05

Ma „Rozrachunki z ZUS” 6 606,05

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

 

8. Wypłata z kasy należnego pracownikowi wyrównania:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 200,45

Ma „Kasa” 200,45

Tabela 3. Lista płac za maj 2009 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 9. Wynagrodzenie brutto - maj 2009 r.:

Wn „Koszty wynagrodzeń” 18 000,00

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 18 000,00

10. Składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracownika:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 441,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 441,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

11. Składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 1 580,31

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 580,31

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

12. Zaliczka na podatek dochodowy:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 4 176,00

Ma „Rozrachunki z US” 4 176,00

13. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę - maj 2009 r.:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 264,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 264,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP - maj 2009 r.

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 459,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 459,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

14. Wypłata wynagrodzenia za maj:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 11 802,69

Ma „Rachunek bankowy” 11 802,69

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wariant II

Należne pracownikowi wyrównanie za kwiecień wypłacono wraz z wynagrodzeniem za maj. Spółka uregulowała zobowiązanie do ZUS w zawyżonej wartości. W związku z tym wystąpiono z prośbą o zaliczenie nadpłat na poczet przyszłych zobowiązań spółki. Korektę w księgach przeprowadzono poprzez wyksięgowanie różnicy.

Tabela 4. Zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za kwiecień 2009 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 5. Lista płac za maj 2009 r. uwzględniająca zwrot pracownikowi niesłusznie potrąconej kwoty

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa listy płac za kwiecień przebiega jak w pkt 1-5 w wariancie I.

1. Korekta składek ZUS za kwiecień 2009 r. - w części finansowanej przez pracownika:

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 564,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne” 22,40

Ma „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne” 564,00

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 22,40

2. Korekta składek na ubezpieczenie społeczne za kwiecień 2009 r. - w części pokrytej przez pracodawcę:

Wn „Rozrachunki z ZUS” 315,15

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 315,15

3. Wynagrodzenie brutto za maj 2009 r.:

Wn „Koszty wynagrodzeń” 18 000,00

Wn „Rozrachunki z ZUS” 248,85

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 18 248,85

4. Składki na ubezpieczenie chorobowe w części pokrytej przez pracownika:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 441,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 441,00

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

5. Składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 1 602,71

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1 602,71

- w analityce „Składki na ubezpieczenia zdrowotne”

6. Zaliczka na podatek dochodowy:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 4 237,00

Ma „Rozrachunki z US” 4 237,00

7. Składki na ubezpieczenie w części pokrytej przez pracodawcę:

a) społeczne

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń” 264,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 264,60

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne”

b) Fundusz Pracy i FGŚP

Wn „Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń 459,00

Ma „Rozrachunki z ZUS” 459,00

- w analityce „Składki na Fundusz Pracy i FGŚP”

8. Wypłata wynagrodzenia:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 11 968,14

Ma „Rachunek bankowy”

9. Przeksięgowanie nadpłaty na poczet zobowiązań - przeksięgowanie to będzie możliwe po uzyskaniu pisemnej zgody ZUS na skompensowanie nadpłaty z zobowiązaniem wobec ZUS:

Wn „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Składki na ubezpieczenia społeczne 541,60

Ma „Rozrachunki z ZUS”

- w analityce „Rozliczenie nadpłat” 541,60

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 24 ust. 6a-8e oraz ust. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 67, poz. 411

• obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 grudnia 2008 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2009 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - M.P. Nr 97, poz. 850

• § 6-8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 16 marca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków - Dz.U. Nr 43, poz. 350

• art. 15 ust. 4g-4h, art. 16 ust. 1 pkt 57 i 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666

• art. 22, art. 23 ust. 1 pkt 55 i 55a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666

Lidia Michalska

księgowa z licencją MF

 

¹ Ustalenie kwoty pdof do odprowadzenia do US w kwietniu: 44 000,00 zł - 6032,40 zł = 37 967,60 zł; 37 967,60 zł - 111,25 zł = 37 856,35 zł; 37 856,00 zł x 18% = 6814,08 zł; 6814,08 zł - 46,33 zł = 6767,75 zł; 6767,75 zł - 2942,49 zł = 3825,26 zł; po zaokrągleniu 3825 zł.

² Ustalenie kwoty pdof do odprowadzenia do US w kwietniu po korekcie listy płac:

44 000,00 zł - 5783,55 zł = 38 216,45 zł; 38 216,45 zł - 111,25 zł = 38 105,20 zł; 38 105,00 zł x 18% = 6858,90 zł; 6858,90 zł - 46,33 zł = 6812,57 zł; 6812,57 zł - 2961,77 zł = 3850,80 zł; po zaokrągleniu 3851 zł.

³ Ustalenie kwoty pdof do odprowadzenia do US w maju:

18 000,00 zł - 441,00 zł = 17 559,00 zł; 17 559,00 zł - 111,25 zł = 17 447,75 zł; 17 448,00 zł x 32% = 5583,36 zł; 5583,36 zł - 46,33 zł = 5537,03 zł; 5537,03 zł - 1360,82 zł = 4176,21 zł, po zaokrągleniu 4176 zł.

⁴ Ustalenie kwoty pdof do odprowadzenia do US w maju:

18 248,85 zł - 441,00 zł = 17 807,85 zł; 17 807,85 zł - 111,25 zł = 17 696,60 zł; 17 697,00 zł x 32% = 5663,04 zł; 5663,04 zł - 46,33 zł = 5616,71 zł; 5616,71 zł - 1380,11 zł = 4236,60 zł, po zaokrągleniu 4237 zł.

⁵ W deklaracji ZUS za maj ubezpieczenie zdrowotne należy wykazać w kwocie 1580,31 zł [(18 000 zł - 441 zł) x 9%]. Pozostała kwota w wysokości 22,40 zł zostanie wykazana w deklaracji korygującej za kwiecień.