Jak rozliczać koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych

RADA

Autopromocja

Jazdy lokalne mogą być rozliczane w formie ryczałtu lub tzw. kilometrówki i nie są obciążone składkami ZUS. Jazdy zamiejscowe (delegacje służbowe) rozliczane są na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów. Również w tym przypadku zwrot kosztów nie podlega oskładkowaniu. Jeśli wartość zwrotu przekroczy ustawowo określoną kwotę, to w obu przypadkach pracodawca ma obowiązek od nadwyżki naliczyć składki ZUS.

UZASADNIENIE

Zasady dokonywania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego pracownika na potrzeby firmy reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Jazdy lokalne

Zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych samochodów prywatnych do celów służbowych może być rozliczany ryczałtem lub w formie kilometrówki.

Kwota miesięcznego limitu została określona w rozporządzeniu. Jej wysokość zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub w mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Jazdy lokalne rozliczane w formie miesięcznego ryczałtu ustala się, mnożąc stawkę za jeden kilometr przez miesięczny limit przebiegu kilometrów.

Pracownik ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać:

• dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),

• określenie liczby dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności,

• liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jeśli w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z powodu urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin, choroby (czy innej nieobecności), za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował pojazdem do celów służbowych, miesięczny ryczałt zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy taki dzień.

Zwrot kosztów na podstawie tzw. kilometrówki polega na pomnożeniu faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Tę formę rozliczania kosztów przewidują również przepisy dotyczące jazd zamiejscowych (podróży służbowych).

Służbowe przejazdy prywatnym samochodem po kraju

Pracownik w czasie delegacji może używać, za zgodą pracodawcy, prywatnego samochodu jako środka lokomocji. Z tego tytułu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, który stanowi iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

• dla motocykla - 0,2302 zł,

• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i miejsce zamieszkania osoby używającej pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Nie jest istotne, jak długo pracownik przebywa w podróży służbowej. Rozliczana jest liczba faktycznie przejechanych przez niego kilometrów.

UWAGA!

W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu na cele służbowe nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Tabela. Zestawienie różnic między rozliczaniem jazd lokalnych i jazd zamiejscowych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład

Pracownik spółki wykorzystuje swój prywatny samochód (o pojemności skokowej powyżej 900 cm³) do celów służbowych. W listopadzie złożył on oświadczenie o używaniu samochodu na potrzeby służbowe, zawierające informację o tym, że przebywał trzy dni na zwolnieniu lekarskim. Również w listopadzie pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem. Delegacja trwała dwa dni. W czasie podróży służbowej pracownik przejechał 500 km. Ewidencję przebiegu pojazdu na koniec miesiąca zaakceptował przełożony. Z pracownikiem zawarta jest umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych. Kwota miesięcznego ryczałtu wynosi 585,06 (700 km × 0,8358).

Rozliczenie ryczałtu:

• ryczałt w pełnym miesięcznym wymiarze

700 km× 0,8358 zł = 585,06 zł

• wyliczenie 1/22 za jeden dzień nieobecności

585,06 × 1 : 22 = 26,59 zł

• kwota do potrącenia z ryczałtu za pięć dni (trzy dni zwolnienia lekarskiego i dwa dni delegacji)

26,59 zł × 5 dni = 132,95 zł

• przysługujący ryczałt

586,06 - 132,95 = 452,11 zł

• obliczenie zaliczki na podatek - po zaokrągleniu do pełnych złotych

452,11 zł × 19% = 86 zł

• kwota ryczałtu do wypłaty

452,11 zł - 86 zł = 366,11 zł

Rozliczenie przejazdu samochodem prywatnym w czasie delegacji

500 km× 0,8358 zł = 417,90 zł

Ewidencja księgowa

1. Zaksięgowanie ryczałtu:

Wn „Koszty według rodzajów” 452,11

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 452,11

- w analityce imienne konto pracownika

2. PDOF:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 86,00

- w analityce imienne konto pracownika

Ma „Rozrachunki z US” 86,00

3. Koszty związane z używaniem samochodu prywatnego w czasie delegacji:

Wn „Koszty według rodzajów” 417,90

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 417,90

- w analityce imienne konto pracownika

4. Wypłacono pracownikowi należne kwoty:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 784,01

- w analityce imienne konto pracownika

Ma „Rachunek bieżący” 784,01

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462

• art. 16 ust. 1 pkt 30, art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

Maryla Piotrowska

główna księgowa z licencją MF