REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Maryla Piotrowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik spółki korzysta z samochodu prywatnego do celów służbowych. Jak rozliczyć koszty używania samochodu na potrzeby firmy w jazdach lokalnych i zamiejscowych na terenie kraju? Czy od zwróconych kwot należy naliczać składki ZUS?

RADA

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jazdy lokalne mogą być rozliczane w formie ryczałtu lub tzw. kilometrówki i nie są obciążone składkami ZUS. Jazdy zamiejscowe (delegacje służbowe) rozliczane są na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów. Również w tym przypadku zwrot kosztów nie podlega oskładkowaniu. Jeśli wartość zwrotu przekroczy ustawowo określoną kwotę, to w obu przypadkach pracodawca ma obowiązek od nadwyżki naliczyć składki ZUS.

UZASADNIENIE

Zasady dokonywania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego pracownika na potrzeby firmy reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

REKLAMA

Jazdy lokalne

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych samochodów prywatnych do celów służbowych może być rozliczany ryczałtem lub w formie kilometrówki.

Kwota miesięcznego limitu została określona w rozporządzeniu. Jej wysokość zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub w mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Jazdy lokalne rozliczane w formie miesięcznego ryczałtu ustala się, mnożąc stawkę za jeden kilometr przez miesięczny limit przebiegu kilometrów.

Pracownik ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać:

• dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),

• określenie liczby dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności,

• liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jeśli w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z powodu urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin, choroby (czy innej nieobecności), za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował pojazdem do celów służbowych, miesięczny ryczałt zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy taki dzień.

Zwrot kosztów na podstawie tzw. kilometrówki polega na pomnożeniu faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Tę formę rozliczania kosztów przewidują również przepisy dotyczące jazd zamiejscowych (podróży służbowych).

Służbowe przejazdy prywatnym samochodem po kraju

Pracownik w czasie delegacji może używać, za zgodą pracodawcy, prywatnego samochodu jako środka lokomocji. Z tego tytułu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, który stanowi iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

• dla motocykla - 0,2302 zł,

• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i miejsce zamieszkania osoby używającej pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Nie jest istotne, jak długo pracownik przebywa w podróży służbowej. Rozliczana jest liczba faktycznie przejechanych przez niego kilometrów.

UWAGA!

W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu na cele służbowe nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Tabela. Zestawienie różnic między rozliczaniem jazd lokalnych i jazd zamiejscowych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład

Pracownik spółki wykorzystuje swój prywatny samochód (o pojemności skokowej powyżej 900 cm3) do celów służbowych. W listopadzie złożył on oświadczenie o używaniu samochodu na potrzeby służbowe, zawierające informację o tym, że przebywał trzy dni na zwolnieniu lekarskim. Również w listopadzie pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem. Delegacja trwała dwa dni. W czasie podróży służbowej pracownik przejechał 500 km. Ewidencję przebiegu pojazdu na koniec miesiąca zaakceptował przełożony. Z pracownikiem zawarta jest umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych. Kwota miesięcznego ryczałtu wynosi 585,06 (700 km × 0,8358).

Rozliczenie ryczałtu:

ryczałt w pełnym miesięcznym wymiarze

700 km× 0,8358 zł = 585,06 zł

wyliczenie 1/22 za jeden dzień nieobecności

585,06 × 1 : 22 = 26,59 zł

kwota do potrącenia z ryczałtu za pięć dni (trzy dni zwolnienia lekarskiego i dwa dni delegacji)

26,59 zł × 5 dni = 132,95 zł

przysługujący ryczałt

586,06 - 132,95 = 452,11 zł

obliczenie zaliczki na podatek - po zaokrągleniu do pełnych złotych

452,11 zł × 19% = 86 zł

kwota ryczałtu do wypłaty

452,11 zł - 86 zł = 366,11 zł

Rozliczenie przejazdu samochodem prywatnym w czasie delegacji

500 km× 0,8358 zł = 417,90 zł

Ewidencja księgowa

1. Zaksięgowanie ryczałtu:

Wn „Koszty według rodzajów” 452,11

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 452,11

- w analityce imienne konto pracownika

2. PDOF:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 86,00

- w analityce imienne konto pracownika

Ma „Rozrachunki z US” 86,00

3. Koszty związane z używaniem samochodu prywatnego w czasie delegacji:

Wn „Koszty według rodzajów” 417,90

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 417,90

- w analityce imienne konto pracownika

4. Wypłacono pracownikowi należne kwoty:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 784,01

- w analityce imienne konto pracownika

Ma „Rachunek bieżący” 784,01

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462

• art. 16 ust. 1 pkt 30, art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

Maryla Piotrowska

główna księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

REKLAMA