REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Maryla Piotrowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik spółki korzysta z samochodu prywatnego do celów służbowych. Jak rozliczyć koszty używania samochodu na potrzeby firmy w jazdach lokalnych i zamiejscowych na terenie kraju? Czy od zwróconych kwot należy naliczać składki ZUS?

RADA

REKLAMA

Jazdy lokalne mogą być rozliczane w formie ryczałtu lub tzw. kilometrówki i nie są obciążone składkami ZUS. Jazdy zamiejscowe (delegacje służbowe) rozliczane są na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów. Również w tym przypadku zwrot kosztów nie podlega oskładkowaniu. Jeśli wartość zwrotu przekroczy ustawowo określoną kwotę, to w obu przypadkach pracodawca ma obowiązek od nadwyżki naliczyć składki ZUS.

UZASADNIENIE

Zasady dokonywania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego pracownika na potrzeby firmy reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jazdy lokalne

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych samochodów prywatnych do celów służbowych może być rozliczany ryczałtem lub w formie kilometrówki.

Kwota miesięcznego limitu została określona w rozporządzeniu. Jej wysokość zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub w mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Jazdy lokalne rozliczane w formie miesięcznego ryczałtu ustala się, mnożąc stawkę za jeden kilometr przez miesięczny limit przebiegu kilometrów.

Pracownik ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać:

• dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),

• określenie liczby dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności,

• liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jeśli w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z powodu urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin, choroby (czy innej nieobecności), za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował pojazdem do celów służbowych, miesięczny ryczałt zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy taki dzień.

Zwrot kosztów na podstawie tzw. kilometrówki polega na pomnożeniu faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Tę formę rozliczania kosztów przewidują również przepisy dotyczące jazd zamiejscowych (podróży służbowych).

Służbowe przejazdy prywatnym samochodem po kraju

Pracownik w czasie delegacji może używać, za zgodą pracodawcy, prywatnego samochodu jako środka lokomocji. Z tego tytułu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, który stanowi iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

• dla motocykla - 0,2302 zł,

• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i miejsce zamieszkania osoby używającej pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Nie jest istotne, jak długo pracownik przebywa w podróży służbowej. Rozliczana jest liczba faktycznie przejechanych przez niego kilometrów.

UWAGA!

W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu na cele służbowe nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Tabela. Zestawienie różnic między rozliczaniem jazd lokalnych i jazd zamiejscowych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład

Pracownik spółki wykorzystuje swój prywatny samochód (o pojemności skokowej powyżej 900 cm3) do celów służbowych. W listopadzie złożył on oświadczenie o używaniu samochodu na potrzeby służbowe, zawierające informację o tym, że przebywał trzy dni na zwolnieniu lekarskim. Również w listopadzie pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem. Delegacja trwała dwa dni. W czasie podróży służbowej pracownik przejechał 500 km. Ewidencję przebiegu pojazdu na koniec miesiąca zaakceptował przełożony. Z pracownikiem zawarta jest umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych. Kwota miesięcznego ryczałtu wynosi 585,06 (700 km × 0,8358).

Rozliczenie ryczałtu:

ryczałt w pełnym miesięcznym wymiarze

700 km× 0,8358 zł = 585,06 zł

wyliczenie 1/22 za jeden dzień nieobecności

585,06 × 1 : 22 = 26,59 zł

kwota do potrącenia z ryczałtu za pięć dni (trzy dni zwolnienia lekarskiego i dwa dni delegacji)

26,59 zł × 5 dni = 132,95 zł

przysługujący ryczałt

586,06 - 132,95 = 452,11 zł

obliczenie zaliczki na podatek - po zaokrągleniu do pełnych złotych

452,11 zł × 19% = 86 zł

kwota ryczałtu do wypłaty

452,11 zł - 86 zł = 366,11 zł

Rozliczenie przejazdu samochodem prywatnym w czasie delegacji

500 km× 0,8358 zł = 417,90 zł

Ewidencja księgowa

1. Zaksięgowanie ryczałtu:

Wn „Koszty według rodzajów” 452,11

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 452,11

- w analityce imienne konto pracownika

2. PDOF:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 86,00

- w analityce imienne konto pracownika

Ma „Rozrachunki z US” 86,00

3. Koszty związane z używaniem samochodu prywatnego w czasie delegacji:

Wn „Koszty według rodzajów” 417,90

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 417,90

- w analityce imienne konto pracownika

4. Wypłacono pracownikowi należne kwoty:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 784,01

- w analityce imienne konto pracownika

Ma „Rachunek bieżący” 784,01

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

REKLAMA

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462

• art. 16 ust. 1 pkt 30, art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

Maryla Piotrowska

główna księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA