REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Maryla Piotrowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik spółki korzysta z samochodu prywatnego do celów służbowych. Jak rozliczyć koszty używania samochodu na potrzeby firmy w jazdach lokalnych i zamiejscowych na terenie kraju? Czy od zwróconych kwot należy naliczać składki ZUS?

RADA

Autopromocja

Jazdy lokalne mogą być rozliczane w formie ryczałtu lub tzw. kilometrówki i nie są obciążone składkami ZUS. Jazdy zamiejscowe (delegacje służbowe) rozliczane są na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów. Również w tym przypadku zwrot kosztów nie podlega oskładkowaniu. Jeśli wartość zwrotu przekroczy ustawowo określoną kwotę, to w obu przypadkach pracodawca ma obowiązek od nadwyżki naliczyć składki ZUS.

UZASADNIENIE

Zasady dokonywania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego pracownika na potrzeby firmy reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jazdy lokalne

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych samochodów prywatnych do celów służbowych może być rozliczany ryczałtem lub w formie kilometrówki.

Kwota miesięcznego limitu została określona w rozporządzeniu. Jej wysokość zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub w mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Jazdy lokalne rozliczane w formie miesięcznego ryczałtu ustala się, mnożąc stawkę za jeden kilometr przez miesięczny limit przebiegu kilometrów.

Pracownik ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać:

• dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),

• określenie liczby dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności,

Autopromocja

• liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jeśli w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z powodu urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin, choroby (czy innej nieobecności), za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował pojazdem do celów służbowych, miesięczny ryczałt zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy taki dzień.

Zwrot kosztów na podstawie tzw. kilometrówki polega na pomnożeniu faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Tę formę rozliczania kosztów przewidują również przepisy dotyczące jazd zamiejscowych (podróży służbowych).

Służbowe przejazdy prywatnym samochodem po kraju

Pracownik w czasie delegacji może używać, za zgodą pracodawcy, prywatnego samochodu jako środka lokomocji. Z tego tytułu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, który stanowi iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

• dla motocykla - 0,2302 zł,

• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i miejsce zamieszkania osoby używającej pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Nie jest istotne, jak długo pracownik przebywa w podróży służbowej. Rozliczana jest liczba faktycznie przejechanych przez niego kilometrów.

UWAGA!

W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu na cele służbowe nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Tabela. Zestawienie różnic między rozliczaniem jazd lokalnych i jazd zamiejscowych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład

Pracownik spółki wykorzystuje swój prywatny samochód (o pojemności skokowej powyżej 900 cm3) do celów służbowych. W listopadzie złożył on oświadczenie o używaniu samochodu na potrzeby służbowe, zawierające informację o tym, że przebywał trzy dni na zwolnieniu lekarskim. Również w listopadzie pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem. Delegacja trwała dwa dni. W czasie podróży służbowej pracownik przejechał 500 km. Ewidencję przebiegu pojazdu na koniec miesiąca zaakceptował przełożony. Z pracownikiem zawarta jest umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych. Kwota miesięcznego ryczałtu wynosi 585,06 (700 km × 0,8358).

Rozliczenie ryczałtu:

ryczałt w pełnym miesięcznym wymiarze

700 km× 0,8358 zł = 585,06 zł

wyliczenie 1/22 za jeden dzień nieobecności

585,06 × 1 : 22 = 26,59 zł

kwota do potrącenia z ryczałtu za pięć dni (trzy dni zwolnienia lekarskiego i dwa dni delegacji)

26,59 zł × 5 dni = 132,95 zł

przysługujący ryczałt

586,06 - 132,95 = 452,11 zł

obliczenie zaliczki na podatek - po zaokrągleniu do pełnych złotych

452,11 zł × 19% = 86 zł

kwota ryczałtu do wypłaty

452,11 zł - 86 zł = 366,11 zł

Rozliczenie przejazdu samochodem prywatnym w czasie delegacji

500 km× 0,8358 zł = 417,90 zł

Ewidencja księgowa

1. Zaksięgowanie ryczałtu:

Wn „Koszty według rodzajów” 452,11

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 452,11

- w analityce imienne konto pracownika

2. PDOF:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 86,00

- w analityce imienne konto pracownika

Ma „Rozrachunki z US” 86,00

3. Koszty związane z używaniem samochodu prywatnego w czasie delegacji:

Wn „Koszty według rodzajów” 417,90

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 417,90

- w analityce imienne konto pracownika

4. Wypłacono pracownikowi należne kwoty:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 784,01

- w analityce imienne konto pracownika

Ma „Rachunek bieżący” 784,01

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462

• art. 16 ust. 1 pkt 30, art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

Maryla Piotrowska

główna księgowa z licencją MF

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Od marca 2024 r. posiadacze obligacji zaczną tracić pieniądze. Opłaca się zamienić obligacje starych emisji na nowe

    Mocne hamowanie inflacji w Polsce jakie obserwujemy w ostatnich miesiącach powoduje nawet kilkukrotny spadek oprocentowania obligacji skarbowych indeksowanych inflacją. Na razie dotyczy to obligacji cztero- i dziesięcioletnich o łącznej wartości około 4,5 miliardów złotych, ale w najbliższych miesiącach kwota ta może szybko rosnąć. Rozwiązaniem jest zamiana posiadanych papierów na nowe. Dzięki temu Polacy (w sumie) mogą zarobić  nawet około o 65 milionów złotych więcej.

    Projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości przyjęty przez rząd

    Projektowane przepisy nakładają na firmy z siedzibą w Polsce obowiązek publikacji danych o podatkach zapłaconych w krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

    Rząd przyjął dzisiaj projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości

    Na dzisiejszym posiedzeniu Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości oraz o biegłych rewidentach, firmach audytorskich i nadzorze publicznym. Przyjęty również został projekt ustawy zobowiązujący firmy do stosowania unijnych zasad dostępności w niektórych produktach i usługach.

    Właściwa weryfikacja kontrahentów to klucz do ograniczenia ryzyka sankcji gospodarczych

    Właściwa weryfikacja kontrahentów jest niezbędna w celu ograniczenia ryzyka sankcji gospodarczych. Weryfikacja powinna obejmować ustalenie struktury właścicielskiej i rzeczywistych beneficjentów kontrahentów.

    Wartość inwestycji firm amerykańskich w Polsce wynosi 26 mld USD. Najwięcej w obszarze oprogramowania

    Wartość inwestycji firm amerykańskich w Polsce wynosi 26 mld USD, stanowiąc tym samym 12 proc. wszystkich inwestycji zagranicznych w naszym kraju. Najwięcej przedsiębiorstw, bo aż 140, działa w obszarze oprogramowania.

    Koszty uzyskania przychodów 2024 - umowa o pracę, zlecenie, umowa o dzieło

    Jakie koszty uzyskania przychodu (tzw. koszty podatkowe) w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) można uwzględniać (potrącać) na umowie o pracę, umowie zlecenia i umowie o dzieło?

    Pożyczałeś pieniądze? Urząd skarbowy zainteresuje się przychodem. Sprawdź, czy wiesz, jak to rozliczyć w zeznaniu podatkowym

    Fakt, że pożyczka jest udzielana między osobami prywatnymi, które nie są przedsiębiorcami, nie sprawia, że nie wiąże się ona z obowiązkami podatkowymi. Pożyczkodawca musi być uważny i pamiętać o rozliczeniu w zeznaniu rocznym przychodu.

    Oprocentowanie lokat bankowych i kont oszczędnościowych 2024 (koniec lutego) – ranking najlepszych ofert banków [Tabela]

    Ile wynosi oprocentowanie najlepszych depozytów bankowych pod koniec lutego 2024 roku? Jakie odsetki można uzyskać z lokat bankowych i kont oszczędnościowych? W lutym 2024 r. kontynuowany jest trend spadku oprocentowania lokat bankowych i kont oszczędnościowych, rozpoczęty pod koniec 2022 roku. Widać wyraźnie, że banki przygotowują się do obniżek stóp procentowych NBP. Ale coraz większa grupa ekspertów nie przewiduje cięcia stóp w 2024 roku. Jak będzie w rzeczywistości?

    Kasowy PIT tylko dla małych firm - opublikowano założenia nowelizacji. Kiedy wejdzie w życie? Kto będzie mógł płacić taki podatek?

    W dniu 26 lutego 2024 r. w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów zostały opublikowane założenia projektu nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Projekt ten ma na celu wprowadzenie możliwości wyboru kasowej metody rozliczania przychodów i kosztów, tzw. kasowego PIT (jako fakultatywnego sposobu rozliczania podatku), przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w niewielkich rozmiarach.

    MF wprowadzi globalny podatek minimalny. Których przedsiębiorców obejmie nowy podatek?

    MF planuje wprowadzić globalny podatek minimalny dla jednostek wchodzących w skład grup międzynarodowych i krajowych - wynika z projektu zamieszczonego w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. System globalnego podatku minimalnego ma zostać oparty o trzy rodzaje podatku wyrównawczego.

    REKLAMA