W jaki sposób prawidłowo rozliczyć zaliczkę

Wpłata zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów to częsta praktyka w obrocie gospodarczym. W związku z tym spółki, które korzystają z tej formy rozliczeń, powinny pamiętać, że wartość otrzymanych lub należnych środków, np. z tytułu dostaw, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, w księgach rachunkowych ujmuje się jako rozliczenia międzyokresowe. Konieczność takiego postępowania wynika z art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują m.in. równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych. Kwotę zaliczki w takiej sytuacji ujmuje się na koncie 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów, a następnie pod datą wykonania dostawy zalicza do przychodów ze sprzedaży.

Na ewidencję księgową otrzymanej zaliczki wpływają również przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Warto więc zwrócić uwagę na art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, zgodnie z którym, jeżeli przed wydaniem towarów dostawca otrzymał część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Dlatego też po wpłaceniu przez podmiot zaliczki kontrahent musi wystawić z tego tytułu fakturę.

Ewidencja zaliczki z tytułu dostaw, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, w księgach rachunkowych dostawcy może przebiegać w następujący sposób:

- Wpływ zaliczki na rachunek bankowy: strona Wn konta 130 - Rachunek bankowy, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami.

- Wystawienie odbiorcy faktury VAT na wartość otrzymanej zaliczki: wartość brutto strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami, strona Ma konta 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów, wartość VAT należnego - strona Wn konta 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta 224 - Rozliczenie VAT należnego.

- Wystawienie faktury VAT po dostarczeniu w kwocie pomniejszonej o zaliczkę: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami - wartość brutto, strona Ma konta 224 - Rozliczenie VAT należnego - wartość VAT należnego, strona Ma 730 - Przychody ze sprzedaży towarów - wartość w cenach sprzedaży netto.

- Zarachowanie do przychodów zaliczki - pod datą wykonania dostawy towarów: strona Wn konta 850 -Rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma 730 - Przychody ze sprzedaży towarów - wartość w cenach sprzedaży netto.

- Wpływ na konto pozostałej części należności: Wn konta 130 - Rachunek bankowy, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami.

ZALICZKI W WALUTACH OBCYCH

Zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości (w brzmieniu obowiązującym do końca 2008 roku) wpływ zaliczki w walucie obcej, na rachunek walutowy wycenia się według kursu kupna waluty stosowanego przez bank, w którym jednostka posiada rachunek bankowy.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

- Art. 19 ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

- Art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).