Ewidencja przychodów i wydatków we wspólnocie mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną bez osobowości prawnej. Wspólnotę tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład danej nieruchomości. Wspólnota dysponuje środkami pieniężnymi, które pochodzą z wpłat właścicieli lokali, ponosi też koszty związane z utrzymaniem nieruchomości. Wiąże się z tym określony sposób ewidencjonowania wpłat i kosztów.

Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Na gruncie przepisów prawa podatkowego wspólnota ma również swoją podmiotowość. Za zobowiązania dotyczące nieruchomości odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu - w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości.

Organami wspólnoty mieszkaniowej są:

• zebranie właścicieli lokali - zwoływanie obowiązkowo raz w roku, w terminie do 30 marca,

• zarząd wspólnoty

Zasady wnoszenia opłat przez właścicieli lokali

Ustawa o własności lokali w art. 13 stanowi, iż każdy właściciel lokalu jest zobowiązany do ponoszenia kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej w wysokości proporcjonalnej do posiadanego udziału w tej nieruchomości. Oznacza to, że każdy właściciel ponosi koszty utrzymania wspólnej nieruchomości proporcjonalnie do wielkości swojego lokalu, przy czym każdy właściciel obciążony jest taką samą jednostkową wysokością tych kosztów przypadających na każdy m² powierzchni lokalu.

Wyjątek mogą stanowić lokale użytkowe. Ustawa o własności lokali dopuszcza zwiększenie zaliczek dla tych lokali, ale tylko wtedy, gdy sposób korzystania z tych lokali wpływa na zwiększenie kosztów utrzymania nieruchomości.

Poza tym właściciele są także zobowiązani do ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem swojego lokalu, w szczególności kosztów dostawy mediów i świadczeń, jak np. doprowadzenie wody i odprowadzenie ścieków, centralne ogrzewanie, podgrzanie wody i wywóz odpadów.

Zgodnie z art. 15 ustawy o własności lokali, na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie miesięcznych opłat płatnych z góry do dnia 10. każdego miesiąca. Za opóźnienia we wnoszeniu opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej naliczane są odsetki w wysokości ustawowej, według przepisów Kodeksu cywilnego.

Wspólnota mieszkaniowa posiada odrębny rachunek bankowy, w celu pobierania opłat i regulowania zobowiązań. A zatem, wspólnota dysponuje wyłącznie takimi środkami pieniężnymi, które pochodzą z wpłat właścicieli lokali.

Ewidencja zaliczek wnoszonych przez poszczególnych właścicieli

Operacje gospodarcze:

1. Comiesięczne zaliczki na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości, opłaty wynikające z rozliczenia liczników - okresowe, opłaty wynikające z rozliczenia kosztów - roczne

Wn konto 250 „Rozrachunki z właścicielami lokali”

Ma konto 701 „Przychody z zaliczek”

2. Odsetki naliczane od nieterminowych wpłat właścicieli

Wn konto 250 „Rozrachunki z właścicielami lokali”

Ma konto 751 „Przychody finansowe wspólnoty”

3. Wpłaty dokonane na rachunek bankowy wspólnoty mieszkaniowej, księgowane na podstawie wyciągów bankowych

Wn konto 131 „Rachunek rozliczeniowy”

Ma konto 250 „Rozrachunki z właścicielami lokali”

Do konta 250 „Rozrachunki z właścicielami lokali” prowadzi się ewidencję szczegółową na indywidualnych kontach poszczególnych właścicieli, zgodnie z wielkością obciążeń, które wynikają z podjętych przez wspólnotę uchwał o wysokości opłat.

Konto 701 „Przychody z zaliczek”, będące sumą obciążeń analitycznych właścicieli, można podzielić na tytuły opłat, np.:

- zaliczka eksploatacyjna,

- centralne ogrzewanie,

- podgrzanie wody,

- zimna woda i ścieki,

- ochrona obiektu,

- wywóz odpadów.

Zasady rozliczenia kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową

Koszty wspólnoty mieszkaniowej księguje się na podstawie faktur zakupu, na kontach Zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”, w korespondencji z kontami rozrachunków, na których księguje się jednocześnie wysokość zobowiązań wspólnoty wobec dostawców usług. Układ rodzajowy kosztów wspólnoty mieszkaniowej, w Zespole 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”, należy ustalić analogicznie do podziału opłat na koncie 701 „Przychody z zaliczek”.

Proponowany układ rodzajowy kosztów wspólnoty mieszkaniowej w Zespole 4 jest następujący:

401 „Koszty eksploatacji” (w analityce: podział na rodzaje),

402 „Koszty energii cieplnej” (w analityce: centralne ogrzewanie i podgrzewanie wody),

403 „Koszty wody i ścieków”,

404 „Koszty ochrony”,

405 „Koszty wywozu odpadów”,

406 „Koszty funduszu remontowego”.

Na koniec roku obrotowego dokonuje się podsumowania rocznego i oblicza się wynik finansowy wspólnoty:

- wynik finansowy wynikający z rozliczeń zaliczki eksploatacyjnej i mediów (różnicy pomiędzy przychodami a kosztami stanowiącej zysk bądź stratę) podlega rozliczeniu na poszczególnych właścicieli, obciążając ich proporcjonalnie w przypadku straty, a uznając w przypadku zysku,

- środki przeznaczane na fundusz remontowy nie podlegają rozliczeniu rocznemu, lecz gromadzone są przez wspólnotę w długim okresie i przeznacza się je zgodnie z uchwałą wspólnoty na przyszłe remonty, których koszt księgowany jest w ciężar funduszu remontowego.

Ewidencja rozliczenia kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową

Operacje gospodarcze:

1. Koszty wspólnoty mieszkaniowej, wynikające z faktur zakupu

Wn konta Zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”

Ma konto 201 „Rozrachunki z dostawcami”

2. Zapłata zobowiązań

Wn konto 201 „Rozrachunki z dostawcami”

Ma konto 131 „Rachunek bankowy”

3. Obciążenie proporcjonalnie poszczególnych właścicieli stratą, wynikającą z rozliczenia zaliczki eksploatacyjnej i mediów (nadwyżki kosztów nad przychodami)

Wn konto 250 „Rozrachunki z właścicielami lokali”

Ma konto 860 „Wynik finansowy” (w analityce: Wynik dot. eksploatacji, Wyniki na poszczególnych rodzajach mediów)

4. Uznanie proporcjonalnie poszczególnych właścicieli zyskiem, wynikającym z rozliczenia zaliczki eksploatacyjnej i mediów (nadwyżki przychodów nad kosztami)

Wn konto 860 „Wynik finansowy” (w analityce: Wynik dot. eksploatacji, Wyniki na poszczególnych rodzajach mediów)

Ma konto 250 „Rozrachunki z właścicielami lokali”

5. Uchwała wspólnoty dotycząca przeznaczenia na fundusz remontowy nadwyżki zaliczek na remonty nad kosztami remontów

Wn konto 860 „Wynik finansowy” (w analityce: Wynik dot. remontów)

Ma konto 850 „Fundusz remontowy”

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),

• ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 z późn.zm.).