Jak ewidencjonować karę umowną

RADA

Kara umowna jest zobowiązaniem dłużnika do zapłacenia wierzycielowi pieniędzy za naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Jednostka, która poniosła szkodę i otrzymała karę umowną, księguje uzyskane pieniądze na koncie „Pozostałe przychody operacyjne”. Obciążenie dłużnika następuje na podstawie noty obciążeniowej.

UZASADNIENIE

W obrocie gospodarczym strony zawierające umowę mogą zastrzec, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nastąpi przez zapłatę kary umownej. Kara umowna zabezpiecza interesy wierzycieli w przypadku umów dotyczących zobowiązań niepieniężnych. Jeżeli zobowiązanie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, dłużnik ma obowiązek wypłacić wierzycielowi karę umowną w umówionej kwocie, bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary jest niedopuszczalne, chyba że strony postanowiły inaczej. Otrzymane odszkodowanie, jak również kary i grzywny należy zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych, ponieważ są one pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest nota obciążeniowa. Wierzyciel księguje oryginał noty, dłużnik - jej kopię.

Zastrzeżona kara umowna staje się należna w razie stwierdzenia, że kontrahent nie wykonał zobowiązania lub wykonał je nienależycie. Dla celów podatku dochodowego powinna być uznana za przychód w dniu jej faktycznego otrzymania.

Przykład

Spółka Alfa wystąpiła do kontrahenta z żądaniem wynikającej z umowy zapłaty kary umownej z tytułu niedotrzymania terminu wykonywanego zlecenia. Ponadto zleceniobiorca nie dotrzymał również terminu usunięcia wad stwierdzonych w związku z realizacją robót. Spółka Alfa wystawiła notę księgową obciążającą kontrahenta w następującej wartości:

• kara za niedotrzymanie terminu - 6000 zł,

• kara z tytułu zwłoki w usunięciu wad wykonywanych robót i usług - 1200 zł.

Ewidencja księgowa

1. Zarachowanie noty obciążeniowej:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 7 200

- w analityce imienne konto kontrahenta

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 7 200

2. Ewidencja pozabilansowa:

Ma „Przychody niepodlegające opodatkowaniu” 7 200

3. Otrzymanie należności z tytułu kary umownej:

Wn „Rachunek bieżący” 7 200

Ma „Pozostałe rozrachunki” 7 200

- w analityce imienne konto kontrahenta

4. Ewidencja pozabilansowa - korekta przychodów niepodlegających opodatkowaniu:

Ma „Przychody niepodlegające opodatkowaniu” (-) 7 200

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Należności powstałe w wyniku zaksięgowania kar umownych, istniejące na dzień bilansowy, podlegają wykazaniu w bilansie tylko wówczas, gdy spełniają kryteria określone dla aktywów w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości, w tym jeżeli spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.

W przypadku kary umownej, której stopień prawdopodobieństwa ściągalności jest w ocenie jednostki niski (bo dłużnik odmówił jej zapłaty), nie później niż na dzień bilansowy jednostka powinna dokonać odpisu aktualizującego od części lub od całości należności zagrożonej niespłacalnością.

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 7 200

Ma „Odpisy aktualizujące należności” 7 200

• art. 361-363, art. 415, art. 471-486 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 557

• art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. f), art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900

• art. 12 ust. 1 pkt 1, art. 15, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

Maryla Piotrowska

główna księgowa z licencją MF