Duplikat faktury może być kosztem roku poprzedniego

Na przełomie lat obrotowych zdarzają się sytuacje, że podatnik zostaje wezwany do zapłaty zaległej faktury za zeszły rok Niejednokrotnie nie może tego zrobić, bo faktura do niego nie dotarła. Występuje do kontrahenta o duplikat, który otrzymuje w nowym roku. Pojawia się jednak problem: jak duplikat faktury ma zostać zaksięgowany w księgach rachunkowych? W obecnym czy zeszłym roku? Co, jeśli poprzedni rok został zamknięty? Czy wpływ na te czynności ma fakt, że duplikat dotyczył kosztów pośrednich lub bezpośrednich?

Problem wyjaśnia Arkadiusz Lenarcik, kierownik zespołu departamentu audytu z Europejskiego Centrum Audytu.

- Duplikat faktury, który dotyczy kosztów roku poprzedniego, którego księgi rachunkowe nie zostały jeszcze zamknięte, a sprawozdanie finansowe niezatwierdzone, powinien zostać ujęty jako koszt tego roku - stwierdza ekspert.

Jeżeli jednak sprawozdanie finansowe zostało już zatwierdzone, to koszty ujęte w duplikacie faktury, jeśli ich wartość nie jest istotna, powinny zostać zaklasyfikowane do kosztów bieżącego roku obrotowego. W przypadku istotnej wartości kosztów w kolejnym sprawozdaniu korygujemy wynik finansowy zatwierdzonego sprawozdania finansowego poprzez pozycję „Zysk (strata) z lat ubiegłych”.

Bardzo istotna do analizy ewidencji faktury korygującej w księgach rachunkowych jest znajomość ustawy o rachunkowości i trzech zawartych w niej zasad: zasady memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy), zasady istotności (art. 8 ust. 1 ustawy) oraz warunków ujmowania zdarzeń gospodarczych po dniu bilansowym w sprawozdaniu finansowym (art. 54 ustawy).

Arkadiusz Lenarcik tłumaczy również, jak zaksięgować duplikat na podstawie ustawy o podatku dochodowym osób prawnych, jeśli dotyczy on kosztów pośrednich lub bezpośrednich.

Koszty bezpośrednie, poniesione po zakończeniu roku podatkowego do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, nie później jednak niż do upływu terminu złożenia zeznania podatkowego, należy ująć w kosztach podatkowych tego roku, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

- Natomiast koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami powinny być ujmowane w dacie ich poniesienia, czyli dacie, pod którą koszt został ujęty w księgach - podpowiada ekspert.

5 lat

należy przechowywać faktury VAT, licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy

Dominika Szatanik

gp@infor.pl