Wyjazd na szkolenie w księgach rachunkowych

Należy podkreślić, że ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) nie zawiera wytycznych w zakresie zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych do poszczególnych pozycji kosztów według rodzaju.

W wariancie porównawczym rachunku zysków i strat wymienione są syntetyczne grupy kosztów:

• amortyzacja,

• zużycie materiałów i energii,

• usługi obce,

• podatki i opłaty

(w tym podatek akcyzowy);

• wynagrodzenia,

• ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,

• pozostałe koszty rodzajowe,

• wartość sprzedanych towarów i materiałów.

Do obowiązków jednostki należy opisanie szczegółowych zasad klasyfikacji kosztów do poszczególnych grup w polityce rachunkowości. Daje to możliwość grupowania poszczególnych rodzajów kosztów w sposób niebudzący wątpliwości i zapewnia porównywalność danych.

W praktyce księgowej jednostek gospodarczych najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest zaksięgowanie wszystkich kosztów poniesionych w związku ze skierowaniem pracownika na szkolenie na koncie „Świadczenia na rzecz pracowników - szkolenia”.

Wynika to z faktu, że w większości jednostek na kontach zespołu 4 funkcjonuje tzw. rodzajowo-celowościowy układ kosztów. Jednostki gospodarcze ujmują w jednej pozycji kosztów rodzajowych różne tytuły kosztów prostych, które łączy wspólny cel ich poniesienia.

W omawianym przypadku wspólnym celem, dla którego zostały poniesione koszty, jest udział pracownika w szkoleniu. Świadczeniem na rzecz pracownika będą w takim przypadku koszty przeprowadzonego szkolenia, jak również koszty wynikające z jego wyjazdu i uczestnictwa w nim, czyli diety i koszty przejazdów.

Typowym przykładem zastosowania rodzajowo-celowościowego podejścia do ujmowania kosztów prostych może być pozycja „koszty reprezentacji i reklamy”. W jej zakresie mieszczą się różne tytuły kosztów prostych - zarówno materiały reklamowe, jak i usługi obce - które łączy wspólny cel.

Przytoczone w odpowiedzi rozwiązanie jest najczęściej stosowane w praktyce księgowej. Nie wyklucza jednak możliwości rozłącznego ujęcia wymienionych tytułów kosztów zgodnie z sugestią przedstawioną w treści pytania, tzn.:

• kosztów szkolenia na koncie: „Świadczenia na rzecz pracowników - szkolenia”,

• kosztów diet i przejazdów na koncie: „Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe”.

Rozwiązanie takie jest stosowane w jednostkach, w których celowość ponoszenia kosztów jest odzwierciedlana na kontach zespołu 5 lub jako rozszerzenie analityki kosztów rodzajowych w zespole kont 4.

• art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278

Marcin Michalak

Katedra Rachunkowości Wydział Zarządzania UK