Jak rozliczyć w księgach rachunkowych prywatne rozmowy pracowników dokonywane z telefonów służbowych

RADA

Na kwotę przekroczenia limitu powinni Państwo wystawić nie fakturę wewnętrzną, lecz fakturę VAT na pracownika (tzw. refakturę), gdyż w rozpatrywanym przypadku dochodzi do odsprzedaży usług telekomunikacyjnych. Ponieważ podatnicy nie mają bezwzględnego obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, to jednostka może ten fakt udokumentować dowolnym dokumentem (w praktyce jednostki sporządzają listę obciążanych pracowników, z której wynika kwota do zwrotu przez pracownika i kwota VAT należnego). Faktura wewnętrzna, o której Państwo wspominają, byłaby wystawiona w przypadku, gdyby jako pracodawca pokrywali Państwo koszt prywatnych rozmów swoich pracowników (tj. gdyby nieodpłatnie świadczyli Państwo usługi na rzecz pracowników). Szczegóły wraz z ewidencją - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Jednostki gospodarcze, chcąc mieć kontrolę nad kosztami prywatnych rozmów telefonicznych dokonywanych przez pracowników, w praktyce stosują dwa warianty ich rozliczania:

• pracownik identyfikuje koszty wszystkich prowadzonych rozmów prywatnych (opisuje wszystkie pozycje na comiesięcznych wykazach rozmów telefonicznych, tzw. billingach),

• pracodawca ustala indywidualne limity kosztów z danego numeru telefonicznego, po których przekroczeniu wszystkie rozmowy „ponadlimitowe” uznaje się za rozmowy prywatne (jak ma to miejsce w opisanym przez Czytelnika przypadku).

Niezależnie od wymienionych sposobów wydzielenia rozmów prywatnych pracowników, koszt tych rozmów może być w całości (lub części) zwracany przez pracowników lub też w całości (lub części) pokrywany (sfinansowany) przez pracodawcę. Powoduje to określone (odmienne) konsekwencje podatkowe (w zakresie VAT i podatków dochodowych), a zatem również odpowiednio odmienne ujęcie ich w księgach rachunkowych. Poniżej omawiamy skutki prawno-rachunkowe w przypadku, gdy pracownik pokrywa kwotę między wartością rachunku miesięcznego usług telekomunikacyjnych a przyznanym limitem, traktując tę kwotę jako koszt swoich rozmów prywatnych.

Pełną treść artykułu znajdziesz w Monitorze Księgowego

Zamów prenumeratę Monitora Księgowego >>