Kiedy należność jest przedawniona i jak ją ująć w księgach rachunkowych

RADA

Notę odsetkową należy zaksięgować na koncie przychodów finansowych w dacie jej wystawienia. Przychód ten będzie uwzględniany jedynie z punktu widzenia ustawy o rachunkowości. Dla celów podatkowych odsetki staną się przychodem w momencie otrzymania. Nieprawidłowe będzie księgowanie jej na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów. Opłaty sądowe, jako koszty podatkowe inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia i stanowią KUP. Na należności przedawnione nie tworzy się odpisu aktualizującego.

uzasadnienie

Podstawą zaksięgowania odsetek za zwłokę jest nota odsetkowa. Należy zaksięgować je zgodnie z zasadą memoriału, czyli w dacie wystawienia noty odsetkowej.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości odsetki z tytułu zwłoki księguje się na koncie przychodów finansowych:

Wn „Rozrachunki z odbiorcami”,

Ma „Przychody finansowe”.

W chwili skierowania sprawy z powództwem cywilnym do sądu należy zaksięgować:

Wn „Należności dochodzone na drodze sądowej”,

Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.

Ponieważ kontrahent uchyla się od spłacenia odsetek, więc zgodnie z zasadą ostrożności spółka powinna dokonać odpisu aktualizującego, pod warunkiem że odsetki nie uległy już przedawnieniu.

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych.

Ewidencja księgowa odpisu aktualizującego odsetki:

Wn „Koszty finansowe”,

Ma „Odpisy aktualizujące wartość należności”.

Wszelkie należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość. Natomiast należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

Jeżeli więc naliczone odsetki uległy przedawnieniu, to nie tworzy się na nie odpisu aktualizującego. Ich wartość należy odpisać w koszty finansowe. Z podatkowego punktu widzenia nie są one uznawane za KUP.

Wn „Koszty finansowe”,

Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.

Ewidencja odpisania należności przedawnionej, dla której dokonano odpisu aktualizującego:

Wn „Odpisy aktualizujące wartość należności”,

Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.

W razie ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość aktywów, w tym również odpisu z tytułu trwałej utraty wartości, równowartość całości lub odpowiedniej części uprzednio dokonanego odpisu aktualizującego przywróci pierwotną wartość danego składnika aktywów i podlega zaliczeniu odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych.

Gdy roszczenie spółki z tytułu odsetek zostanie zaspokojone, ewidencja jest następująca:

Wn „Odpisy aktualizujące wartość należności”,

Ma „Przychody finansowe”.

UWAGA!

Odsetki są przychodem podatkowym dopiero w momencie ich faktycznej zapłaty przez kontrahenta. Dlatego odsetki naliczone nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W związku z tym utworzony na nie odpis aktualizujący nie może być kosztem podatkowym.

Odpis aktualizujący nie stanowi kosztu podatkowego. Jeżeli natomiast spółka udokumentuje nieściągalność wierzytelności w sposób przewidziany w art. 16 ust. 2 updop, wówczas utworzony odpis można zaliczyć do kosztów podatkowych.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zgodnie z tą definicją koszty sądowe są kosztami uzyskania przychodu.

Poniesione przez podmiot gospodarczy koszty sądowe ewidencjonuje się na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,

Ma „Rachunek bankowy” lub „Kasa”.

Naliczone na dzień bilansowy odsetki od należności wykazuje się w aktywach bilansu łącznie z należnością jako:

A. Aktywa obrotowe

II. Należności krótkoterminowe

2. Należności od pozostałych jednostek

a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:

- do 12 miesięcy,

- powyżej 12 miesięcy.

UWAGA!

W bilansie należności wykazywane są w wartości netto, tj. w kwocie pomniejszonej o utworzone odpisy aktualizujące.

W rachunku zysków i strat odsetki wykazuje się:

l jako przychody finansowe w pozycji G.II - w wersji porównawczej, lub w pozycji J.II - w wersji kalkulacyjnej,

l jako koszty finansowe w pozycji H.I - w wersji porównawczej, lub w pozycji K.I - w wersji kalkulacyjnej.

Kiedy odsetki ulegają przedawnieniu

Unormowanie prawne dotyczące przedawnienia zawarte jest w kodeksie cywilnym.

Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi:

l 10 lat (art. 118 k.c.),

l trzy lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 118 k.c.),

l dwa lata dla roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy, roszczenia rzemieślników z takiego tytułu oraz roszczenia prowadzących gospodarstwa rolne z tytułu sprzedaży płodów rolnych i leśnych (art. 554 k.c.).

UWAGA!

Po upływie terminu przedawnienia dłużnik może odmówić spłaty odsetek poprzez podniesienie zarzutu przedawnienia. Nie jest konieczne oświadczenie woli dłużnika. Wystarczający jest upływ terminu wskazanego w kodeksie cywilnym.

Ustalenie terminu przedawnienia odsetek stanowiło problem. W orzecznictwie można było spotkać się ze stanowiskiem, że odsetki, jako świadczenia okresowe, ulegają przedawnieniu po trzech latach, niezależnie od terminu przedawnienia roszczenia związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Część interpretacji mówi o tym, że roszczenie o odsetki za opóźnienie przedawnia się najpóźniej z chwilą przedawnienia się roszczenia głównego (uchwała siedmiu sędziów SN z 26 stycznia 2005 r., sygn. akt III CZP 42/04). Jednak są i takie orzeczenia, które stwierdzają, że w przypadku zapłaty ceny sprzedaży z opóźnieniem roszczenie przedsiębiorcy o odsetki z tego tytułu przedawnia się z upływem trzech lat. Uważa się, że skoro roszczenie główne nie przedawniło się, ale wygasło na skutek zapłaty, roszczenie o odsetki za opóźnienie staje się w pełni samodzielnym roszczeniem i ulega przedawnieniu zgodnie z przepisem art. 118 k.c. (trzy lata).

l art. 3, 35b i 42 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

l art. 118, 123, 124, 125 i 554 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1166

l art. 12 ust. 1 pkt 1, art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

l ustawa z 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych - Dz.U. Nr 139, poz. 1323; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1808

Maryla Piotrowska

księgowa z licencją MF