Jak ująć odsetki w księgach rachunkowych

Prowadząc działalność gospodarczą, nie sposób uniknąć zapłaty różnego rodzaju odsetek przykładowo związanych z zaciągniętą pożyczką czy emisją dłużnych papierów wartościowych. Konieczność ich zapłaty może wynikać z nietermiowej zapłaty należności wobec kontrahenta, ZUS czy urzędu skarbowego. Zgodnie z art. 481 par. 1 kodeksu cywilnego, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. Wierzyciel ma taką możliwość również wtedy, gdy nie poniósł żadnej szkody, a opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.

Odsetki podatkowe

Odsetki mogą być również pobierane od zaległości podatkowych lub innych zobowiązań publicznoprawnych (np. składek ZUS). Zaległością podatkową jest podatek niezapłacony w terminie płatności. Za zaległość podatkową uważa się także niezapłaconą w terminie płatności zaliczkę na podatek lub ratę podatku. Na równi z zaległością podatkową traktuje się także:

l nadpłatę, jeżeli w zeznaniu lub w deklaracji została wykazana nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej, a organ podatkowy dokonał jej zwrotu lub zaliczenia na poczet zaległości podatkowych bądź bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych,

l zwrot podatku, jeżeli podatnik otrzymał go nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej lub został on zaliczony na poczet zaległości podatkowej albo bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik wykaże, że nie nastąpiło to z jego winy,

l wynagrodzenie płatników lub inkasentów pobrane nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej,

l oprocentowanie nienależnej nadpłaty bądź zwrotu podatku zwrócone lub zaliczone na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych.

Odsetki za zwłokę nalicza podatnik, płatnik, inkasent, następca prawny lub osoba trzecia odpowiadająca za zaległości podatkowe. Odsetki za zwłokę naliczane są od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego. Odsetki za zwłokę naliczane są też odpowiednio od dnia zwrotu nadpłaty, zwrotu podatku, zwrotu oprocentowania lub zaliczenia na poczet zaległości podatkowych lub na poczet bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych.

Kara za zwłokę

W księgach rachunkowych odsetki, które spółka musi zapłacić w związku ze zwłoką w zapłacie należności (także odsetki obciążające płatnika za nieterminową zapłatę składek ZUS), będą stanowiły koszt finansowy.

Jeżeli więc kontrahent zgodnie z przepisami naliczy odsetki, musi wystawić notę księgową. Przesłany oryginał dokumentu będzie podstawą do ujęcia karnych odsetek w księgach rachunkowych firmy dłużnika. Zostanie to odzwierciedlone następującym zapisem: strona Wn konta 756 „Koszty finansowe”, strona Ma konta 202 „Rozrachunki z dostawcami”.

W odwrotnej sytuacji, a więc wtedy, gdy firma otrzymuje odszkodowania (poza odszkodowaniami związanymi ze stratami w wyniku zaistnienia zdarzeń nadzwyczajnych) i kary umowne, klasyfikuje je do pozostałych przychodów operacyjnych. Otrzymane odsetki karne za zwłokę zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości będą stanowiły przychód finansowy.

W przypadku nieterminowej zapłaty składek ZUS lub uiszczenia ich w zaniżonej wysokości, spółka musi sama naliczyć odsetki za zwłokę, takie jak od zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym składki należało opłacić.

Odsetki za zwłokę w tym przypadku ujmuje się analogicznie jak odsetki naliczane przez kontrahentów tylko w korespondencji z kontem Rozrachunki z ZUS. Warto pamiętać, że jeżeli spółka nie zapłaci składek lub uiszcza je w zaniżonej wysokości, ZUS może wymierzyć dodatkową opłatę do wysokości 100 proc. wartości nieopłaconych składek.

Odsetki od pożyczki

Sposób ewidencji odsetek od pożyczki bez względu na to, czy została udzielona przez bank czy inny podmiot, będzie uzależniony od celu ich wykorzystania. W przypadku gdy środki finansowe zostały pozyskane na budowę środka trwałego, odsetki będą powiększały wartość środka trwałego. Zarówno te pobrane przez bank z góry, jak i płacone przy spłacie rat kredytu. W tym drugim przypadku należy pamiętać, że odsetki powiększają wartość środka trwałego do momentu przyjęcia go do używania, potem ujmowane są w księgach jako koszty finansowe.

Z kolei w przypadku pożyczki lub kredytu na bieżącą działalność ewidencja będzie uzależniona od momentu pobrania odsetek. Warto w związku z tym zwrócić uwagę na art. 39 ust. 4 ustawy o rachunkowości, według którego, jeżeli zgodnie z umową wartość otrzymanych finansowych składników aktywów jest niższa od zobowiązania zapłaty za nie, w tym również z tytułu emitowanych przez jednostkę papierów wartościowych, to różnica stanowi czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów, które odpisuje się w koszty finansowe w równych ratach, w ciągu okresu, na jaki zaciągnięto zobowiązanie. Oznacza to, że w przypadku odsetek pobranych przez bank z góry, ewidencja w momencie uruchomienia kredytu będzie przebiegała w następujący sposób: strona Wn konta 650 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów finansowych” - wartość pobranych z góry odsetek, strona Wn konta 130 „Rachunek bankowy” - wartość przelanych na konto środków z kredytu, strona Ma konta 160 „Kredyty bankowe” - wartość otrzymanego kredytu. Natomiast odpis odsetek w koszty za bieżący okres: strona Wn konta 756 „Koszty finansowe”, strona Ma konta 650 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów finansowych”. Jeżeli odsetki są naliczane, w miarę spłat rat kredytu, zalicza się je bezpośrednio do kosztów finansowych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład jak zaksięgować zapłatę wekslem

WAŻNA DATA

1 stycznia 2009 r. - od tego dnia spółki, które tworzą sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, będą musiały stosować opublikowany 29 marca 2007 r. standard MSR nr 23. Zgodnie z nowym standardem będzie istniała konieczność aktywowania kosztów finansowania zewnętrznego. W dotychczasowych regulacjach jest to jedno z możliwych rozwiązań.

AGNIESZKA POKOJSKA

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 39 ust. 4 oraz art. 42 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

- Art. 481 par. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

- Art. 51-53 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).