Czy można rozliczyć w księdze koszt na podstawie innego dokumentu niż faktura

RADA

Dowód zapłaty otrzymany przez Państwa firmę za szkolenie pracowników (w sytuacji gdy nie można uzyskać faktury) może być podstawą zaliczenia tego wydatku do kosztów. Dowód ten musi jednak zawierać wszystkie wymagane przepisami dane. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Na podstawie art. 24a ust. 1 i ust. 7 updof osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów zgodnie z odrębnymi przepisami. Zaliczenie przez nich poniesionych wydatków do kosztów jest warunkowane również spełnieniem wymogów wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenia).

Zasadniczo podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące (§ 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia).

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki, faktury korygujące i noty korygujące.

Jednakże na podstawie § 13 pkt 5 w związku z § 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia za dowody księgowe uważa się m.in. również dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Jeżeli zatem dowód zapłaty będzie zawierał powyższe dane, to w przypadku braku faktury mogą Państwo na jego podstawie zaliczyć do kosztów wydatek na szkolenie swoich pracowników. Z całą pewnością wydatek ten został poniesiony w celu uzyskania przychodu. Nie został również wyłączony z katalogu kosztów na podstawie art. 23 updof.

Niewątpliwe uzyskanie przez Państwa od firmy prowadzającej szkolenia faktury pozwoliłoby uniknąć ewentualnych sporów w tym względzie z organami podatkowymi. Brak faktury wynikający z niemożności jej uzyskania od wystawcy nie powinien jednak pozbawiać podatnika prawa do zaliczenia do kosztów faktycznie poniesionego wydatku, jeżeli z innego dowodu wynika fakt jego poniesienia.

• art. 22 ust. 1, art. 24a ust. 1 i 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1378

• § 12 ust. 3 pkt 1 i 2, § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Krzysztof Wieluński

ekspert z zakresu podatków dochodowych