Jak prowadzić księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków z pracownikami

RADA

Ewidencja wynagrodzeń w Państwa przypadku może być uznana za prowadzoną prawidłowo, gdy program kadrowo-płacowy pełni funkcję ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) dla syntetycznego konta 230 „Rozrachunki z pracownikami”. Program będzie pełnił taką funkcję, gdy tworzy imienną ewidencję wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników (naliczeń memoriałowych i faktycznych wypłat) zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia, w tym informację o saldzie zobowiązań wobec pracownika.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 16), że konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Zapisy i salda ksiąg pomocniczych powinny być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

WAŻNE!

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (czyli ewidencji analitycznej) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (czyli ewidencją syntetyczną) jednostka powinna ustalić w swojej polityce rachunkowości (zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości).

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), czy też komputerowych zbiorów danych. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy sporządzić zestawienia obrotów i sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych (art. 18 ust. 2).

Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości:

konta ksiąg pomocniczych prowadzi się między innymi dla: (...) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje jednak zakresu tych informacji. Przed 1 stycznia 2002 r. księgowa ewidencja analityczna rozrachunków z pracownikami polegała na obowiązkowym prowadzeniu „imiennych kart wynagrodzeń pracowników”. Ich obowiązująca wówczas treść obejmowała składniki istotne dla obliczenia płac, świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków. Treść tych kart, dotycząca sald zobowiązań i należności wobec każdego z pracowników, uzgadniana była z saldem konta syntetycznego 230 „Rozrachunki z pracownikami”. Imienne karty wynagrodzeń służyły też celom ubezpieczeniowym czy podatkowym, np. jako zbiór wiadomości niezbędnych dla sporządzania informacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych Rp-7, czy sporządzenia PIT-11 do urzędu skarbowego i dla pracownika.