REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków z pracownikami

Ewa Szczepankiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę od niedawna księgi rachunkowe w spółce zatrudniającej 26 pracowników. Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń są tu księgowane na koncie syntetycznym 230 i nie prowadzi się żadnych kont analitycznych do tego konta. Listy płac naliczane są za pomocą odrębnego programu kadrowo-płacowego. Czy księgowość wynagrodzeń prowadzona jest w sposób prawidłowy?

RADA

Autopromocja

Ewidencja wynagrodzeń w Państwa przypadku może być uznana za prowadzoną prawidłowo, gdy program kadrowo-płacowy pełni funkcję ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) dla syntetycznego konta 230 „Rozrachunki z pracownikami”. Program będzie pełnił taką funkcję, gdy tworzy imienną ewidencję wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników (naliczeń memoriałowych i faktycznych wypłat) zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia, w tym informację o saldzie zobowiązań wobec pracownika.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 16), że konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Zapisy i salda ksiąg pomocniczych powinny być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

WAŻNE!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (czyli ewidencji analitycznej) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (czyli ewidencją syntetyczną) jednostka powinna ustalić w swojej polityce rachunkowości (zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości).

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), czy też komputerowych zbiorów danych. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy sporządzić zestawienia obrotów i sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych (art. 18 ust. 2).

Księgi pomocnicze dla rozrachunków z pracownikami

Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości:

konta ksiąg pomocniczych prowadzi się między innymi dla: (...) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje jednak zakresu tych informacji. Przed 1 stycznia 2002 r. księgowa ewidencja analityczna rozrachunków z pracownikami polegała na obowiązkowym prowadzeniu „imiennych kart wynagrodzeń pracowników”. Ich obowiązująca wówczas treść obejmowała składniki istotne dla obliczenia płac, świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków. Treść tych kart, dotycząca sald zobowiązań i należności wobec każdego z pracowników, uzgadniana była z saldem konta syntetycznego 230 „Rozrachunki z pracownikami”. Imienne karty wynagrodzeń służyły też celom ubezpieczeniowym czy podatkowym, np. jako zbiór wiadomości niezbędnych dla sporządzania informacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych Rp-7, czy sporządzenia PIT-11 do urzędu skarbowego i dla pracownika.

Użyteczność ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami wykraczała poza potrzeby wynikające z obecnie obowiązującego brzmienia ustawy o rachunkowości. Pomimo to należy pamiętać, że organizując sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami, należy wziąć pod uwagę nie tylko przepisy dotyczące rachunkowości, lecz również przepisy prawa pracy, przepisy podatkowe oraz dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy jednostka nie posiada odrębnych służb kadrowo-płacowych, tworzących odpowiednie raporty.

WAŻNE!

Organizując sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych w przypadku rozrachunków z pracownikami, należy wziąć pod uwagę nie tylko przepisy dotyczące rachunkowości, lecz również przepisy prawa pracy, przepisy podatkowe i dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, zwłaszcza jeśli jednostka nie posiada odrębnych służb kadrowo-płacowych, tworzących odpowiednie raporty.

Przepisy prawa pracy (§ 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,) nakładają na każdego pracodawcę, a więc również tego prowadzącego księgi handlowe, obowiązek prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Autopromocja

Także w przypadku mniejszych podmiotów gospodarczych (osób niezobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, lecz prowadzących księgę przychodów i rozchodów, jak i w przypadku osób rozliczających podatek z działalności gospodarczej w postaci ryczałtu) istnieje obowiązek prowadzenia indywidualnych (imiennych) kart przychodów pracowników, których treść szczegółowo określają przepisy.

W każdym z wymienionych przypadków dotyczących obowiązku prowadzenia kart wynagrodzeń (przychodów) chodzi oczywiście o ochronę praw pracowników, ale również o umożliwienie kontroli prawidłowości naliczeń zobowiązań budżetowych z tytułu podatków i ubezpieczeń.

Program komputerowy jako księgi pomocnicze

Obecnie wiele jednostek, nie tylko tych dużych, wykorzystuje w swojej pracy komputerowe programy płacowe lub kadrowo-płacowe. W programach tych sporządza się listy wynagrodzeń, informacje podatkowe (PIT-11) i inne, deklaracje DRA i inne ubezpieczeniowe, zaświadczenia o zarobkach, itp. Program często ma również możliwość tworzenia różnego rodzaju innych raportów i zestawień, w tym dowolnych kart wynagrodzeń. Częstym ułatwieniem jest możliwość sporządzenia polecenia księgowania dotyczącego list wynagrodzeń i wyeksportowania go w programie finansowo-księgowym. Aby jednak komputerowe zbiory danych, zawarte w programie płacowym, mogły prawidłowo funkcjonować jako księgi pomocnicze, powinny w pełni odzwierciedlać wszelkie wydarzenia związane nie tylko z naliczeniem zobowiązań, ale również z ich wypłatą wobec każdego z pracowników. Fakt wypłaty wynagrodzenia, księgowany według wyciągu bankowego czy raportu kasowego na koncie syntetycznym 230, powinien być pod odpowiednią datą zaksięgowany również w księgach pomocniczych, którymi jest program płacowy. W efekcie będzie można uzyskać informacje o saldzie zobowiązań wobec poszczególnych pracowników w dowolnym miesięcznym przekroju czasowym i uzgodnić je z księgą główną - kontem syntetycznym 230 (według zasady - suma sald ksiąg pomocniczych jest równa saldu księgi głównej).

Większość popularnych na naszym rynku programów płacowych, w tym np. moduł płacowy czy kadrowo-płacowy programu Symfonia, nie spełnia jednak takich warunków. Naszym zdaniem z tego względu nie wypełniają wszystkich warunków koniecznych dla istoty ksiąg pomocniczych. W przypadku gdy program płacowy jedynie nalicza wynagrodzenia do listy płac, a nawet tworzy polecenia księgowania do księgi głównej, jest jedynie księgowym urządzeniem pomocniczym, ale zasadniczo w tego typu sytuacji rozrachunki z pracownikami należy prowadzić nie z użyciem konta syntetycznego 230, lecz na kontach analitycznych 230-P według nazwisk poszczególnych pracowników. Taki sposób ewidencji nie wydaje się zbyt pracochłonny wobec powszechnego stosowania technik informatycznych. Prezentujemy kilka przykładów prawidłowego prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z pracownikami, z użyciem różnorodnych technik.

PRZYKŁAD 1

Spółka z o.o. zatrudniająca 150 pracowników prowadzi księgowość za pomocą programu komputerowego. Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń prowadzone są na koncie 230, do którego przypisana jest analityka według kartoteki pracowników. Naliczenia wynagrodzeń i wszelkich elementów podatkowych i ubezpieczeniowych oraz innych potrąceń wykonywane są w osobnym programie płacowym, według list płac, dla każdego z pracowników. Elementy, które mają zostać zaksięgowane, otrzymały zdefiniowane przez spółkę dekrety. Na ich podstawie wykonuje się (automatycznie) polecenie księgowania, które można wyeksportować do programu księgowego. Zgodnie z regulaminem wynagradzania wypłaty wynagrodzeń dokonywane są w dwóch ostatnich dniach roboczych miesiąca, którego dotyczą i księgowane są na podstawie raportów kasowych oraz wyciągów bankowych. Salda kont analitycznych konta 230 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” powinny na koniec miesiąca wykazywać wartości zerowe.

Naliczenia i elementy polecenia księgowania listy płac, w odniesieniu do jednego z pracowników (pracownik X), według listy płac za marzec 2008 r.

Kwota Konto Wn Konto Ma

1. Kwota wynagrodzenia brutto 2 000,00 zł 404 230-P

2. Składka na ubezpieczenie emerytalne (9,76%) 195,20 zł

3. Składka na ubezpieczenie rentowe (1,5%) 30,00 zł

4. Składka na ubezpieczenie chorobowe (2,45%) 49,00 zł

5. Składka na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika razem (2 + 3 + 4) 274,20 zł 230-P 220-1

6. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 1 725,80 zł

7. Koszty uzyskania przychodu 111,25 zł

8. Podstawa naliczenia podatku (po zaokrągleniu do pełnych złotych) 1 615,00 zł

9. Podatek 19% (kwota pomniejszająca podatek 48,90 zł przysługuje) 257,95 zł

10. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (9%) 155,32 zł 230-P 220-2

11. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku dochodowego (7,75%) 133,75 zł

12. Podatek minus składka na ubezpieczenie zdrowotne 124,20 zł

13. Podatek po zaokrągleniu do zapłaty do urzędu skarbowego 124,00 zł 230-P 220-3

14. Kwota netto 1 446,48 zł

15. Spłata pożyczki z ZFŚS 100,00 zł 230-P 234-P

16. Składka na ubezpieczenie grupowe na życie 50,00 zł 230-P 205-1

17. Kwota netto do wypłaty dla pracownika 1 296,48 zł

Księgowania (obejmujące pracownika X)

1. Polecenie księgowania dotyczące listy płac za marzec 2008

a) wynagrodzenie brutto

Wn konto 404„Wynagrodzenia” 2 000,00 zł

Ma konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 2 000,00 zł

b) składka na ubezpieczenia społeczne za pracownika

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 274,20 zł

Ma konto 220-1„Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne” 274,20 zł

c) składka na ubezpieczenie zdrowotne potrącona

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 155,32 zł

Ma konto 220-2„Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenia zdrowotne” 155,32 zł

d) podatek dochodowy

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 124,00 zł

Ma konto 220-3„Rozrachunki z Urzędem Skarbowym” (w analityce: z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych) 124,00 zł

e) spłata pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (potrącenie)

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem X” 100,00 zł

Ma konto 234-P„Inne rozrachunki z pracownikami - rozrachunki z pracownikiem X z tytułu pożyczki z ZFŚS” 100,00 zł

f) składka na ubezpieczenie grupowe na życie (potrącenie)

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem” 50,00 zł

Ma konto 205-1„Pozostałe rozrachunki” (w analityce: rozrachunki z PZU Życie z tytułu ubezpieczeń grupowych na życie) 50,00 zł

2. Wypłata wynagrodzenia przelewem na rachunek bankowy, wyciąg bankowy z 31 marca 2008 r.

Wn konto 230-P„Rozrachunki z pracownikiem” 1 296,48 zł

Ma konto 131„Bieżący rachunek bankowy” 1 296,48 zł

PRZYKŁAD 2

Niewielka jednostka, spółka z o.o., prowadzi ręcznie księgi handlowe, w formie tabelarycznej, w postaci tzw. amerykanki. Zatrudnia okresowo od jednego do kilku pracowników. Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń księgowane są na podstawie list wynagrodzeń na konto syntetyczne 230 (amerykanka). Ewidencja analityczna rozrachunków z pracownikami prowadzona jest w arkuszu Microsoft Excel. W tym samym arkuszu kalkulacyjnym pozaksięgowo naliczane są również elementy do podatku (np. wynagrodzenie narastająco, stawka podatkowa, koszty uzyskania przychodu, przysługująca kwota ulgi podatkowej, kwota podatku wraz z ubezpieczeniem zdrowotnym, ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku itp.) i ubezpieczeń (podstawa ubezpieczeń społecznych, podstawa ubezpieczeń zdrowotnych, składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona zapłacona i odliczona od podatku itp.). Na koniec roku bilansowego spółka drukuje zapisy analityczne rozrachunków z pracownikami i dołącza do księgi w formie luźnych imiennych kart wynagrodzeń pracowników. Ponadto wydruki ewidencji analitycznej rozrachunków z poszczególnymi pracownikami wraz z naliczeniem wynagrodzeń, elementów podatkowych oraz ubezpieczeniowych dołączane są do teczek osobowych pracowników. Na ich podstawie sporządza się PIT-11 i PIT-40 dla poszczególnych pracowników.

PRZYKŁAD 3

Biuro rachunkowe prowadzi księgowość niewielkiej spółki z o.o., wykorzystując do tego celu program finansowo-księgowy. Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń księgowane są na koncie 230 z podpiętą analityką (kartoteką pracowników). W efekcie na koncie każdego pracownika dokonywane są zapisy związane z naliczeniem i wypłatą wynagrodzeń. Wyliczenie wynagrodzeń i ich obciążeń publicznoprawnych dokonywane jest w arkuszu kalkulacyjnym, tam też tworzony jest dokument „lista wynagrodzeń” i polecenie księgowania do niej, przepisywane (ręcznie) do programu finansowo-księgowego. Ponadto w arkuszu kalkulacyjnym tworzone są raporty - zestawienia danych do wyliczenia miesięcznej sumy zaliczek PIT-4 według poszczególnych miesięcy, drukowane co miesiąc jako załącznik do wyciągów bankowych dokumentujących wpłatę zaliczki na podatek dochodowy pracowników, raporty miesięczne do deklaracji rocznej PIT-4R, raporty imienne pracowników - zestawienia roczne według kolejnych miesięcy wypłaconych wynagrodzeń oraz ich obciążeń publicznoprawnych do PIT-11 i PIT-40.

Dokonywane są miedzy innymi następujące uzgodnienia. Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wyliczone w arkuszu kalkulacyjnym porównywane są z tymi samymi składkami wyliczonymi w programie Płatnik podczas tworzenia deklaracji rozliczeniowych za dany miesiąc. Raporty do wyliczenia danych do PIT-11 i PIT-40 porównywane są z wybranymi zapisami na koncie pracowniczym 230-P, przy uwzględnieniu okresu od grudnia roku poprzedniego do listopada roku bieżącego, z tego względu, że wynagrodzenia wypłacane są dnia 10. miesiąca następującego po tym, którego dotyczą. I tak porównuje się sumę kwot dotyczącą wybranych zapisów na kontach:

1) porównanie kwoty wynagrodzenia brutto (Wn konto 404/Ma konto 230-P), wynagrodzenia chorobowego (Wn konto 414/Ma konto 230-P), zasiłku chorobowego (Wn 220-4/Ma 230-P) z pozycją wynagrodzenia brutto ogółem w podatkowej deklaracji rocznej pracownika.

2) porównanie kwoty składek na ubezpieczenie społeczne za pracownika (Wn konto 230-P/ /Ma 220-1), z sumą składek na ubezpieczenie społeczne w PIT rocznym.

3) porównanie kwot podatku zapłaconego za pracownika do urzędu skarbowego (Wn konto 230-P/Ma konto 221-3) z pozycją podatku w PIT rocznym.

• art. 10, art. 16-18 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• § 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 125, poz. 869

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    PGNiG obniża ceny gazu dla gospodarstw domowych. Ale nadal ponad 90 zł/MWh drożej od ceny zamrożonej do połowy 2024 roku

    W czwartek 29 lutego 2024 r. Prezes Urzędu Regulacji Energetyki zatwierdził obniżenie o 8,3 proc. (do 290,97 zł/MWh) zatwierdzonej w grudniu 2023 r. i obowiązującej w 2024 r. taryfy na sprzedaż gazu dla gospodarstw domowych i innych tzw. odbiorców uprawnionych przez spółkę PGNiG Obrót Detaliczny. Ale do 30 czerwca 2024 r. cena netto gazu dla odbiorców uprawnionych (w tym odbiorców w gospodarstwach domowych) została zamrożona na poziomie 200,17 zł/MWh.

    Tabela kursów średnich NBP z 29 lutego 2024 roku [nr 043/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 lutego 2024 roku - nr 043/A/NBP/2024. Jaki dziś kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Czy w ramach ulgi rehabilitacyjnej można odliczyć remont łazienki?

    Ulga rehabilitacyjna a remont łazienki. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów remontu, adaptacji  i wyposażenia łazienki dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?

    Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

    Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

    Od marca 2024 r. posiadacze obligacji zaczną tracić pieniądze. Opłaca się zamienić obligacje starych emisji na nowe

    Mocne hamowanie inflacji w Polsce jakie obserwujemy w ostatnich miesiącach powoduje nawet kilkukrotny spadek oprocentowania obligacji skarbowych indeksowanych inflacją. Na razie dotyczy to obligacji cztero- i dziesięcioletnich o łącznej wartości około 4,5 miliardów złotych, ale w najbliższych miesiącach kwota ta może szybko rosnąć. Rozwiązaniem jest zamiana posiadanych papierów na nowe. Dzięki temu Polacy (w sumie) mogą zarobić  nawet około o 65 milionów złotych więcej.

    Projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości przyjęty przez rząd

    Projektowane przepisy nakładają na firmy z siedzibą w Polsce obowiązek publikacji danych o podatkach zapłaconych w krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

    Rząd przyjął dzisiaj projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości

    Na dzisiejszym posiedzeniu Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości oraz o biegłych rewidentach, firmach audytorskich i nadzorze publicznym. Przyjęty również został projekt ustawy zobowiązujący firmy do stosowania unijnych zasad dostępności w niektórych produktach i usługach.

    Właściwa weryfikacja kontrahentów to klucz do ograniczenia ryzyka sankcji gospodarczych

    Właściwa weryfikacja kontrahentów jest niezbędna w celu ograniczenia ryzyka sankcji gospodarczych. Weryfikacja powinna obejmować ustalenie struktury właścicielskiej i rzeczywistych beneficjentów kontrahentów.

    Wartość inwestycji firm amerykańskich w Polsce wynosi 26 mld USD. Najwięcej w obszarze oprogramowania

    Wartość inwestycji firm amerykańskich w Polsce wynosi 26 mld USD, stanowiąc tym samym 12 proc. wszystkich inwestycji zagranicznych w naszym kraju. Najwięcej przedsiębiorstw, bo aż 140, działa w obszarze oprogramowania.

    Koszty uzyskania przychodów 2024 - umowa o pracę, zlecenie, umowa o dzieło

    Jakie koszty uzyskania przychodu (tzw. koszty podatkowe) w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) można uwzględniać (potrącać) na umowie o pracę, umowie zlecenia i umowie o dzieło?

    REKLAMA