Refundacja kosztów związanych z zatrudnieniem młodego pracownika w księgach rachunkowych

Mimo spadającego poziomu bezrobocia sytuacja na rynku pracy młodych ludzi kończących szkoły nadal jest bardzo trudna. Od 1 stycznia 2016 r. będą dostępne nowe instrumenty wspierające ich zatrudnienie. Warto wiedzieć, jak ująć skutki ich zastosowania w księgach pracodawcy.

Kto skorzysta

Zakład pracy, który zatrudni pracownika poniżej 30. roku życia, może skorzystać z nowego narzędzia wspierającego rozwój rynku pracy określonego w art. 150f i art. 150g ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy te zostały wprowadzone ustawą z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. poz. 1814), która weszła w życie 21 listopada 2015 r. Instrument ten powinien spowodować zmniejszenie liczby pozapracowniczych form zatrudnienia i ułatwić przechodzenie do zatrudnienia w ramach umowy o pracę, w tym w dalszej perspektywie również na umowy o pracę na czas nieokreślony. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu, pierwszeństwo w skierowaniu do pracodawcy na stanowisko pracy objęte refundacją części kosztów wynagrodzenia i składek na ubezpieczenia społeczne będą mieli absolwenci wszystkich poziomów szkół podejmujący po raz pierwszy w życiu zatrudnienie w ramach umowy o pracę.

Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Pracodawcy będą mogli się ubiegać o zawarcie umowy ze starostą, jeśli zatrudnią w swoim zakładzie pracy skierowanego przez urząd pracy bezrobotnego do 30. roku życia. Nie będzie miał znaczenia rodzaj pracy. Ważne będzie natomiast to, że zatrudniony bezrobotny powinien być pracownikiem nie tylko przez czas, na jaki została zawarta umowa, lecz także przez kolejnych 12 miesięcy. Ustawa wymaga, że zatrudnienie powinno być w wymiarze pełnego etatu. Umowy takie będą mogły być zawierane w okresie od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2017 r., a refundacja będzie dokonywana w latach 2016–2018. [przykład 1]

Zauważyć należy, że starosta nie będzie mógł zawrzeć umowy o powyższą refundację z pracodawcą, u którego w okresie ostatnich 6 miesięcy przed złożeniem wniosku nastąpiło zmniejszenie zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy.

Pełnokrwista postać księgowego, czyli wiedza, praktyka i etyka

Kwota refundacji obejmować będzie część kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne skierowanych bezrobotnych do 30. roku życia. Kwota ta powinna być uzgodniona w umowie. Nie może jednak przekraczać kwoty ustalonej jako iloczyn liczby zatrudnionych skierowanych bezrobotnych w miesiącu oraz kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującej w ostatnim dniu zatrudnienia każdego rozliczanego miesiąca i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia. [przykład 2]

Ewidencja

W księgach rachunkowych wynagrodzenie ujmowane jest na koncie kosztów rodzajowych „Wynagrodzenia” w miesiącu, w którym była świadczona praca niezależnie od terminu wypłaty tego wynagrodzenia pracownikowi. Z kolei składki emerytalne, rentowe i wypadkowa obciążające pracodawcę ewidencjonowane są na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników”. Zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów ujmujemy je w okresie, w którym świadczona była praca. Nie ma znaczenia, kiedy zostaną odprowadzone do ZUS.

Jak ująć w księgach rachunkowych nieodpłatne świadczenie

Refundację kosztów związaną z zatrudnieniem ujmuje się jako pozostały przychód operacyjny na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h ustawy o rachunkowości. Jest to bowiem przychód pośrednio związany z działalnością operacyjną jednostki. [przykład 3]

Prawidłowym rozwiązaniem w księgach rachunkowych będzie także zmniejszenie kosztów działalności operacyjnej, tj. kosztów wynagrodzenia i ubezpieczeń społecznych. To rozwiązanie można zastosować jedynie wtedy, gdy refundacja z urzędu pracy nastąpi w tym samym roku, co poniesienie kosztów. [przykład 4]

Ujęcie zwrotu

Nowelizacja ustawy przewiduje też sytuacje, gdy konieczny może być zwrot refundacji. Nastąpi to po pierwsze, gdy pracodawca nie będzie wywiązywał się z umowy. Zwrot uzyskanej pomocy nastąpi w kwocie proporcjonalnej do okresu, w którym nie utrzymano zatrudnienia skierowanej osoby, wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia otrzymania refundacji za pierwszy miesiąc, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty.

Po drugie, gdy w czasie trwania umowy lub w okresie kolejnych 12 miesięcy po jej zakończeniu nastąpi rozwiązanie stosunku pracy przez bezrobotnego lub wygaśnięcie stosunku pracy lub osoba ta zostaje zwolniona z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych (na podstawie art. 52 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), starosta kieruje na zwolnione stanowisko pracy innego bezrobotnego. Jeśli pracodawca przyjmie go do pracy, to umowa zachowuje moc. Jeśli natomiast pracodawca odmówi przyjęcia go do pracy, to zwraca uzyskaną pomoc w kwocie proporcjonalnej do okresu, w którym nie utrzymano zatrudnienia skierowanej osoby wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia otrzymania pierwszej refundacji, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty. W przypadku braku możliwości skierowania bezrobotnego przez urząd pracy na zwolnione stanowisko pracy pracodawca lub przedsiębiorca nie zwracają uzyskanej pomocy za okres, w którym uprzednio skierowany bezrobotny pozostawał w zatrudnieniu.

Polecamy: IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Zwrot kwoty refundacji będzie ujmowany na podstawie wyciągu bankowego jako pozostały koszt operacyjny. Odsetki ujmowane będą jako koszt finansowy.

Na koniec należy podkreślić, że omawiana refundacja jest udzielana zgodnie z warunkami dopuszczalności pomocy de minimis. ©?

PRZYKŁAD 1

Stosunek pracy

Starosta zawarł umowę ze spółką ABC sp. z o.o. na zatrudnienie dwóch osób do 30. roku życia od 1 lutego 2016 r. Umowa o refundację została zawarta na 12 miesięcy. Powyższe oznacza, że stosunek pracy powinien być utrzymany co najmniej do 31 stycznia 2018 r., czyli jeszcze 12 miesięcy po upływie rocznego okresu umowy.

PRZYKŁAD 2

Maksymalna kwota

Spółka ABC Sp. z o.o. zatrudniła trzech bezrobotnych. Wynagrodzenie, jakie im zgodnie z umową o pracę przysługuje, to 3000 zł brutto plus premia motywacyjna 500 zł. Maksymalna kwota miesięcznej refundacji to:

w części dotyczącej wynagrodzeń 3 x 1850 zł = 5550 zł,

w części dotyczącej składek na ubezpieczenia społeczne 3 x 1850 zł x (9,76 proc.+ 6,5 proc. + 1,8 proc.) = 3 x 334,11 zł = 1002,33 zł.

Razem 6552,33 zł.

PRZYKŁAD 3

Częściowe odzyskanie wypłaconych wynagrodzeń

Spółka WWD SA zatrudniała w lutym 2016 r. troje bezrobotnych, wynagrodzenie brutto każdego to 4000 zł. Kwota redukcji wynagrodzeń i składek ZUS wyniosła 6552,33 zł. Refundacja ta wpłynęła na konto spółki 2 kwietnia 2016 r.

Ewidencję kosztów wynagrodzeń wraz z narzutami oraz częściowy zwrot tych kosztów można ująć w księgach rachunkowych zapisami:

Objaśnienia:

1. Kwota brutto wynagrodzenia na podstawie listy płac to 12 000 zł (3 x 4000 zł): strona Wn konta Wynagrodzenia, strona Ma konta Rozrachunki z pracownikami.

2. Zarachowanie składek obciążających pracodawcę (emerytalne, rentowe, wypadkowe, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) [3 x 4000 zł x (9,76 proc. + 6,5 proc. + 1,8 proc. + 2,45 proc. + 0,1 proc.)] = 3 x 824,40 zł = 2473,20 zł:

● strona Wn konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,

● strona Ma konta Rozrachunki z ZUS.

3. Wpływ środków z urzędu pracy na podstawie wyciągu bankowego to kwota 6552,33 zł: strona Wn konta Rachunek bieżący, strona Ma konta Pozostałe przychody operacyjne.

PRZYKŁAD 4

Zmniejszenie kosztów

Spółka Kowalski i Nowak sp. j. zatrudniła bezrobotnego do 30. roku życia na podstawie skierowania z urzędu pracy. Zawarto umowę ze starostą o refundację wynagrodzenia i składek. Wynagrodzenie pracownika wynosi brutto 2500 zł. Składki obciążające pracodawcę 525,25 zł. Kwota refundacji wynagrodzenia wynosi 1850 zł, a składek do ZUS 334,11 zł. Spółka otrzymała refundację ostatniego dnia miesiąca, w którym była świadczona praca, i ujmuje ją jako zmniejszenie kosztów.

Objaśnienia:

1. Kwota brutto wynagrodzenia na podstawie listy płac 2500 zł: strona Wn konta Wynagrodzenia, strona Ma konta Rozrachunki z pracownikami.

2. Zarachowanie składek obciążających pracodawcę (emerytalne, rentowe, wypadkowe, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) [2500 x (9,76 proc. + 6,5 proc. + 1,8 proc. + 2,45 proc. + 0,1 proc.)] = 525,25 zł:

● strona Wn konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,

● strona Ma konta Rozrachunki z ZUS.

3. Wpływ środków z urzędu pracy na podstawie wyciągu bankowego 2184,11 zł (334,11 zł + 1850 zł): strona Wn konta Rachunek bieżący, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki z UP.

4. Korekta kosztów (zapis może być też dokonany stornem czerwonym) tu storno czarne:

● strona Wn konta Pozostałe rozrachunki z UP 2184 zł;

● strona Ma konta Wynagrodzenia 1850 zł;

● strona Ma konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 334,11 zł.

dr Katarzyna Trzpioła

Katedra Finansów i Rachunkowości UW

Podstawa prawna:

- Art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

- Art. 150f i art. 150g ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 149 ze zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM