Jak ująć w księgach rachunkowych nieodpłatne świadczenie

Często pracodawcy oprócz comiesięcznej wypłaty wynagrodzeń w formie pieniężnej oferują pracownikom inne świadczenia przekazywane zarówno systematycznie, jak i okazjonalnie. Świadczenia te wywołują określone skutki w podatku dochodowym po stronie pracownika. W przeważającej części nie pozostają również obojętne w kwestii ich oskładkowania.

Świadczenia pracownicze są ważnym elementem polityki kadrowej, wpływają na wizerunek pracodawcy, ale z jego punktu widzenia pełnią też określoną rolę – motywującą albo prewencyjną w odniesieniu do absencji pracowniczych lub przestojów w pracy załogi. Do najbardziej powszechnych świadczeń, które budzą jednocześnie najwięcej kontrowersji podatkowych, należą organizowanie spotkań integracyjnych (najczęściej towarzyszą spotkaniom o charakterze służbowym/szkoleniowym), wykupowanie polis odpowiedzialności cywilnej związanej z podejmowaniem decyzji cechujących się wysokim stopniem ryzyka (np. dla członków zarządów i rad nadzorczych czy innych grup pracowników), wykupowanie polis na życie dla pracowników oraz zapewnianie pracownikom dojazdu do pracy przez organizowanie zbiorowego transportu czy poczęstunek pracowników.

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Jednak nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu.

Organy podatkowe znacznie złagodziły swoje dotychczasowe stanowisko w sprawie osiągania przez pracowników przychodów z tytułu uzyskania od pracodawcy nieodpłatnych świadczeń. W bieżącym roku pojawiło się wiele interpretacji podatkowych, z których wynika, że wymienione na wstępie grupy pracowników w ogóle nie uzyskują przychodu w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia im bezpłatne świadczenia.

Limit prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2016 r.

Przykładem mogą być interpretacje dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-116/15/MK i z 15 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-311/15/MD. W interpretacjach tych organ jednoznacznie twierdzi, że pracownik nie uzyskuje przychodu opodatkowanego z tytułu uzyskanych nieodpłatnych świadczeń. Nowe stanowisko organów podatkowych jest podyktowane wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, w którym stwierdzono, że „za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie) i w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy), oraz które przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. Jednocześnie korzyść ta powinna być wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi, a nie dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów”. W związku z tym należy przyjąć, że gdy dokonanie nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników leży wyłącznie w interesie pracodawcy, a nie ich samych, nie generuje u pracowników przychodu z nieodpłatnych świadczeń.

Otrzymanie nieodpłatnego świadczenia musi dotyczyć konkretnego pracownika, gdyż to on jest podatnikiem jako osoba fizyczna. Jeżeli spółka kupuje kosz jabłek z własnej inicjatywy i stawia go w pomieszczeniu socjalnym, do częstowania się dla wszystkich, wówczas nie trzeba płacić od nich składek ubezpieczeniowych i podatku od każdego pracownika, jeśli oczywiście ilość zakupionych jabłek jest racjonalna. W rezultacie wartość udostępnionych pracownikom jabłek nie stanowi przychodu dla tych osób. Przychód bowiem nie powstanie w sytuacji, gdy niemożliwe jest skonkretyzowanie odbiorcy świadczenia, jak również gdy nie można zindywidualizować wartości świadczenia przypadającego na konkretną osobę. Zatem na firmie nie ciążą obowiązki płatnika z tytułu udostępnienia jabłek pracownikom. Ponadto gdy odwiedzający firmę kontrahenci częstują się owocami, koszt taki może zatem stanowić koszt uzyskania przychodu i pomniejszać tym samym kwotę należnego podatku dochodowego. Ujęcie takiego kosztu w księgach rachunkowych znajdzie odzwierciedlenie na koncie zespołu 4 (koszty rodzajowe). ©?

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

PRZYKŁAD

Jabłka dla zatrudnionych

Jednostka zakupiła dla pracowników jabłka. Faktura dokumentująca ten zakup opiewała na kwotę brutto 98,40 zł (w tym VAT 18,40 zł). Zakupione jabłka przekazano pracownikom bezpośrednio po zakupie. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach zespołu 4.

Objaśnienia:

1. Faktura za zakup jabłek:

a) wartość brutto kwota 98,40 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu oraz strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu kwota 18,40 zł: strona Wn konta VAT naliczony oraz strona Ma konta Rozliczenie zakupu,

c) wartość netto kwota 80,00 zł: strona Wn konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia oraz strona Ma konta Rozliczenie zakupu.

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna:

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

- Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).