REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesne archiwum online i offline

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Nowoczesne archiwum online i offline
Nowoczesne archiwum online i offline
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Porządek w dokumentach to dla każdej firmy – niezależnie od jej wielkości – niemałe wyzwanie. Jak uporządkować wszystko tak, by każdy dokument można było znaleźć bez problemu w ciągu kilku sekund? Jak zarządzać archiwum, by nie tracić czasu na przerzucanie kolejnych segregatorów? Integracja tradycyjnego archiwum z wersją elektroniczną jest idealną receptą na każdy bałagan w dokumentach.

REKLAMA

Autopromocja

Jak zachować porządek w dokumentach firmowych?

Umowy z pracownikami, faktury i inne dokumenty księgowe, gwarancje, umowy z kontrahentami, pisma urzędowe i korespondencja biznesowa, zwrotki i nadania – wszystkie te dokumenty będące codziennością każdej firmy już po 2-3 latach jej prowadzenia dają dość pokaźną liczbę segregatorów. Jeśli dodamy do tego fakt, że w czasie funkcjonowania firmy system archiwizacji dokumentów zmienił się 2-3 razy (np. ze względu na zmianę obsługującej go asystentki), to okazuje się, że zorientowanie się w tym, gdzie umieszczona jest np. faktura za ekspres, który musimy dać do naprawy, jest poważnym wyzwaniem. A gdyby tak mieć system, który pozwala archiwizować każdy dokument w wersji elektronicznej i do tego umożliwia znalezienie go w wersji papierowej w kilka sekund? To możliwe – np. z wykorzystaniem systemu SaldeoSMART.

System dzięki wykorzystaniu technologii OCR pozwala na szybkie zeskanowanie każdego dokumentu dostępnego w formie papierowej i jego archiwizację w wersji elektronicznej. Nie jest to jedynie przechowywanie skanów – czyli obrazów – faktur lub dokumentów, ale także możliwość ich edytowania, wprowadzania zmian czy dodawania do nich dodatkowych informacji – np.: numerów porządkowych czy opisów. Pozwala to na stworzenie elektronicznego archiwum dowolnych typów dokumentów, które dostępne będą online przez 24 godziny na dobę 365 dni w roku dla każdego, komu zostanie ono udostępnione. W razie potrzeby odnalezienie jakiegokolwiek dokumentu i jego wydrukowanie lub przesłanie mailem zajmuje dosłownie kilka sekund.

Archiwum online z możliwością edycji gromadzonych w nim dokumentów i tworzenia własnych baz danych umożliwia również precyzyjne oznaczenie miejsca lokalizacji papierowej wersji dokumentu. Zamiast przeszukiwać segregatory, by odnaleźć określony dokument, wystarczy go wyszukać drogą elektroniczną, a dołączony komentarz czy numer powie nam, gdzie konkretnie znajduje się jego oryginał. Pozwala to nie tylko na jego szybkie znalezienie, ale również utrzymanie porządku w dokumentacji (jeśli dokument trzeba ponownie zarchiwizować, wystarczy sprawdzić, gdzie powinien się znaleźć, i odłożyć go w dokładnie wskazane miejsce).

Co daje posiadanie zintegrowanego archiwum online i offline?

  • Oszczędność czasu związanego z wyszukiwaniem dokumentów.
  • Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie.
  • Dostęp do elektronicznych wersji dokumentów 24 godziny na dobę z każdego miejsca na świecie.
  • Porządek w dokumentacji dzięki możliwości kategoryzacji i tworzenia różnorodnych zestawień i opisów.
  • Możliwość precyzyjnego odnajdywania dokumentów w wersji papierowej dzięki dokładnej bazie danych dostępnej w wersji elektronicznej.
  • Ułatwienie i przyspieszenie pracy każdej osoby, która w ramach swoich obowiązków służbowych zarządza fakturami, dokumentami (nie tylko księgowymi), umowami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Autor: SaldeoSMART

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir od 2026 roku. Lista zmian od 1 stycznia

Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Sprawdziliśmy co się zmieni w zasadach prowadzenia pkpir w porównaniu do obecnego stanu prawnego.

Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

REKLAMA

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

REKLAMA

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

REKLAMA