REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczny obieg dokumentów w obszarach fakturowania i księgowości

Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia
Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana systemu obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny, w obszarach fakturowania i księgowości, może przynieść konkretne korzyści - i to zarówno z perspektywy właścicieli firm, jak i księgowych.

Istnieje co najmniej kilka powodów, dla których przedsiębiorstwa powinny migrować z tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych do obiegu elektronicznego. Korzyści z tym związane są ewidentne, choć różne z perspektywy właściciela i pracowników operacyjnych.

REKLAMA

Autopromocja

Perspektywa właściciela

Dla właściciela biznesu kluczowe wyzwania koncentrują się na osiąganiu zyskowności firmy (wynik ekonomiczny), zapewnieniu jej bezpieczeństwa (stabilna pozycja, zgodność z wymogami - compliance) oraz rozwoju (konkurencyjność). Przejście firmy na elektroniczny obieg dokumentów ma pozytywne przełożenie na każdy z tych punktów.

Nawet jeśli zawęzimy wdrożenie elektronicznego obiegu tylko do e-faktur i e-deklaracji, odejście od przetwarzania przez firmę danych z wydruków oznacza:

  1. realne oszczędności związane z wyeliminowaniem kosztów przesyłek pocztowych, druku, papieru i pakowania wysyłek (faktury), przyspieszeniem procesów (szybkie przetwarzanie), uwolnieniem czasu pracy, redukcją kosztów archiwizacji, zwiększeniem efektywności w szeroko rozumianym obszarze raportowania.
  2. wyeliminowanie błędów i ich konsekwencji w procesowaniu dokumentów (przepisywanie danych, niepotrzebne korekty dokumentów),
  3. innowacyjność rozumiana jako automatyzacja i przyspieszenie procesów w obszarach księgowania, fakturowania, ewidencji dokumentów, wyszukiwania informacji oraz raportowania – jej pozytywnym skutkiem jest uwolnienie znacznej ilości czasu pracy,
  4. poczucie pewności pracy w oparciu o kompletne i rzetelne dane, co przekłada się zarówno na zgodność danych w sprawozdawczości, jak i na jakość procesów decyzyjnych.

Nie bez znaczenia jest też to, że elektroniczny obieg dokumentów ułatwia firmie wdrażanie polityki bezpieczeństwa – pozwala uszczelnić obieg zabezpieczając przed niepowołanym dostępem, a także chronić dokumenty przed zniszczeniem czy zgubieniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dla właściciela zyskowność wiąże się m.in. z potrzebą generowania oszczędności (poprzez redukowanie kosztów), a konkurencyjność z potrzebą ciągłego doskonalenia działań pracowników (móc wykonać więcej działań, szybciej lub lepiej). Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów wyraźnie wpisują się w obie te potrzeby.

Dodatkowy benefit to zarządzanie wiedzą

W przedsiębiorstwach większa część wiedzy (wedle różnych źródeł od ponad 50% do ponad 80%) przechowywana jest w dokumentach. Jak wiadomo, zdolność wykorzystywania dostępnej w firmie wiedzy warunkuje jej sukces rynkowy. W tym kontekście wdrożenie elektronicznego obieg dokumentów w zakresie nie ograniczonym tylko do faktur i deklaracji ma o tyle duże znaczenie, że to właśnie dane cyfrowe pozwalają efektywnie zarządzać wiedzą – wyszukiwać, agregować, przetwarzać i wizualizować informacje zawarte często w wielu różnych dokumentach.

Z perspektywy księgowych…

Elektroniczny obieg dokumentów z perspektywy księgowych i pracowników operacyjnych to przede wszystkim efektywna, wygodna i bezpieczna realizacja codziennych zadań. W każdym przedsiębiorstwie trzeba księgować dokumenty z ewidencji sprzedaży i ponoszonych kosztów, jak również trzeba dopełnić obowiązki sprawozdawcze wynikające z przepisów. Wysoka efektywność polega na możliwości automatyzowania wielu operacji, tak by w praktyce odbywały się bez udziału człowieka. Dla przykładu – przychodzące do firmy faktury przyjmowane są przez system informatyczny, który automatycznie dekretuje pozycje na odpowiednich kontach i prawidłowo księguje dokumenty. Takiej automatyzacji można dokonywać w szerszym zakresie – w obszarze generowania lub przyjmowania zamówień, ich realizacji i fakturowania.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala więc księgowym czy kontrolerom finansowym ograniczyć zbędne i uciążliwe działania operacyjne (takie jak przepisywanie informacji z dokumentów do systemu) i skoncentrować się na weryfikacji i zapewnieniu zgodności działań z obowiązującymi przepisami. Najczęściej, zwiększenie efektywności w obszarze księgowania pozwala uwolnić czas, którego często brak na działania związane np. z optymalizację podatkową, raportowaniem czy prognozowaniem.

Podstawowe korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (faktur i deklaracji):

  1. szybkość – „w ciągu dnia mogę wykonać zdecydowanie więcej operacji, zdobywam czas, który mogę poświęcić na inne działania ważne dla firmy i kierownictwa”, system automatycznie generuje, przesyła i archiwizuje deklaracje,
  2. pewność i bezpieczeństwo – raporty generowane są w oparciu o rzetelne i aktualne dane, w procesach przetwarzania dokumentów wyeliminowano operacyjne błędy, których konsekwencją mogą być omyłki w deklaracjach, sprawozdaniach i zeznaniach podatkowych, deklaracje generowane są w formatach zgodnych z aktualnymi przepisami, a e-faktury zgodnie ze standardami UE,
  3. informacje i dokumenty dostępne od ręki – elektroniczny system wspiera błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów oraz informacji, ponieważ dokumenty są przechowywane w jednej centralnej bazie danych, „na żądanie kierownictwa lub urzędu mogę szybko przedstawić kompletne, broniące się przed audytem informacje”.

Coraz częściej to kwestia konieczności a nie wyboru

W ciągu ostatnich lat w otoczeniu prawnym pojawiło się kilka istotnych zmian, które zmuszają firmy do przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów. Od stycznia br. wiele typów deklaracji (m.in. PIT-11, CIT-8 czy IFT-2) należy składać wyłącznie w formie elektronicznej (z wyjątkiem najmniejszych firm, nieobsługiwanych przez biura rachunkowe). W ubiegłym roku została ogłoszona dyrektywa unijna 2014/55/EU, która w ciągu 2 – 3 lat wymusi na firmach stających do przetargów i wykorzystujących środki unijne do posługiwania się fakturami wyłącznie w formie elektronicznej. Ogłoszenie dyrektywy zbiegło się w czasie z weryfikacją pierwszego w Polsce standardu e-faktury. Bazuje on na formacie PDF z zaszytymi metadanymi, czyli danymi cyfrowymi, które mogą być odczytywane i przetwarzane przez różne systemy informatyczne. Nieco wcześniej w Polsce zliberalizowano przepisy w zakresie możliwości wymiany między przedsiębiorcami faktur elektronicznych. O ile jeszcze dwa lata temu przechodzenie na elektroniczny obieg dokumentów było bardziej kwestią wyboru czy optymalizacji biznesu, dziś raczej staje się to koniecznością.

Elektroniczny obieg dokumentów dla MSP

Rozwiązania wspierające elektroniczne operacje i obieg dokumentów w obszarach fakturowania i deklaracji w MSP to dodatkowa funkcjonalność systemów obsługujących księgowość, ewidencję podatkową i sprzedaż.

Autor: Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja
Sage sp. z o.o

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w Ordynacji podatkowej 2024. Likwidacja terminu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty podatku po wyroku TSUE i TK, rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pisma

Likwidacja ograniczenia czasowego na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty powstałej w wyniku orzeczenia TSUE lub TK oraz rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pism do organów podatkowych – to najważniejsze nowości zawarte w projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który został opublikowany 14 czerwca 2024 r. Nowe przepisy mają wejść w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia, a więc najprawdopodobniej jeszcze w 2024 roku.

Zmiany w VAT. Uproszczenia dla drobnych przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT

Szykują się zmiany w VAT. Małe firmy będą miały możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE niż ten, w którym mają siedzibę. Tak wynika z planowanej nowelizacji ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno firm z Polski, jak i z innych krajów członkowskich UE.

Dotacje dla śląskich przedsiębiorców na transformację działalności w 2024 roku. Od kiedy nabór wniosków?

W dniu 27 czerwca 2024 r. powinien zostać uruchomiony nabór wniosków o dofinansowanie dla projektów badawczo-rozwojowych, planowanych do realizacji przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność w województwie śląskim. 

Komisja Europejska uruchamia wobec Polski procedurę nadmiernego deficytu. Otwarcie możliwe w lipcu 2024 r. Jakie skutki? Co dalej?

Komisja Europejska poinformowała 19 czerwca 2024 r., że jej zdaniem uzasadnione jest otwarcie procedury nadmiernego deficytu m.in. wobec siedmiu państw członkowskich UE (w tym Polski) i zamierza zaproponować Radzie UE jej otwarcie w lipcu br. Zdaniem ekspertów banku PKO BP to sygnał, że m.in. nie ma przestrzeni do zwiększania wydatków budżetowych.

REKLAMA

Unijna Odprawa Scentralizowana w Imporcie (CCI), Faza 1. Kurs e-learningowy Komisji Europejskiej

Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że Komisja Europejska przygotowała moduł e-learningowy opisujący założenia "Unijnej Odprawy Scentralizowanej w Imporcie (CCI), Faza 1" w ramach Unijnego Kodeksu Celnego. 

Projekt zmian w składce zdrowotnej. Już wiemy kiedy trafi do Sejmu

Projekt zmian składki zdrowotnej i uproszczenia sposobu jej wyliczania powinien trafić do Sejmu po wakacjach. Natomiast jeszcze przed wakacjami sejmowymi minister finansów Andrzej Domański ma spotkać się z Lewicą w celu ostatecznego uzgodnienia propozycji zawartych w projekcie.

Wyrok TSUE dot. nadpłaty VAT. Prawo do zwrotu nadpłaconego podatku wskutek błędnej ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej

TSUE w wyroku z 21 marca 2024 r. zapadłym w sprawie C‑606/22 orzekł, że wykazanie nadpłaty podatku VAT i dochodzenie jej zwrotu dopuszczalne jest również wtedy, gdy sprzedaż z zawyżoną stawką VATu odbywała się na rzecz konsumentów na podstawie paragonów z kas rejestrujących (fiskalnych), a więc nie wyłącznie wówczas, gdy wystawiano faktury. Naczelny Sąd Administracyjny - w oczekiwaniu na powyższe orzeczenie - zawiesił kilka prowadzonych postępowań. Po wyroku TSUE postępowania te zostały podjęte na nowo i oczekują na rozstrzygnięcia.

W bankomacie Euronetu wypłacisz maksymalnie jednorazowo 200 zł (tylko 18 czerwca). Dlaczego? To akcja protestacyjna

We wtorek 18 czerwca 2024 r. w bankomatach Euronetu można wypłacić jednorazowo maksymalnie do 200 zł. Wprowadzone ograniczenie to akcja protestacyjna Euronetu, która - jak powiedział PAP prezes Euronet Polska Marek Szafirski - ma zwrócić uwagę na sytuację operatorów bankomatów.

REKLAMA

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników. MRPiPS przygotował zmianę rozporządzenia

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotował 13 czerwca 2024 r. projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, który ma wejść w życie przed 1 lipca 2024 r. Co się zmieni?

Karty przedpłacone - jak rozliczać w VAT. Czy tak samo jak bony?

Aktualnie w obrocie gospodarczym często można się spotkać z różnego rodzaju kartami przedpłaconymi. Jak takie karty przedpłacone należy rozliczać dla celów VAT? Czy może tak samo jak bony (towarowe i usługowe)? A także czy niewykorzystane środki na kartach przedpłaconych należy opodatkować VAT?

REKLAMA