REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczny obieg dokumentów w obszarach fakturowania i księgowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia
Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana systemu obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny, w obszarach fakturowania i księgowości, może przynieść konkretne korzyści - i to zarówno z perspektywy właścicieli firm, jak i księgowych.

Istnieje co najmniej kilka powodów, dla których przedsiębiorstwa powinny migrować z tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych do obiegu elektronicznego. Korzyści z tym związane są ewidentne, choć różne z perspektywy właściciela i pracowników operacyjnych.

REKLAMA

Autopromocja

Perspektywa właściciela

Dla właściciela biznesu kluczowe wyzwania koncentrują się na osiąganiu zyskowności firmy (wynik ekonomiczny), zapewnieniu jej bezpieczeństwa (stabilna pozycja, zgodność z wymogami - compliance) oraz rozwoju (konkurencyjność). Przejście firmy na elektroniczny obieg dokumentów ma pozytywne przełożenie na każdy z tych punktów.

Nawet jeśli zawęzimy wdrożenie elektronicznego obiegu tylko do e-faktur i e-deklaracji, odejście od przetwarzania przez firmę danych z wydruków oznacza:

  1. realne oszczędności związane z wyeliminowaniem kosztów przesyłek pocztowych, druku, papieru i pakowania wysyłek (faktury), przyspieszeniem procesów (szybkie przetwarzanie), uwolnieniem czasu pracy, redukcją kosztów archiwizacji, zwiększeniem efektywności w szeroko rozumianym obszarze raportowania.
  2. wyeliminowanie błędów i ich konsekwencji w procesowaniu dokumentów (przepisywanie danych, niepotrzebne korekty dokumentów),
  3. innowacyjność rozumiana jako automatyzacja i przyspieszenie procesów w obszarach księgowania, fakturowania, ewidencji dokumentów, wyszukiwania informacji oraz raportowania – jej pozytywnym skutkiem jest uwolnienie znacznej ilości czasu pracy,
  4. poczucie pewności pracy w oparciu o kompletne i rzetelne dane, co przekłada się zarówno na zgodność danych w sprawozdawczości, jak i na jakość procesów decyzyjnych.

REKLAMA

Nie bez znaczenia jest też to, że elektroniczny obieg dokumentów ułatwia firmie wdrażanie polityki bezpieczeństwa – pozwala uszczelnić obieg zabezpieczając przed niepowołanym dostępem, a także chronić dokumenty przed zniszczeniem czy zgubieniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dla właściciela zyskowność wiąże się m.in. z potrzebą generowania oszczędności (poprzez redukowanie kosztów), a konkurencyjność z potrzebą ciągłego doskonalenia działań pracowników (móc wykonać więcej działań, szybciej lub lepiej). Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów wyraźnie wpisują się w obie te potrzeby.

Dodatkowy benefit to zarządzanie wiedzą

W przedsiębiorstwach większa część wiedzy (wedle różnych źródeł od ponad 50% do ponad 80%) przechowywana jest w dokumentach. Jak wiadomo, zdolność wykorzystywania dostępnej w firmie wiedzy warunkuje jej sukces rynkowy. W tym kontekście wdrożenie elektronicznego obieg dokumentów w zakresie nie ograniczonym tylko do faktur i deklaracji ma o tyle duże znaczenie, że to właśnie dane cyfrowe pozwalają efektywnie zarządzać wiedzą – wyszukiwać, agregować, przetwarzać i wizualizować informacje zawarte często w wielu różnych dokumentach.

Z perspektywy księgowych…

Elektroniczny obieg dokumentów z perspektywy księgowych i pracowników operacyjnych to przede wszystkim efektywna, wygodna i bezpieczna realizacja codziennych zadań. W każdym przedsiębiorstwie trzeba księgować dokumenty z ewidencji sprzedaży i ponoszonych kosztów, jak również trzeba dopełnić obowiązki sprawozdawcze wynikające z przepisów. Wysoka efektywność polega na możliwości automatyzowania wielu operacji, tak by w praktyce odbywały się bez udziału człowieka. Dla przykładu – przychodzące do firmy faktury przyjmowane są przez system informatyczny, który automatycznie dekretuje pozycje na odpowiednich kontach i prawidłowo księguje dokumenty. Takiej automatyzacji można dokonywać w szerszym zakresie – w obszarze generowania lub przyjmowania zamówień, ich realizacji i fakturowania.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala więc księgowym czy kontrolerom finansowym ograniczyć zbędne i uciążliwe działania operacyjne (takie jak przepisywanie informacji z dokumentów do systemu) i skoncentrować się na weryfikacji i zapewnieniu zgodności działań z obowiązującymi przepisami. Najczęściej, zwiększenie efektywności w obszarze księgowania pozwala uwolnić czas, którego często brak na działania związane np. z optymalizację podatkową, raportowaniem czy prognozowaniem.

Podstawowe korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (faktur i deklaracji):

  1. szybkość – „w ciągu dnia mogę wykonać zdecydowanie więcej operacji, zdobywam czas, który mogę poświęcić na inne działania ważne dla firmy i kierownictwa”, system automatycznie generuje, przesyła i archiwizuje deklaracje,
  2. pewność i bezpieczeństwo – raporty generowane są w oparciu o rzetelne i aktualne dane, w procesach przetwarzania dokumentów wyeliminowano operacyjne błędy, których konsekwencją mogą być omyłki w deklaracjach, sprawozdaniach i zeznaniach podatkowych, deklaracje generowane są w formatach zgodnych z aktualnymi przepisami, a e-faktury zgodnie ze standardami UE,
  3. informacje i dokumenty dostępne od ręki – elektroniczny system wspiera błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów oraz informacji, ponieważ dokumenty są przechowywane w jednej centralnej bazie danych, „na żądanie kierownictwa lub urzędu mogę szybko przedstawić kompletne, broniące się przed audytem informacje”.

Coraz częściej to kwestia konieczności a nie wyboru

W ciągu ostatnich lat w otoczeniu prawnym pojawiło się kilka istotnych zmian, które zmuszają firmy do przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów. Od stycznia br. wiele typów deklaracji (m.in. PIT-11, CIT-8 czy IFT-2) należy składać wyłącznie w formie elektronicznej (z wyjątkiem najmniejszych firm, nieobsługiwanych przez biura rachunkowe). W ubiegłym roku została ogłoszona dyrektywa unijna 2014/55/EU, która w ciągu 2 – 3 lat wymusi na firmach stających do przetargów i wykorzystujących środki unijne do posługiwania się fakturami wyłącznie w formie elektronicznej. Ogłoszenie dyrektywy zbiegło się w czasie z weryfikacją pierwszego w Polsce standardu e-faktury. Bazuje on na formacie PDF z zaszytymi metadanymi, czyli danymi cyfrowymi, które mogą być odczytywane i przetwarzane przez różne systemy informatyczne. Nieco wcześniej w Polsce zliberalizowano przepisy w zakresie możliwości wymiany między przedsiębiorcami faktur elektronicznych. O ile jeszcze dwa lata temu przechodzenie na elektroniczny obieg dokumentów było bardziej kwestią wyboru czy optymalizacji biznesu, dziś raczej staje się to koniecznością.

Elektroniczny obieg dokumentów dla MSP

Rozwiązania wspierające elektroniczne operacje i obieg dokumentów w obszarach fakturowania i deklaracji w MSP to dodatkowa funkcjonalność systemów obsługujących księgowość, ewidencję podatkową i sprzedaż.

Autor: Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Sage sp. z o.o
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę! Rząd podał nowe stawki. Jest komentarz prezes ZBP

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

REKLAMA

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

REKLAMA