REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczny obieg dokumentów w obszarach fakturowania i księgowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia
Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana systemu obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny, w obszarach fakturowania i księgowości, może przynieść konkretne korzyści - i to zarówno z perspektywy właścicieli firm, jak i księgowych.

Istnieje co najmniej kilka powodów, dla których przedsiębiorstwa powinny migrować z tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych do obiegu elektronicznego. Korzyści z tym związane są ewidentne, choć różne z perspektywy właściciela i pracowników operacyjnych.

REKLAMA

REKLAMA

Perspektywa właściciela

Dla właściciela biznesu kluczowe wyzwania koncentrują się na osiąganiu zyskowności firmy (wynik ekonomiczny), zapewnieniu jej bezpieczeństwa (stabilna pozycja, zgodność z wymogami - compliance) oraz rozwoju (konkurencyjność). Przejście firmy na elektroniczny obieg dokumentów ma pozytywne przełożenie na każdy z tych punktów.

Nawet jeśli zawęzimy wdrożenie elektronicznego obiegu tylko do e-faktur i e-deklaracji, odejście od przetwarzania przez firmę danych z wydruków oznacza:

  1. realne oszczędności związane z wyeliminowaniem kosztów przesyłek pocztowych, druku, papieru i pakowania wysyłek (faktury), przyspieszeniem procesów (szybkie przetwarzanie), uwolnieniem czasu pracy, redukcją kosztów archiwizacji, zwiększeniem efektywności w szeroko rozumianym obszarze raportowania.
  2. wyeliminowanie błędów i ich konsekwencji w procesowaniu dokumentów (przepisywanie danych, niepotrzebne korekty dokumentów),
  3. innowacyjność rozumiana jako automatyzacja i przyspieszenie procesów w obszarach księgowania, fakturowania, ewidencji dokumentów, wyszukiwania informacji oraz raportowania – jej pozytywnym skutkiem jest uwolnienie znacznej ilości czasu pracy,
  4. poczucie pewności pracy w oparciu o kompletne i rzetelne dane, co przekłada się zarówno na zgodność danych w sprawozdawczości, jak i na jakość procesów decyzyjnych.

REKLAMA

Nie bez znaczenia jest też to, że elektroniczny obieg dokumentów ułatwia firmie wdrażanie polityki bezpieczeństwa – pozwala uszczelnić obieg zabezpieczając przed niepowołanym dostępem, a także chronić dokumenty przed zniszczeniem czy zgubieniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dla właściciela zyskowność wiąże się m.in. z potrzebą generowania oszczędności (poprzez redukowanie kosztów), a konkurencyjność z potrzebą ciągłego doskonalenia działań pracowników (móc wykonać więcej działań, szybciej lub lepiej). Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów wyraźnie wpisują się w obie te potrzeby.

Dodatkowy benefit to zarządzanie wiedzą

W przedsiębiorstwach większa część wiedzy (wedle różnych źródeł od ponad 50% do ponad 80%) przechowywana jest w dokumentach. Jak wiadomo, zdolność wykorzystywania dostępnej w firmie wiedzy warunkuje jej sukces rynkowy. W tym kontekście wdrożenie elektronicznego obieg dokumentów w zakresie nie ograniczonym tylko do faktur i deklaracji ma o tyle duże znaczenie, że to właśnie dane cyfrowe pozwalają efektywnie zarządzać wiedzą – wyszukiwać, agregować, przetwarzać i wizualizować informacje zawarte często w wielu różnych dokumentach.

Z perspektywy księgowych…

Elektroniczny obieg dokumentów z perspektywy księgowych i pracowników operacyjnych to przede wszystkim efektywna, wygodna i bezpieczna realizacja codziennych zadań. W każdym przedsiębiorstwie trzeba księgować dokumenty z ewidencji sprzedaży i ponoszonych kosztów, jak również trzeba dopełnić obowiązki sprawozdawcze wynikające z przepisów. Wysoka efektywność polega na możliwości automatyzowania wielu operacji, tak by w praktyce odbywały się bez udziału człowieka. Dla przykładu – przychodzące do firmy faktury przyjmowane są przez system informatyczny, który automatycznie dekretuje pozycje na odpowiednich kontach i prawidłowo księguje dokumenty. Takiej automatyzacji można dokonywać w szerszym zakresie – w obszarze generowania lub przyjmowania zamówień, ich realizacji i fakturowania.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala więc księgowym czy kontrolerom finansowym ograniczyć zbędne i uciążliwe działania operacyjne (takie jak przepisywanie informacji z dokumentów do systemu) i skoncentrować się na weryfikacji i zapewnieniu zgodności działań z obowiązującymi przepisami. Najczęściej, zwiększenie efektywności w obszarze księgowania pozwala uwolnić czas, którego często brak na działania związane np. z optymalizację podatkową, raportowaniem czy prognozowaniem.

Podstawowe korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (faktur i deklaracji):

  1. szybkość – „w ciągu dnia mogę wykonać zdecydowanie więcej operacji, zdobywam czas, który mogę poświęcić na inne działania ważne dla firmy i kierownictwa”, system automatycznie generuje, przesyła i archiwizuje deklaracje,
  2. pewność i bezpieczeństwo – raporty generowane są w oparciu o rzetelne i aktualne dane, w procesach przetwarzania dokumentów wyeliminowano operacyjne błędy, których konsekwencją mogą być omyłki w deklaracjach, sprawozdaniach i zeznaniach podatkowych, deklaracje generowane są w formatach zgodnych z aktualnymi przepisami, a e-faktury zgodnie ze standardami UE,
  3. informacje i dokumenty dostępne od ręki – elektroniczny system wspiera błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów oraz informacji, ponieważ dokumenty są przechowywane w jednej centralnej bazie danych, „na żądanie kierownictwa lub urzędu mogę szybko przedstawić kompletne, broniące się przed audytem informacje”.

Coraz częściej to kwestia konieczności a nie wyboru

W ciągu ostatnich lat w otoczeniu prawnym pojawiło się kilka istotnych zmian, które zmuszają firmy do przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów. Od stycznia br. wiele typów deklaracji (m.in. PIT-11, CIT-8 czy IFT-2) należy składać wyłącznie w formie elektronicznej (z wyjątkiem najmniejszych firm, nieobsługiwanych przez biura rachunkowe). W ubiegłym roku została ogłoszona dyrektywa unijna 2014/55/EU, która w ciągu 2 – 3 lat wymusi na firmach stających do przetargów i wykorzystujących środki unijne do posługiwania się fakturami wyłącznie w formie elektronicznej. Ogłoszenie dyrektywy zbiegło się w czasie z weryfikacją pierwszego w Polsce standardu e-faktury. Bazuje on na formacie PDF z zaszytymi metadanymi, czyli danymi cyfrowymi, które mogą być odczytywane i przetwarzane przez różne systemy informatyczne. Nieco wcześniej w Polsce zliberalizowano przepisy w zakresie możliwości wymiany między przedsiębiorcami faktur elektronicznych. O ile jeszcze dwa lata temu przechodzenie na elektroniczny obieg dokumentów było bardziej kwestią wyboru czy optymalizacji biznesu, dziś raczej staje się to koniecznością.

Elektroniczny obieg dokumentów dla MSP

Rozwiązania wspierające elektroniczne operacje i obieg dokumentów w obszarach fakturowania i deklaracji w MSP to dodatkowa funkcjonalność systemów obsługujących księgowość, ewidencję podatkową i sprzedaż.

Autor: Aneta Jarczyńska, Product Manager – SSB Market Sage Symfonia

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Sage sp. z o.o
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA