Udokumentowanie i ewidencja sprzedaży węgla

Na tę okoliczność dokonano następujących zapisów księgowych: wpływy różne - Wn 201 i Ma 750 § 097; wyksięgowanie z magazynu - Wn 400 i Ma 310; zapłata - Wn 131 § 097 i Ma 201. Czy zapisy te są prawidłowe?

Sposób udokumentowania sprzedaży opału powinien być zgodny z wymogami określonymi w dokumentacji opisującej w jednostce zasady (politykę) rachunkowości, w części dotyczącej obiegu i kontroli dokumentacji księgowej. Transakcja sprzedaży materiałów należących do jednostki może być udokumentowana w formie umowy zawartej pomiędzy dyrektorem zakładu budżetowego a nabywcą. Umowa taka powinna zawierać niezbędne postanowienia, tj.:

• oznaczenie sprzedawcy i kupującego,

• przedmiot sprzedaży,

• cenę i warunki jej zapłaty - m.in. termin,

• datę zawarcia umowy.

Ponieważ umowa może być zawarta dwuetapowo - w formie złożenia oferty przez nabywcę i przyjęcia jej przez dyrektora zakładu - to jeśli wspomniana w pytaniu „prośba pracownika i pisemna zgoda dyrektora” spełniają podane warunki, można uznać, że w tym przypadku są wystarczającym dokumentem (art. 66 § 1 i art. 70 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny). Natomiast jeśli chodzi o rachunek (ewentualnie fakturę VAT), to obowiązujące przepisy art. 87 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa oraz art. 106 ust. 1 i 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług stanowią, że jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej - są one wystawiane na jego żądanie. W praktyce jednakjednostki i zakłady budżetowe zazwyczaj wystawiają rachunki/faktury nawet wtedy, gdy nabywca nie zgłasza takiego żądania.

Ujęcia w księgach rachunkowych operacji związanych ze sprzedażą opału, zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, należy dokonać w następujący sposób:

• 131 „Rachunki bieżące” - wpływ środków ze sprzedaży opału na rachunek bieżący zakładu budżetowego,

• 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” - przypisanie (na podstawie umowy, faktury lub rachunku) i spłatę należności za opał przez kupującego,

• 310 „Materiały” - rozchód materiałów z magazynu w wyniku ich sprzedaży,

• 760 „Pozostałe przychody i koszty” - wartość sprzedanych materiałów w cenie ewidencyjnej oraz przychody ze sprzedaży materiałów.

Podstawy prawne

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 215, poz. 1675)

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 216, poz. 1676)

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 215, poz. 1666)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422)