Obciążenie pracownika za prywatne rozmowy telefoniczne

Rozmowy przeprowadzane z aparatów służbowych nie zawsze są rozmowami służbowymi. Należy przede wszystkim rozwiązanie problemu prywatnych rozmów telefonicznych odzwierciedlić (określenie zasad i sposobu rozliczeń) w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości, którą - zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) - każda jednostka powinna posiadać.

Ponadto każda jednostka obowiązana jest do gospodarowania środkami finansowymi w sposób oszczędny. Zgodnie z tą zasadą, koszty rozmów prywatnych odbywanych przez pracowników jednostki powinny zostać pokryte przez nich samych. Osoby te powinny złożyć pisemne oświadczenie wyrażające zgodę na potrącanie kosztów prywatnych rozmów z wynagrodzenia.

Jak należy zakwalifikować taki zwrot, precyzuje § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną, który mówi:

• uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym przyjmowane są na rachunki bieżące wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tym roku budżetowym,

• uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegają odprowadzeniu na dochody budżetu państwa, w terminach określonych odrębnymi przepisami.

Ewidencja rozliczenia kosztów za rozmowy telefoniczne potrącone pracownikowi z listy płac przedstawia się następująco:

1) Faktura z Telekomunikacji za usługi telekomunikacyjne:

a) Koszty rozmów służbowych:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”

Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”

b) Koszty rozmów prywatnych:

Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”

2) Wynagrodzenie pracownika brutto:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”

Ma 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

3) Potrącenie z listy płac za rozmowy prywatne:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

4) Zapłata za fakturę do Telekomunikacji:

Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”

Ma 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”.

Ewidencja jest taka sama w przypadku rozmów z telefonów stacjonarnych i komórkowych, oprócz podziałki klasyfikacji budżetowej. Opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej należy zaklasyfikować w paragrafie 436, zaś telefonii stacjonarnej - w paragrafie 437 z odpowiednią czwartą cyfrą dodaną do paragrafu.

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 587)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 czerwca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 128, poz. 890)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. Nr 116, poz. 783)