MAGDALENA RYPIŃSKA

Najczęściej stosuje się systemy wykorzystujące:

• komputer z odpowiednim oprogramowaniem,

• drukarki kodów paskowych,

• czytniki kodów paskowych.

Oprogramowanie służące do przetwarzania danych o środkach trwałych i wyposażeniu powinno oprócz standardowych funkcji zapewniać również łatwość filtrowania danych na różne sposoby, ich przeglądu i grupowania według różnych kryteriów, takich jak wartość czy miejsce użytkowania. Powinien również posiadać funkcje ułatwiające czynności czaso- i pracochłonne - jak np. inwentaryzacja lub wprowadzanie dużych ilości danych.

Celowe wydaje się użycie komputera przenośnego - aby np. dokonać spisu z natury przy użyciu programu komputerowego.

Drukarki etykiet kodów paskowych pozwalają wydrukować samoprzylepną etykietę z danymi ewidencyjnymi składnika majątku, a także unikatowy kod paskowy, który następnie zostanie wprowadzony do systemu ewidencji w komputerze za pomocą czytnika kodu. Czytniki takie potrafią odczytać kod z kilku centymetrów, najczęściej posiadają długi i giętki przewód, co w połączeniu z komputerem przenośnym tworzy zestaw do szybkiego i sprawnego przetwarzania informacji o danym składniku majątku.

Łatwo wyobrazić sobie tworzenie spisu z natury w tak skonstruowanym systemie.

Za pomocą odpowiedniej funkcji program tworzy arkusz spisu z natury poprzez zbliżenie czytnika do etykiety przyklejonej na przedmiocie - po przeskanowaniu wszystkich i zatwierdzeniu spisu program automatycznie stworzy arkusz różnic inwentaryzacyjnych.

Należy pamiętać, że stosowanie tego rodzaju technologii musi znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji jednostki (instrukcji inwentaryzacyjnej), tak aby przedstawiała rzeczywiście stosowane procedury.