Kontrola nad majątkiem jednostki sektora finansów publicznych przeprowadzana przy okazji inwentaryzacji

MAGDALENA RYPIŃSKA

Dotyczą one mienia stanowiącego własność Skarbu Państwa (czyli głównie procedury te stosowane będą w państwowych jednostkach i zakładach budżetowych, a także gospodarstwach pomocniczych).

Sposób i tryb gospodarowania składnikami majątku ruchomego

Dodatkowe obowiązki w zakresie kontroli mienia, które można wykonywać przy okazji inwentaryzacji, nakłada na kierowników jednostek rozporządzenie Rady Ministrów z 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym.

Wskazane tam procedury mają zapewnić wykorzystywanie składników majątku przez jednostki sektora budżetowego w sposób oszczędny i racjonalny oraz utrzymać majątek ten w stanie niepogorszonym, a także zapewnić nad nim właściwy nadzór.

Zgodnie z § 3 tego rozporządzenia, jednostka sektora finansów publicznych powinna na bieżąco analizować stan majątku ruchomego pod względem stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania. Obowiązek ten spoczywa na kierowniku jednostki, który oceny stanu majątku może dokonywać w toku bieżącej działalności jednostki lub podczas inwentaryzacji. Taką możliwość wskazano wprost w rozporządzeniu i jest to bardzo trafne, często wybierane przez jednostki rozwiązanie, ponieważ w trakcie inwentaryzacji składników rzeczowych majątku, która odbywa się w drodze spisu z natury, konieczne jest obejrzenie, policzenie, zważenie i zmierzenie danego składnika majątku, można więc przy okazji ocenić jego stan i przydatność w działalności jednostki.

Jeżeli kierownik stwierdzi, że w jednostce występuje majątek, który nie jest wykorzystywany bądź jest w złym stanie technicznym, powołuje komisję do oceny przydatności tego majątku do dalszego użytkowania albo do zakwalifikowania go do kategorii majątku zbędnego lub zużytego. Komisja taka powinna się składać z co najmniej trzech pracowników jednostki.

Przykład zarządzenia kierownika jednostki powołującego komisję

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Komisja dokonuje oceny składników majątku ruchomego i sporządza z niej protokół zawierający wykaz zużytych i zbędnych składników mienia ruchomego oraz propozycję co do sposobu zagospodarowania tego mienia.

Przykład protokołu z przeprowadzonego przeglądu mienia

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Rada Ministrów szczegółowo określiła, jaki majątek może być uznany za zbędny, a jaki za zużyty.

I tak, za zbędne składniki majątku uznaje się takie, które posiadają jedną z trzech wymienionych cech:

• nie są i nie będą mogły być wykorzystane w realizacji zadań związanych z działalnością jednostki,

• nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny, a ich naprawa byłaby nieopłacalna,

• nie nadają się do współpracy ze sprzętem używanym w jednostce, a ich przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione.

Natomiast za zużyte można uznać takie składniki majątku ruchomego, które:

• posiadają wady lub uszkodzenia, których naprawa byłaby nieopłacalna,

• zagrażają bezpieczeństwu użytkowników lub najbliższego otoczenia,

• całkowicie utraciły wartość użytkową,

• są technicznie przestarzałe, a ich naprawa lub remont byłyby ekonomicznie nieuzasadnione.

Podstawą uznania danego składnika majątku ruchomego za zużyty jest spełnianie przez niego jednego z wymienionych czterech warunków.

Zbędne lub zużyte składniki majątku ruchomego powierzonego jednostce mogą być przedmiotem sprzedaży, oddania w najem lub dzierżawę, nieodpłatnego przekazania innej jednostce oraz darowizny. Zużyte składniki majątku, które nie zostaną zagospodarowane w żaden z powyższych sposobów, mogą być zlikwidowane.

ZAPAMIĘTAJ!

Mimo powołania komisji ostateczna decyzja o uznaniu danego majątku za zbędny lub zużyty oraz o sposobie jego zagospodarowania należy do kierownika jednostki.

Przed wybraniem jednego ze sposobów zagospodarowania majątku kierownik musi też określić wartość rynkową poszczególnych jego składników. Jest to wartość określona na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia. W praktyce problemem w tym zakresie jest sprzęt, który wyszedł już z użycia i nie występuje w obrocie. Właściwym rozwiązaniem jest tutaj wycenienie takiego majątku w wartości surowców wtórnych, jakie można z niego odzyskać (np. na poziomie ceny złomu).

Oprócz tego jednostka ma obowiązek zamieścić na swojej stronie internetowej, a w przypadku gdy takiej strony nie posiada - na stronie organu nadzorującego, wykaz mienia zużytego i wykaz mienia zbędnego.

Przykład ogłoszenia

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Szczególną uwagę należy zwrócić na mienie zbędne lub zużyte, którego wartość jednostkowa przekracza 6 tysięcy euro (wartość przeliczona według kursu średniego ogłoszonego przez NBP w dniu jej określenia). Takie składniki majątku mogą być przedmiotem darowizny dopiero wtedy, kiedy ich sprzedaż nie dojdzie do skutku. Natomiast sprzedaży tego majątku można dokonać po uzyskaniu zgody organu, który utworzył zakład budżetowy, lub kierownika jednostki budżetowej, która utworzyła gospodarstwo pomocnicze. Taka pisemna zgoda wymagana jest również w przypadku podjęcia decyzji o zniszczeniu takiego mienia.

Sposoby zagospodarowania mienia zbędnego i zużytego

Pierwszym wymienionym w rozporządzeniu w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym sposobem na zagospodarowanie mienia zbędnego i zużytego jest jego sprzedaż. Dokonuje się jej w trybie przetargu, aukcji albo publicznego zaproszenia do rokowań. Rozporządzenie to zawiera szczegółowe regulacje dotyczące czynności związanych z przeprowadzeniem takiej sprzedaży.

Kolejne sposoby zagospodarowania mienia dotyczą nieodpłatnego przekazania i darowizny. Wydaje się to podobne, jednak rozporządzenie wyraźnie odróżnia jedną formę od drugiej, przede wszystkim poprzez określenie czasu (darowizna jest zawsze na czas nieokreślony, natomiast nieodpłatne przekazanie może być na czas oznaczony, nieoznaczony albo bez zastrzeżenia obowiązku zwrotu).

ZAPAMIĘTAJ!

Nieodpłatnego przekazania dokonuje się na rzecz innej jednostki z przeznaczeniem na realizację zadań publicznych.

Natomiast darowizny można dokonać tylko na rzecz jednostek wymienionych w tym rozporządzeniu, czyli:

• zakładom opieki zdrowotnej,

• jednostkom organizacyjnym opieki społecznej,

• szkołom i placówkom oświatowym,

• szkołom wyższym,

• instytucjom kultury,

• instytucjom filmowym,

• klubom sportowym,

• stowarzyszeniom kultury fizycznej i związkom sportowym,

• Polskiemu Komitetowi Olimpijskiemu i Polskiemu Komitetowi Paraolimpijskiemu,

• osobom fizycznym lub osobom prawnym prowadzącym działalność charytatywną,

• jednostkom samorządu terytorialnego, jednostkom badawczo-rozwojowym lub innym prowadzącym badania naukowe lub prace rozwojowe,

jeżeli darowany majątek może być przez te podmioty wykorzystany w realizacji ich statutowych zadań.

Zarówno darowizna, jak i nieodpłatne przekazanie, następuje na pisemny wniosek zainteresowanego otrzymaniem mienia, złożony do kierownika jednostki. Kierownik rozpatruje wniosek w terminie do 60 dni od daty wpływu.

Szczegółowe informacje, jakie powinien zawierać taki wniosek, wymienione są w § 38 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym. Oprócz oczywistych informacji, takich jak np. nazwa, adres i siedziba wnioskodawcy lub określenie mienia, o który występuje wnioskodawca, do wniosku musi on załączyć odpis statutu.

Nieodpłatnego przekazania dokonuje się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Odbiór składnika majątku następuje na koszt podmiotu, któremu przekazano lub darowano majątek.

Szczególnym sposobem zagospodarowania majątku zużytego jest jego likwidacja. Dokonuje się jej w drodze sprzedaży na surowce wtórne lub przez zniszczenie, jeżeli sprzedaż na surowce wtórne nie doszła do skutku lub byłaby bezzasadna.

Likwidacji poprzez zniszczenie dokonuje powołana przez kierownika komisja likwidacyjna składająca się z co najmniej 3 pracowników jednostki. Z czynności zniszczenia komisja likwidacyjna sporządza protokół zawierający datę zniszczenia, nazwę, rodzaj i cechy identyfikujące składnik majątku ruchomego, przyczynę zniszczenia oraz podpisy komisji.

Wzór protokołu z likwidacji przez zniszczenie

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeżeli zużyte składniki majątku ruchomego stanowią odpady w rozumieniu przepisów ustawy z 27 kwietnia 2001 r. o odpadach, są one unieszkodliwiane przez przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów (wskazani w ustawie - Prawo atomowe lub posiadający zezwolenie na prowadzenie takiej działalności). Unieszkodliwienie jest przeprowadzane w obecności pracownika jednostki, którego wyznacza kierownik.

Wzór protokołu likwidacji przez unieszkodliwienie

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Rozporządzenie w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym szczegółowo określiło i ujednoliciło zasady postępowania z majątkiem w jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych i gospodarstwach pomocniczych. Rozwiało wątpliwości co do zasad likwidacji zużytego majątku. Nie ma potrzeby gromadzenia oświadczeń czy ekspertyz o nieprzydatności bądź bezzasadności naprawy danego mienia, wystarczy decyzja kierownika jednostki podjęta na podstawie opinii komisji.

Należy także zaznaczyć, że przepisy rozporządzenia mogą również pomóc wielu jednostkom pozyskać mienie, na którego zakup nie mają środków.