Czym są wystąpienia pokontrolne i jak z nimi postępować

Kontrola, w ogólnym znaczeniu, jest badaniem zgodności stanu istniejącego ze wzorcem obowiązującym w danym działaniu. Szczególnym jej rodzajem jest kontrola finansowa, obejmująca zjawiska i procesy finansowe dotyczące głównie finansów publicznych.

Organy kontroli

Naczelnym organem kontroli państwowej jest Najwyższa Izba Kontroli, która kontroluje działalność organów administracji rządowej, Narodowego Banku Polskiego, państwowych osób prawnych i innych państwowych jednostek organizacyjnych. Najwyższa Izba Kontroli może kontrolować również działalność organów samorządu terytorialnego, samorządowych osób prawnych i innych samorządowych jednostek organizacyjnych.

Państwowymi organami nadzoru nad działalnością jednostek samorządu terytorialnego w zakresie spraw finansowych oraz kontroli gospodarki finansowej, w tym realizacji zobowiązań podatkowych i zamówień publicznych tych jednostek, są regionalne izby obrachunkowe. Wykonują one wymienione funkcje również w odniesieniu do związków międzygminnych, stowarzyszeń gmin, powiatów oraz gmin i powiatów, związków powiatów, samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym samorządowych osób prawnych oraz innych podmiotów w zakresie wykorzystywania przez nie dotacji przyznawanych z budżetów jednostek samorządu terytorialnego.

Wystąpienia pokontrolne

W każdym przypadku przebieg kontroli prowadzonej przez inspektorów organów kontroli oraz ustalony stan faktyczny dokumentowany jest w protokole, który stanowi podstawę do opracowania wystąpienia pokontrolnego.

Wystąpienie pokontrolne Najwyższej Izby Kontroli zawiera oceny kontrolowanej działalności, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - także uwagi i wnioski w sprawie ich usunięcia. Ponadto w wystąpieniu pokontrolnym może być także zawarta ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości w jednostce objętej kontrolą. Ocena ta może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, rozwiązania stosunku pracy z winy pracownika bez wypowiedzenia albo odwołania go z zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji.

Wystąpienie pokontrolne Najwyższej Izby Kontroli jest przekazywane kierownikowi jednostki kontrolowanej, a w razie potrzeby - także kierownikowi jednostki nadrzędnej oraz właściwym organom państwowym lub samorządowym. Każdy z ww. organów może, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do dyrektora właściwej jednostki organizacyjnej NIK umotywowane zastrzeżenia w sprawie zawartych w nim ocen, uwag i wniosków. W przypadku wystąpień pokontrolnych przekazywanych przez Prezesa lub wiceprezesów NIK zastrzeżenia zgłasza się do Kolegium Najwyższej Izby Kontroli.

Zastrzeżenia wniesione do ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym są rozpatrywane przez kolegium, które podejmuje w tej sprawie stosowną uchwałę. Uchwała Kolegium jest ostateczna i wraz z uzasadnieniem jest doręczana zgłaszającemu zastrzeżenia.

Zapamiętaj!

Kierownik jednostki kontrolowanej lub organ, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, jest obowiązany, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od daty jego otrzymania, poinformować Najwyższą Izbę Kontroli o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

W przypadku gdy do ocen zawartych w wystąpieniu pokontrolnym zostały przedstawione zastrzeżenia - termin przekazania stosownych informacji liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały Kolegium.

Wystąpienie pokontrolne, sporządzone na podstawie wyników kontroli przeprowadzonej przez inspektorów regionalnej izby obrachunkowej i opisanych w protokole kontroli, wskazuje:

• źródła i przyczyny nieprawidłowości,

• ich rozmiary,

• osoby odpowiedzialne,

• wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności.

Wystąpienie pokontrolne jest kierowane do jednostki, a jego przekazanie nie może nastąpić później niż w terminie 60 dni od dnia podpisania protokołu kontroli.

Zapamiętaj!

Właściwy organ jednostki kontrolowanej ma prawo, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia, do kolegium izby za pośrednictwem jej prezesa - zgłosić zastrzeżenia do wniosków pokontrolnych.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Kolegium może zastrzeżenia oddalić lub uwzględnić, a przed rozstrzygnięciem sprawy może zarządzić przeprowadzenie dodatkowych czynności kontrolnych. Rozpatrzenie zastrzeżenia powinno nastąpić w terminie 30 dni. Uchwały kolegium w sprawach odwoławczych zapadają zwykłą większością głosów, na posiedzeniu niejawnym, i wraz z uzasadnieniem są doręczane zgłaszającemu zastrzeżenia.

Zapamiętaj!

Kontrolowana jednostka jest zobowiązana w terminie 30 dni od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego zawiadomić izbę o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania.

Bieg terminu wskazanego do złożenia zawiadomienia ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych tymi zastrzeżeniami.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ PO OTRZYMANIU WYSTĄPIENIA POKONTROLNEGO

Po otrzymaniu wystąpienia pokontrolnego kierownictwo jednostki powinno dokładnie zapoznać się z jego treścią, ponieważ ustalenia w nim zawarte odzwierciedlają nieprawidłowości w organizacji i funkcjonowaniu jednostki. Z uwagi na to, że wystąpienie pokontrolne powinno zawierać stwierdzenia opisane w protokole kontroli, należy sprawdzić:

• czy określony stan faktyczny został udokumentowany w aktach, a każda nieprawidłowość stwierdzona przez inspektorów w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych została potwierdzona kserokopią stosownego dokumentu lub oświadczeniem osoby odpowiedzialnej za jej wystąpienie,

• jeśli w trakcie kontroli pracownicy jednostki składali wyjaśnienia dotyczące występujących nieprawidłowości - czy treści w nich zawarte istotnie potwierdzają lub mogą potwierdzać dane okoliczności; może się bowiem zdarzyć, że ustalenie inspektora kontroli jest błędne, a wyjaśnienie pracownika zaprzeczające treści zawartej w protokole nie zostało przeanalizowane i uwzględnione przez kontrolującego,

• czy organ kontrolny, formułując w wystąpieniu wykaz nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki, nie pominął bez uzasadnienia istotnych dowodów znajdujących się w aktach kontrolnych, a stan faktyczny został ustalony na podstawie aktualnego w badanym okresie stanu prawnego albo procedur wynikających z przepisów wewnętrznych.

Po analizie treści wystąpienia pokontrolnego kierownictwo jednostki powinno podjąć działania w celu ustalenia programu naprawczego, pozwalającego na wyeliminowanie nieprawidłowości. W tym celu należałoby rozważyć, w jaki sposób poprawić istniejący system kontroli wewnętrznej, aby osiągnąć pożądane rezultaty. Podjęcie takich działań jest oczywiście uzależnione od znaczenia ustaleń, złożoności błędów i wad stwierdzonych w funkcjonowaniu jednostki oraz czasu koniecznego na wykonanie zaleceń sformułowanych przez organy kontrolne.

Podstawy prawne

• Ustawa z 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701)

• Ustawa z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104)