REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola i zakres ksiąg pomocniczych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andrzej Waryszak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Księgi pomocnicze - obok dziennika, księgi głównej, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), stanowią element ksiąg rachunkowych. Pomimo że księgi te zgodnie z nazwą są jedynie elementem pomocniczym księgi głównej, nie można minimalizować ich znaczenia. To właśnie struktura i szczegółowość ksiąg pomocniczych przesądza niejednokrotnie o prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

REKLAMA

Autopromocja

Zakres prowadzenia ksiąg pomocniczych

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

• środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

• rozrachunków z kontrahentami,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,

• operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),

• operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),

• kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,

• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Powyższy zakres prowadzenia ksiąg pomocniczych określony jest w art. 17 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Kierownik jednostki jednak może i powinien ustalić w polityce rachunkowości jednostki również inne, istotne dla jednostki składniki majątku i operacje, wymagające szczegółowej ewidencji w księgach pomocniczych, w tym wynikające z przepisów innych niż uor.

Struktura ksiąg pomocniczych

Struktura ksiąg pomocniczych powinna zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich operacji gospodarczych istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki. Oczywiście należy jednocześnie kierować się wyrażoną w art. 4 ust. 4 uor zasadą istotności, która mówi, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Zapisy w księdze głównej mają charakter syntetyczny, natomiast ich uzupełnienie i uszczegółowienie prowadzone jest w ewidencji analitycznej.

Zapamiętaj!

REKLAMA

Zapisy i salda ksiąg pomocniczych muszą być zgodne z zapisami księgi głównej. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a w tym tryb i częstotliwość uzgodnień, powinny być unormowane w wewnętrznej dokumentacji jednostki, opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3a uor).

Ponadto niezbędne są szczegółowe zapisy w zakładowym planie kont w ramach komentarzy do poszczególnych kont, precyzujące przyjęte zasady ewidencji. Powiązanie konta syntetycznego z kontami analitycznymi powinno zapewnić zgodność obrotów konta syntetycznego z sumą obrotów kont analitycznych prowadzonych do danego konta, a także zgodność salda konta syntetycznego z sumą sald kont analitycznych. Zgodność ta powinna być sprawdzana okresowo za pomocą zestawienia obrotów i sald poszczególnych kont.

Zapamiętaj!

Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się, zgodnie z art. 18 ust. 2 uor, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Księgi pomocnicze stanowią więc uzupełnienie zapisów prowadzonych w księdze głównej. Istotną ich cechą jest jednak brak wymogu stosowania metody podwójnego zapisu, tj. zaewidencjonowania każdej operacji co najmniej na dwóch kontach księgowych, po przeciwnych stronach, w identycznej wysokości.

Metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych

Ustawa o rachunkowości generalnie nie precyzuje metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych. Wyjątek stanowi ewidencja rzeczowych składników aktywów obrotowych, uregulowana w art. 17 ust. 2 uor. Zgodnie z tym przepisem, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:

• ewidencji ilościowo-wartościowej, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

REKLAMA

• ewidencji ilościowej obrotów i stanów, prowadzonej dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych,

• ewidencji wartościowej obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzonej dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,

• odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonego z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Zapamiętaj!

Można stosować na kontach ksiąg pomocniczych w ciągu okresu sprawozdawczego, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.

Księgi pomocnicze stanowią element ksiąg rachunkowych, a zatem zgodnie z art. 24 uor należy zapewnić ich prowadzenie w sposób pozwalający na uznanie ich za:

rzetelne (gdy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty),

bezbłędne (jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych),

sprawdzalne (gdy umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych),

bieżące (jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań, a za rok obrotowy - nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane).

Co zapewniają księgi pomocnicze

Prowadzona ewidencja analityczna powinna być odpowiednio dostosowana do specyfiki i potrzeb jednostki, w tym między innymi potrzeb informacyjnych i decyzyjnych. Zakładając księgi pomocnicze, można zapewnić np.:

• generowanie informacji dla potrzeb sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych i statystycznych,

• wydzielenie grup rodzajowych środków trwałych, poszczególnych aktywów finansowych,

• ujęcie poszczególnych tytułów należności i zobowiązań,

• podział należności i zobowiązań na długoterminowe i krótkoterminowe, wymagalne itp.,

• wyszczególnienie rodzajów rozrachunków publicznoprawnych,

• wyodrębnienie danych niezbędnych do właściwego rozliczenia podatków z urzędem skarbowym itp.,

• bieżące kontrolowanie terminów płatności,

• przejrzysty i czytelny układ kont analitycznych,

• ujęcie kosztów w przekroju niezbędnym do prowadzonej analizy,

• skuteczną kontrolę wewnętrzną dokonywanych operacji oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Rola ksiąg pomocniczych jest często niedoceniana i traktowana „po macoszemu” w polityce rachunkowości jednostek. Właściwie prowadzona ewidencja analityczna, uwzględniająca specyfikę i potrzeby jednostki, może jednak przysporzyć jej korzyści, ułatwiając wykonanie niezbędnych prac, a także ograniczając możliwość wystąpienia potencjalnych błędów i omyłek.

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne pojazdów: Nowe stawki już od 19 września! Zobacz tabelę

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

Masz firmę i słaby Internet? Sprawdź, co odpowiada rząd na problemy z KSeF

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA