REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola i zakres ksiąg pomocniczych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andrzej Waryszak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Księgi pomocnicze - obok dziennika, księgi głównej, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), stanowią element ksiąg rachunkowych. Pomimo że księgi te zgodnie z nazwą są jedynie elementem pomocniczym księgi głównej, nie można minimalizować ich znaczenia. To właśnie struktura i szczegółowość ksiąg pomocniczych przesądza niejednokrotnie o prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

REKLAMA

Zakres prowadzenia ksiąg pomocniczych

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

• środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

• rozrachunków z kontrahentami,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,

• operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),

• operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),

• kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,

• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Powyższy zakres prowadzenia ksiąg pomocniczych określony jest w art. 17 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Kierownik jednostki jednak może i powinien ustalić w polityce rachunkowości jednostki również inne, istotne dla jednostki składniki majątku i operacje, wymagające szczegółowej ewidencji w księgach pomocniczych, w tym wynikające z przepisów innych niż uor.

Struktura ksiąg pomocniczych

Struktura ksiąg pomocniczych powinna zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich operacji gospodarczych istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki. Oczywiście należy jednocześnie kierować się wyrażoną w art. 4 ust. 4 uor zasadą istotności, która mówi, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Zapisy w księdze głównej mają charakter syntetyczny, natomiast ich uzupełnienie i uszczegółowienie prowadzone jest w ewidencji analitycznej.

Zapamiętaj!

REKLAMA

Zapisy i salda ksiąg pomocniczych muszą być zgodne z zapisami księgi głównej. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a w tym tryb i częstotliwość uzgodnień, powinny być unormowane w wewnętrznej dokumentacji jednostki, opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3a uor).

Ponadto niezbędne są szczegółowe zapisy w zakładowym planie kont w ramach komentarzy do poszczególnych kont, precyzujące przyjęte zasady ewidencji. Powiązanie konta syntetycznego z kontami analitycznymi powinno zapewnić zgodność obrotów konta syntetycznego z sumą obrotów kont analitycznych prowadzonych do danego konta, a także zgodność salda konta syntetycznego z sumą sald kont analitycznych. Zgodność ta powinna być sprawdzana okresowo za pomocą zestawienia obrotów i sald poszczególnych kont.

Zapamiętaj!

Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się, zgodnie z art. 18 ust. 2 uor, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Księgi pomocnicze stanowią więc uzupełnienie zapisów prowadzonych w księdze głównej. Istotną ich cechą jest jednak brak wymogu stosowania metody podwójnego zapisu, tj. zaewidencjonowania każdej operacji co najmniej na dwóch kontach księgowych, po przeciwnych stronach, w identycznej wysokości.

Metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych

Ustawa o rachunkowości generalnie nie precyzuje metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych. Wyjątek stanowi ewidencja rzeczowych składników aktywów obrotowych, uregulowana w art. 17 ust. 2 uor. Zgodnie z tym przepisem, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:

• ewidencji ilościowo-wartościowej, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

REKLAMA

• ewidencji ilościowej obrotów i stanów, prowadzonej dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych,

• ewidencji wartościowej obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzonej dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,

• odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonego z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Zapamiętaj!

Można stosować na kontach ksiąg pomocniczych w ciągu okresu sprawozdawczego, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.

Księgi pomocnicze stanowią element ksiąg rachunkowych, a zatem zgodnie z art. 24 uor należy zapewnić ich prowadzenie w sposób pozwalający na uznanie ich za:

rzetelne (gdy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty),

bezbłędne (jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych),

sprawdzalne (gdy umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych),

bieżące (jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań, a za rok obrotowy - nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane).

Co zapewniają księgi pomocnicze

Prowadzona ewidencja analityczna powinna być odpowiednio dostosowana do specyfiki i potrzeb jednostki, w tym między innymi potrzeb informacyjnych i decyzyjnych. Zakładając księgi pomocnicze, można zapewnić np.:

• generowanie informacji dla potrzeb sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych i statystycznych,

• wydzielenie grup rodzajowych środków trwałych, poszczególnych aktywów finansowych,

• ujęcie poszczególnych tytułów należności i zobowiązań,

• podział należności i zobowiązań na długoterminowe i krótkoterminowe, wymagalne itp.,

• wyszczególnienie rodzajów rozrachunków publicznoprawnych,

• wyodrębnienie danych niezbędnych do właściwego rozliczenia podatków z urzędem skarbowym itp.,

• bieżące kontrolowanie terminów płatności,

• przejrzysty i czytelny układ kont analitycznych,

• ujęcie kosztów w przekroju niezbędnym do prowadzonej analizy,

• skuteczną kontrolę wewnętrzną dokonywanych operacji oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Rola ksiąg pomocniczych jest często niedoceniana i traktowana „po macoszemu” w polityce rachunkowości jednostek. Właściwie prowadzona ewidencja analityczna, uwzględniająca specyfikę i potrzeby jednostki, może jednak przysporzyć jej korzyści, ułatwiając wykonanie niezbędnych prac, a także ograniczając możliwość wystąpienia potencjalnych błędów i omyłek.

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA