REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dowodów księgowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andrzej Waryszak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wiele pracy i wysiłku poświęca się właściwemu sporządzaniu dowodów księgowych, organizacji ich obiegu w jednostce, sprawdzaniu i ujmowaniu w księgach rachunkowych. Jednak po zamknięciu roku obrotowego, sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, znaczenie tych dokumentów jakby się zmniejsza. Często nie przykłada się należnej wagi do ich przechowywania w sposób, w miejscu i w czasie - zgodnie z obowiązującym prawem.

Miejsce przechowywania i udostępniania zbiorów

REKLAMA

Ogólne podstawy prawne przechowywania przedmiotowych dokumentów określa ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zgodnie z art. 73 ust. 1 tej ustawy, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ponadto roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zasady te obowiązują także w zakresie przechowywania, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego (art. 73 ust. 3 uor).

Pewną część dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, można przechowywać na nośnikach danych. Treść dowodów księgowych może być jednak przeniesiona wyłącznie na takie nośniki danych, które pozwalają zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawodawca w art. 73 ust. 2 uor wyłączył ze stosowania tej metody dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, listy płac, dowody powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy, a także inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki.

ZAPAMIĘTAJ!

Zbiory jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, przechowuje jednostka kontynuująca działalność, natomiast zbiory jednostek zlikwidowanych - wyznaczona osoba lub jednostka.

O miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Regulacje te zawiera art. 76 ust. 1 uor.

Ustawa określa także (w art. 75) zasady udostępniania osobie trzeciej zbiorów lub ich części.

ZAPAMIĘTAJ!

Wgląd do dokumentów na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, natomiast poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Najczęściej jednak pewne kontrowersje rodzi okres przechowywania dokumentów. Przykładowo, czy można zniszczyć:

• dokumentację nabycia komputera w 2000 r.,

• dokumentację inwestycji budowlanej rozpoczętej w 1965 r., a zakończonej w 1970 r.,

• umowę handlową zawartą w 1994 r., rozliczoną ostatecznie w 1998 r.,

• listę wynagrodzeń z 1960 r.,

• zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2002 r.,

• plan kont z 2001 r., zaktualizowany od 2004 r.?

Okresy przechowywania dowodów księgowych określone w ustawie o rachunkowości

Rozpatrując okresy przechowywania dokumentów, szczególną uwagę należy zwrócić na zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, gdyż na podstawie art. 74 ust. 1 uor podlegają one trwałemu przechowywaniu. Wątpliwości budzą możliwości techniczne wywiązania się z takiego obowiązku, niemniej jednak jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby ustawowy zapis został spełniony.

Pozostałe zbiory (art. 74 ust. 2 uor) przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe - 5 lat,

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Ustawa nakazuje więc najczęściej przechowywanie dokumentów przez okres 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych!). Należy jednakże pamiętać, że zgodnie z art. 74 ust. 3 uor, powyższe okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, np. dowody księgowe ze stycznia 2007 r. powinny być przechowywane do końca 2012 r. W praktyce ustawowy okres 5-letni oznacza więc często lat 6.

OKRESY PRZECHOWYWANIA WYNIKAJĄCE Z INNYCH AKTÓW PRAWNYCH

Terminy określone w uor uzależnione są także od przywołanych innych aktów prawnych regulujących poszczególne obszary działania jednostek. Okresy przechowywania dokumentów wynikają więc również z tych przepisów. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.

Przepisy podatkowe

Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami uzyskania, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasada ta zawarta jest w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja). Tak więc okres przechowywania tych dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy pamiętać, że bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Ma to istotny wpływ na długość okresu przechowywania dokumentów.

Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w Ordynacji. Ponadto, w myśl art. 70 § 8, nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Warto także zwrócić uwagę, że np. zobowiązanie podatkowe związane z zaliczeniem do kosztów uzyskania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego przedawni się dopiero 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu. Tak więc dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego. W praktyce oznacza to lat kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt od momentu nabycia tego składnika majątku.

Przepisy emerytalne

Innym aktem prawnym regulującym przechowywanie dokumentów jest ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W myśl art. 47 ust. 3c tej ustawy, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Należy mieć na uwadze, że przechowywanie wymienionych dokumentów wiąże się z koniecznością jednoczesnego przechowywania dokumentów źródłowych, na podstawie których zostały one sporządzone.

Jeszcze dłuższy okres wskazuje ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Akt ten w art. 125a ust. 4 stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Analogiczny obowiązek wynika także z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 51u ust. 1 tej ustawy w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej,

2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Pracodawca zobowiązany jest więc do zapewnienia przechowywania przedmiotowych dokumentów w wymaganych okresach we własnym zakresie lub w powołanych do tego specjalistycznych jednostkach.

Analizując okresy przechowywania dokumentów określone w poszczególnych przepisach należy także zwrócić uwagę na ich zabezpieczenie przed przypadkowym zniszczeniem. Właściwe oznaczenie dokumentów i poszczególnych tomów (teczek), a szczególnie dokumentów związanych z wieloletnimi „następstwami”, jak np.: realizacją inwestycji, umowy, amortyzacją itp., wykluczające przedwczesne ich zniszczenie, ma niezwykle istotne znaczenie. Oczywiście z przyczyn innych niż ustawowe nie należy niszczyć pewnych dokumentów, nawet po wymaganym okresie przechowywania. Może to być związane z dokumentowaniem praw własności (np. przy odsprzedaży) itp.

Wracając do pytań postawionych na wstępie, minimalny okres przechowywania przedmiotowych dokumentów wynosi:

• dokumentacja nabycia komputera w 2000 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 30% amortyzacji - do końca 2008 lub 2009 r.,

• dokumentacja inwestycji budowlanej rozpoczętej w 1965 r., zakończonej w 1970 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 2,5% amortyzacji (budynek niemieszkalny) - do końca 2015 r.,

umowa handlowa z 1994 r., rozliczona ostatecznie w 1998 r. - 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym została ostatecznie rozliczona, tj. do końca 2003 r.,

• lista wynagrodzeń z 1960 r. - 50 lat od dnia zakończenia pracy w jednostce przez wszystkie osoby figurujące na tej liście,

• zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2002 r. - podlega trwałemu przechowywaniu,

• plan kont z 2001 r., zaktualizowany od 2004 r. - 5 lat od upływu jego ważności, tj. do końca 2008 r.

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1671)

• Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 64, poz. 426)

• Ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 191, poz. 1368)

• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 791)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pozew z PFR w sprawie Tarcz Finansowych. Komu grozi proces, jak się bronić – wyjaśnia adwokat

Jak ustalił redaktor Adam Pantak z Dziennika Gazety Prawnej (w artykule z 22 kwietnia 2025 r. "Ze skorzystania z pomocy covidowej musi się tłumaczyć 16 tys. firm. Kto dostał pozew?" - GazetaPrawna.pl), spółka Polski Fundusz Rozwoju S.A. (PFR) złożyła 16 095 pozwów przeciwko przedsiębiorcom w związku z brakiem spłaty zobowiązań w ramach Programów rządowych «Tarcza Finansowa 1.0» oraz «Tarcza Finansowa 2.0». Oznacza to, że ogromna rzesza przedsiębiorców otrzymało już pozwy z PFR, albo niedługo je otrzyma.
Dlaczego warto się temu przyjrzeć? Kto może otrzymać pozew? Czy i kiedy należy się obawiać tych pozwów? I jak się przed nimi bronić? To wyjaśnię w cyklu artykułów na Infor.pl.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

REKLAMA

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA