Dokumentowanie naliczania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli - emerytów i rencistów

Ustawa z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela, wprowadzając w art. 53 ust. 2 obowiązek naliczania odpisów na ZFŚS dla emerytów i rencistów nauczycieli w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur i rent, nie uregulowała kwestii związanych ze sposobem ich naliczania i dokumentowania.

Zgodnie z wyjaśnieniami udzielanymi przez przedstawicieli Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu (pismo z 29 marca 2005 r., nr DE-3-339-7-05, z 27 kwietnia 2005 r., nr DPZN-WSW-KK-1801-114/05), informacje służące skalkulowaniu wysokości emerytur i rent nauczycielskich powinny opierać się na faktycznych danych na temat wysokości emerytury/renty (brutto), zebranych przez szkołę (inną oświatową jednostkę organizacyjną) naliczającą odpis na danego emeryta/rencistę.

Wybór formy pozyskania danych należy do kompetencji dyrektora szkoły (jednostki organizacyjnej oświaty), w której tworzony jest ZFŚS, co wynika z przepisów art. 3 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, do której odsyłają przepisy art. 53 ust. 5 Karty Nauczyciela, odnośnie do kwestii nieuregulowanych w tej ustawie.

W celu naliczenia odpisu na ZFŚS dla nauczycieli emerytów i rencistów, dyrektor szkoły powinien zwrócić się do nich o przedstawienie danych dotyczących wysokości pobieranych przez nich emerytur (rent) - na przykład o przedstawienie PIT-40A lub decyzji ZUS określającej wysokość emerytury/renty. Zbieranie tych danych jest zgodne z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, gdzie w art. 23 ust. 2 pozwala się na gromadzenie danych osobowych, jeśli są one konieczne dla zrealizowania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Podstawy prawne

- Ustawa z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 97, poz. 674; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 247, poz. 1821)

- Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 89, poz. 589)

- Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238)