Czy otrzymywane zawiadomienia bez podpisu to wystarczający dokument księgowy

Czy MZBM może nie wystawiać faktur, czy na żądanie klienta musi? Wysyłane były kilkakrotnie pisma do MZBM z prośbą o wystawienie faktur; niestety, pozostały bez odpowiedzi.

Zasady dokonywania zapisów księgowych oraz regulacje mówiące, co może stanowić podstawę tych zapisów, zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).

Zapisów księgowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych, czyli dokumentów, które posiadają pewne określone cechy.

W art. 21 uor określono, że prawidłowy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. faktura nr 10, rachunek nr 45/07),

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną również w jednostkach naturalnych (np. czynsz za marzec, stawka za 1 m² 100 zł, 25 m² × 100 zł = 2500 zł),

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej, a jest tak np. w przypadku faktur VAT).

Tak więc zgodnie z uor, otrzymywane przez jednostkę zawiadomienia o wysokości opłat mają charakter informacyjny, nie są jednak dowodami księgowymi zgodnie z uor.

Podstawą ewidencji opłat czynszowych mogą być faktury, ale nie muszą. Mogą być to inne dokumenty spełniające jednak kryteria dowodu księgowego zgodnie z uor, np. rachunek czy nota obciążeniowa. Być może niewystawianie faktur przez Miejski Zarząd Budynków Mieszkalnych wynika z formy organizacyjno-prawnej tej jednostki lub faktu, że nie jest ona płatnikiem VAT. Mają jednak Państwo prawo żądać dowodu księgowego, na podstawie którego zaewidencjonują zobowiązania z tytułu czynszu.

Do czasu otrzymania takiego dokumentu podstawą ewidencji może być dokument PK (polecenie księgowania) wystawione na podstawie umowy najmu i zawiadomienia o wysokości opłat.

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393)