Refakturowanie dokumentowane fakturą VAT

Podatnik wykonujący usługę przy pomocy osoby trzeciej może zastosować jej refakturowanie.

Refakturowana usługa winna zostać udokumentowana fakturą VAT, wystawioną przez refakturującego, pod warunkiem że jest czynnym podatnikiem VAT. Faktura winna zawierać stawki podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

W przypadku korzystania ze zwolnienia należy wystawić tylko rachunki, bez wyodrębnionej kwoty VAT.

Zgodnie z postanowieniami art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu tym podatkiem podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Świadczenie usług jest definiowane jako każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.

Przepisy dyrektywy unijnej uznają, że do świadczenia usług dochodzi również w przypadku, w którym podatnik, działając we własnym imieniu, lecz na rachunek innej osoby, bierze udział w świadczeniu usług. Należy wtedy uznać, że podatnik ten nabył i wyświadczył usługę. Oznacza to, że refakturowanie jest również świadczeniem usług. W polskiej ustawie brak jest regulacji na ten temat. Zasady refakturowania, czyli przenoszenia kosztów, zostały ustalone przez orzecznictwo sądów. Dlatego w praktyce przyjmuje się, że z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:

- przedmiotem refakturowania są usługi,

- z usług nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na którego wystawiona jest pierwotna faktura,

- sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu, bez marży narzuconej przez odsprzedającego,

- podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem (przeważnie) tej samej stawki podatku VAT (bądź też stosuje zwolnienie od podatku), która jest na fakturze pierwotnej wystawionej przez usługodawcę,

- w umowie między kontrahentami powinno być zastrzeżenie o odrębnym rozliczaniu (refakturowaniu) danego rodzaju czynności.

A zatem należy stwierdzić, iż „refakturowanie” usług oznacza „fakturowanie” usługi świadczonej przez podatnika podatku od towarów i usług przy pomocy osoby trzeciej. Podatnik wykonujący usługę przy pomocy osoby trzeciej może zastosować jej refakturowanie.

Jak wynika z pytania, zamierzacie Państwo przenieść koszty najmu pomieszczeń. Oznacza to, że w istocie fundacja sama nabyła usługę od wynajmującego pomieszczenie (lokal), a następnie wyświadczyła ją podnajemcy.

Stąd należy uznać, że następuje w tej sytuacji - tj. przenoszenia obciążenia z tytułu najmu pomieszczeń - świadczenie usług przez fundację, podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

„Zwrot” kosztów przez podnajemcę jest w rzeczywistości wynagrodzeniem za usługę. Refakturowana usługa powinna być udokumentowana fakturą VAT, wystawioną przez refakturującego, o ile jest czynnym podatnikiem VAT. Faktura winna zawierać stawki podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Taki sposób przenoszenia kosztów dotyczy tylko czynnych podatników VAT. Gdy korzystamy ze zwolnienia, możemy wystawić tylko rachunki, bez wyodrębnionej kwoty VAT. Ponieważ refakturowanie to świadczenie usług, a więc kwoty obrotu z tego tytułu wliczamy do obrotu, który uprawnia do korzystania ze zwolnienia. Fundacja po przekroczeniu kwoty obrotu 10 000 euro z tytułu refakturowania powinna zarejestrować się na potrzeby podatku od towarów i usług i wywiązywać z obowiązków nałożonych na podatnika od towarów i usług określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.

Przykład

Fundacja świadczy usługi zwolnione z VAT. Od stycznia refakturuje opłaty za media na podnajemcę. Miesięczna wartość netto tych opłat to 5000 zł. Dlatego w sierpniu straci prawo do korzystania ze zwolnienia, gdyż w tym miesiącu wartość obrotów opodatkowanych przekroczy 39 700 zł.

Joanna Dmowska

Podstawa prawna:

- ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029