Jak naprawiać błędy w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym

Ustawa o rachunkowości reguluje sposób postępowania z błędami w ramach przepisów art. 22, art. 25 oraz art. 54. Przepisy art. 22 i 25 dotyczą błędów w dowodach księgowych oraz - co z tego wynika - w księgach rachunkowych. Wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące danego okresu sprawozdawczego muszą być zapisane w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych.

 

Co do zasady dowody księgowe powinny być uprzednio sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Dowody księgowe powinny być rzetelne. Oznacza to, że dokumentują rzeczywiste operacje gospodarcze. Do sprawdzenia rzetelności dowodu służy kontrola merytoryczna. Powinna być ona wykonywana przez służby inne niż księgowe. Dokumenty muszą być też poddane kontroli formalnej, tj. sprawdzeniu, czy spełniają kryteria art. 21 uor. W ramach kontroli rachunkowej sprawdza się, czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.

Jest jednak faktem, że - mimo kontroli - zarówno w księgach rachunkowych, jak i w sprawozdaniu finansowym występują błędy. Niekiedy „zaginęły” dokumenty lub z jakichś powodów nie wszystkie zdarzenia z danego okresu sprawozdawczego zostały objęte ewidencją. Dlatego warto sprawdzać dowody księgowe przynajmniej raz w miesiącu. Ułatwia to sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego i eliminację nieprawidłowości, które mogą stać się zdarzeniami po dniu bilansowym.

Przepisy art. 54 odnoszą się z kolei do błędu w kontekście zdarzeń po dniu bilansowym, który dotyczy poprzednich okresów sprawozdawczych i powoduje, że sprawozdania finansowego za ten okres nie można uznać za rzetelne.

Rodzaje błędów oraz sposoby ich ujawniania

Błędy to niezamierzone nieprawidłowości, które muszą być wycenione na podstawie dowodów potwierdzających wartość i znaczenie ekonomiczne faktów uznanych za błędne. Podstawowy podział uwzględniający sposób postępowania z nieprawidłowościami klasyfikuje je w dwóch grupach:

• błędy wymagające korekty,

• błędy niewymagające korekty.

Ponieważ błędnie ujawnione lub nieujawnione w księgach rachunkowych zdarzenia gospodarcze znajdą swoje odzwierciedlenie w sprawozdaniu finansowym, należy wnikliwie dokonać oceny każdego faktu. Błędy w zapisach księgowych, w dokumentach księgowych, odkrywane po dniu bilansowym, zaliczamy do kategorii zdarzeń po dniu bilansowym.

Moment ujawniania błędów

W praktyce można wskazać na kilka momentów, w których mogą być ujawnione nieprawidłowości. Przyjmując kryterium czasu, błędy można usystematyzować w następujący sposób:

1. Ujawnione przed sporządzeniem sprawozdania finansowego.

2. Ujawnione po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego badaniem oraz w trakcie badania przez biegłego rewidenta.

3. Ujawnione po zakończeniu badania, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.

4. Ujawnione po zatwierdzeniu (opublikowaniu) sprawozdania finansowego za dowolny okres sprawozdawczy.

Ad 1. Najwięcej błędów jest ujawnianych podczas weryfikacji ksiąg rachunkowych na koniec okresu sprawozdawczego, a więc przed sporządzeniem sprawozdania finansowego. Okres ten jest właściwy do wprowadzenia ostatnich zapisów korygujących lub uzupełniających.

Błędy ujawnione przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należy ująć w księgach rachunkowych na dwa sposoby:

• pod datą ich ujawnienia, jeżeli ujawnienie ma miejsce przed dniem bilansowym,

• pod datą 31 grudnia (lub na inny dzień kończący okres sprawozdawczy), jeżeli ujawnienie miało miejsce po dniu bilansowym.

Samo ujawnienie polega na wprowadzeniu zapisów księgowych do ksiąg rachunkowych na podstawie zweryfikowanych dowodów odpowiednich dla zdarzenia gospodarczego. Dopiero po wprowadzeniu wszystkich korekt księgi rachunkowe można uznać za wiarygodne i mogą one stanowić podstawę sporządzenia sprawozdania finansowego.

Szczególna uwaga wymagana jest przy weryfikacji ksiąg przed dniem bilansowym w tych jednostkach gospodarczych, w których sprawozdanie finansowe nie podlega badaniu przez biegłego rewidenta. W tych podmiotach nie ma bowiem etapu dodatkowej weryfikacji, która obiektywnie potwierdzi wiarygodność oraz zgodność sprawozdania finansowego z księgami rachunkowymi. Tu dobrą praktyką jest dwukrotne sporządzenie sprawozdania finansowego.

 

Pierwsze sprawozdanie, sporządzone dowolną techniką, należy odłożyć i następnie sporządzić drugie, nie sugerując się poprzednimi ustaleniami. Po sporządzeniu dwóch sprawozdań finansowych porównuje się obie wersje, rozpatruje ewentualne różnice i koryguje błędy. Jeśli sprawozdanie finansowe jest sporządzane automatycznie z wykorzystaniem programu finansowo-księgowego, warto sporządzić drugie sprawozdanie finansowe w innym programie, np. w Excelu. Ważne jest, żeby wpisywać każdą wartość po przeanalizowaniu i zastanowieniu się nad jej treścią ekonomiczną. Porównanie niezależnie od siebie sporządzonych dwóch egzemplarzy sprawozdania finansowego w zdecydowanej większości wypadków ujawnia błędy. Najprostszym przykładem mogą być odpisy aktualizujące należności, tworzone dla różnych nieuregulowanych w terminie należności. Tu błędy występują za sprawą algorytmów programów finansowo-księgowych lub systemu kont korespondujących. Jedne i drugie funkcjonują automatycznie. Najczęściej pomniejszane są o całą kwotę odpisów aktualizujących tylko należności od pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług. Równocześnie w bilansie są wykazywane kwoty należne, mimo że wcześniej utworzono odpisy aktualizujące. Innym przykładem danych nieprawidłowo prezentowanych w sprawozdaniu finansowym są należności oraz zobowiązania krótkoterminowe i długoterminowe.

 

Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Błędy w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym

dr Weronika Gackowska

biegły rewident