Podpisywanie sprawozdań finansowych przez jednego członka zarządu

Nowelizacja ustawy o rachunkowości

Rada Ministrów w dniu 24 sierpnia 2021 roku przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej.

Celem projektu jest dostosowuje obowiązujące przepisy w zakresie sprawozdawczości i rewizji finansowej do aktualnej sytuacji prawnej i gospodarczej oraz do nowych możliwości technologicznych. Zmiany obejmą ustawy: o rachunkowości, o podatku dochodowym od osób prawnych, o Krajowym Rejestrze Sądowym, o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2.

Jedna z zaproponowanych przez ustawodawcę zmian dotyczy podpisywania sprawozdań finansowych.

Podpisywanie sprawozdań finansowych - stan aktualny

Obecnie obowiązujące przepisy ustawy o rachunkowości określają, że sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Wobec czego, w przypadku gdy członków organu wieloosobowego jest kilku lub kilkunastu konieczność podpisania elektronicznie sprawozdania może powodować problemy o charakterze organizacyjnym i technicznym. Ponadto poprawne podpisanie sprawozdania wymaga znajomości narzędzi informatycznych oraz - w przypadku korzystania z różnych rodzajów podpisów elektronicznych - złożenia ich w określonej konfiguracji. Powyższe sytuacje występują w szczególności w  organizacjach pozarządowych, a także innych jednostkach, w których członkowie organu zarządzającego używają różnych rodzajów podpisów elektronicznych.

Zaproponowane w projekcie zmiany mają ułatwić podpisywanie sprawozdań finansowych jednostkom kierowanym przez organ wieloosobowy.

Podpisywanie sprawozdania finansowego przez jednego członka zarządu wieloosobowego

Ustawodawca poprzez nowelizację art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości zamierza wprowadzić zmianę w zakresie podpisywania sprawozdania finansowego polegającą na umożliwieniu dokonania tej czynności tylko przez jednego członka zarządu wieloosobowego.

Zmiana art. 52 ustawy o rachunkowości wprowadzi także ogólną zasadę (na podstawie projektowanego brzmienia art. 52 ust. 2a ustawy), zgodnie z którą podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, iż sprawozdanie to spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Podpisywanie sprawozdania finansowego przez jednego członka zarządu - warunki

Dodawany w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości określa warunki, na podstawie których sprawozdanie finansowe może zostać podpisane tylko przez jednego członka organu wieloosobowego. Osoba ta musi uzyskać od pozostałych członków organu wieloosobowego oświadczeń potwierdzających, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia zastosowano rozwiązanie analogiczne do obecnie obowiązujących przepisów w zakresie odmowy podpisania sprawozdania finansowego, tj. konieczność pisemnego uzasadnienia odmowy złożenia oświadczenia. Odmowa złożenia oświadczenia będzie traktowana jako równoważna z odmową podpisania sprawozdania finansowego. Przewiduje się, że ww. oświadczenia oraz odmowy złożenia tych oświadczeń będą sporządzane w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem (projektowane brzmienie art. 52 ust. 2c ustawy). Jeżeli ww. dokumenty zostaną sporządzone w postaci papierowej, to osoba podpisująca sprawozdanie finansowe będzie sporządzała odwzorowania cyfrowe tych dokumentów, a następnie będzie opatrywała te odwzorowania podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (projektowane brzmienie art. 52 ust. 2d ustawy). Powyższe rozwiązania umożliwią złożenie wskazanych dokumentów do KRS, zgodnie z wymogami ustawy. Zarówno podpisanie sprawozdania, jak i złożenie oświadczenia niesie ze sobą jednakowe skutki w zakresie odpowiedzialności członka organu zarządzającego, który, podpisując sprawozdanie lub składając oświadczenie, potwierdza, że sprawozdanie sporządzone zostało zgodnie z wymogami ustawy.

Konsekwencją projektowanych zmian w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych i dodania w art. 52 ust. 2a – 2d ustawy o rachunkowości są także zmiany art. 63c ust. 3 ustawy (podpisywanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych) oraz art. 63j ustawy (podpisywanie sprawozdania z płatności oraz skonsolidowanego sprawozdania z płatności).

Ponadto, zmiany w art. 69 ust. 1 oraz art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości są konsekwencją proponowanych zmian w zakresie art. 52 ustawy i rozszerzają obecne brzmienie tych przepisów o obowiązek złożenia określonych dokumentów (odmowy podpisania sprawozdania finansowego, oświadczenia składanego przez osoby wchodzące w skład organu wieloosobowego o spełnianiu przez sprawozdanie finansowe wymagań przewidzianych w ustawie oraz odmowy złożenia tego oświadczenia) do właściwego rejestru sądowego oraz obowiązek przechowywania tych dokumentów przez jednostkę.

Nowelizacja za wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.