Jak rozliczyć wynik miesięcznych inwentaryzacji

RADA

Ujawnione w wyniku comiesięcznej inwentaryzacji niedobory należy odpowiednio zidentyfikować i rozliczyć przy użyciu konta „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Zaliczenie ujawnionych niedoborów do kosztów uzyskania przychodów nastąpi po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego przyczyny ich powstania.

UZASADNIENIE

Wyniki inwentaryzacji rozlicza się według ogólnych zasad, niezależnie od tego, czy spis z natury jest przeprowadzany na koniec roku, czy z większą częstotliwością. W przypadku gdy stan magazynu na koniec każdego miesiąca różni się od salda konta „Towary”, trzeba też ustalić przyczyny rozbieżności. Może to wynikać np. z tego, że niektóre towary nie są wprowadzone do kasy fiskalnej.

Na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości należy odpowiednio przeprowadzić i udokumentować spis towarów w magazynie (sklepie), następnie powiązać wyniki tego spisu z odpowiednimi zapisami na kontach księgowych. Ujawnione nadwyżki lub niedobory towarów trzeba rozliczyć w okresie, na który przypadał termin inwentaryzacji (w opisanym przypadku w kolejnych miesiącach).

Różnice ustalone w wyniku porównania wartości księgowej z wartością wynikającą ze spisu z natury mogą mieć postać niedoborów lub nadwyżek.

Przeprowadzenie inwentaryzacji i porównanie jej wyników z zapisami na odpowiednich kontach prowadzi do rozliczenia ujawnionych różnic jako:

n podlegających kompensacie,

n mieszczących się w granicach norm i limitów ubytków naturalnych,

n niedoborów zawinionych,

n niedoborów niezawinionych.

Niedobory rzeczowych składników majątku mogą być kompensowane nadwyżkami na podstawie tego samego spisu z natury, pod warunkiem że jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową. Jednocześnie stwierdzone różnice inwentaryzacyjne podlegają kompensacie, jeśli dotyczą tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie, powstały w zbliżonym asortymencie, to znaczy towary są o tej samej nazwie, zbliżonym wyglądzie i właściwościach lub są sprzedawane w podobnych opakowaniach. Kompensowanie niedoborów i nadwyżek odbywa się z zachowaniem zasady niższej ceny i mniejszej wartości, to znaczy do kompensaty przyjmuje się mniejszą wartość i ilość z występujących nadwyżek lub niedoborów. Takie rozwiązanie prowadzi do następujących sytuacji:

n niedobory i nadwyżki w pełni się kompensują - jeśli ceny i ilości towarów występujących jako nadwyżki są równe cenom i ilościom niedoborów,

n pozostają różnice ilościowe, gdyż ceny jednostkowe są takie same, a ilości niedoborów i nadwyżek różne,

n pozostają różnice wartościowe w przypadku identycznych ilości niedoborów i nadwyżek, gdy ceny są zróżnicowane,

n pozostają różnice ilościowe i wartościowe, gdyż zarówno ceny, jak i ilości kompensowanych asortymentów są różne.

Różnice wartościowe można uznać za zawinione i obciążyć nimi osoby odpowiedzialne materialnie lub uznać je za niezawinione i odpisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

Pozostałe po skompensowaniu różnice ilościowe stanowiące niedobory mogą mieścić się w granicach norm ubytków naturalnych. Ubytki naturalne dotyczą tylko tych składników majątku, które przez wzgląd na swoje właściwości fizyczne i chemiczne ulegają zmniejszeniu na skutek procesów fizycznych i chemicznych (np. parowanie, wysuszenie). Ubytki naturalne mogą powstawać również przy przeważaniu lub pakowaniu towarów. Każda jednostka we własnym zakresie powinna ustalić limity dla ubytków w instrukcji inwentaryzacyjnej lub polityce (zasadach) rachunkowości.

Pozostałe niedobory mieszczące się w granicach ustalonego limitu należy rozliczyć jako niedobory niezawinione stanowiące koszty operacyjne prowadzonej działalności.

Gdy po dokonaniu kompensaty niedoborów i nadwyżek i odpisaniu ubytków naturalnych różnice inwentaryzacyjne nadal nie są rozliczone, należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Pozostały do rozliczenia niedobór można uznać za zawiniony i obciążyć nim osobę odpowiedzialną materialnie. Zawiniony niedobór powstaje wskutek zaniedbania obowiązków osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie bądź jest wynikiem zamierzonego działania tej osoby na niekorzyść jednostki. Dlatego niezbędne jest dołożenie wszelkich starań i sporządzenie odpowiednich dokumentów z przeprowadzonego postępowania.

W wyniku przeprowadzonych ustaleń i uzyskanych wyjaśnień może okazać się, że osoba odpowiedzialna za składniki majątku nie jest winna powstałym niedoborom. Wówczas kierownik jednostki podejmuje decyzję o uznaniu niedoboru za niezawiniony. Jeśli nie są znane przyczyny powstania niedoboru, wówczas traktuje się go jako nieuzasadniony i można dochodzić roszczeń od osoby odpowiedzialnej materialnie. Równowartość roszczenia z tytułu niedoboru ustala się w wysokości, którą kierownik jednostki uzna za zawinioną. Kierownik jednostki może odstąpić od obciążania osoby odpowiedzialnej materialnie.

W drodze spisu z natury mogą powstać niedobory pozorne, będące wynikiem błędów w prowadzonej ewidencji przychodów i rozchodów składników majątku lub też błędów powstałych w trakcie inwentaryzacji.

Niezależnie od rodzaju wykazanych różnic przyczyny ich powstania muszą być określone przez komisję inwentaryzacyjną w protokole z inwentaryzacji (protokole inwentaryzacyjnym). Podstawą do rozliczenia w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych jest zatwierdzony przez kierownika jednostki protokół weryfikacji różnic zawierający ich ustalenie i sposób rozliczenia.

Przykład

Spółka wykazała niedobór towaru A w wysokości 1500 zł. Okazało się też, że w towarze B ma nadwyżkę o wartości 2000 zł. Ustalono, iż 1050 zł niedoboru wynika z błędnej ewidencji towaru A jako towaru B. Niedobór niezawiniony wynosi 200 zł. O wartość niedoboru zawinionego obciążono osobę odpowiedzialną za magazyn. Brak towaru A w wysokości 100 zł zgodnie z polityką rachunkowości spółki zalicza się do ubytków naturalnych.

Ewidencja księgowa

1. Różnica inwentaryzacyjna:

a) niedobór

Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 1 500

- w analityce „Rozliczenie niedoborów”

Ma „Towary” - A 1 500

b) nadwyżka

Wn „Towary” - B 2 000

Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 2 000

- w analityce „Rozliczenie nadwyżek”

(Jeżeli jednostka stosuje ewidencję w stałych cenach ewidencyjnych, należy wyksięgować odchylenia od stałych cen ewidencyjnych odpowiednio Wn lub Ma „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”, „Odchylenia od cen ewidencyjnych półproduktów i produktów gotowych”; Ma lub Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”).

2. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego przyczyny ich powstania:

a) kompensata niedoborów nadwyżkami

Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 1 050

- w analityce „Rozliczenie nadwyżek”

Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 1 050

- w analityce „Rozliczenie niedoborów”

b) korekta stanu magazynu

Wn „Towary” - A 1 050

Ma „Towary” - B 1 050

c) rozliczenie nadwyżki inwentaryzacyjnej

Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 950

- w analityce „Rozliczenie nadwyżek”

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 950

d) przeksięgowanie ubytków naturalnych mieszczących się w limicie

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 100

Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 100

- w analityce „Rozliczenie niedoborów”

e) rozliczenie niedoboru niezawinionego

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 200

Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 200

- w analityce „Rozliczenie niedoborów”

f) rozliczenie niedoboru zawinionego

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 150

Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 150

- w analityce „Rozliczenie niedoborów”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Strata powstała w wyniku ujawnionych niedoborów nie podlega opodatkowaniu podatkiem należnym VAT. Nie ma w art. 5 ustawy o podatku od towarów i usług niedoborów, bez względu na to, czy są uznane za zawinione czy niezawinione.

Jednak w przypadku niedoborów zawinionych, kiedy wartością tego niedoboru obciążono osobę odpowiedzialną materialnie, bezpieczniej jest dokonać korekty podatku naliczonego - w deklaracji VAT-7 za miesiąc, w którym stwierdzono i rozliczono niedobór. W świetle art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z nabyciem towarów, których wykazano niedobór. Nie ma możliwości odliczenia podatku naliczonego przy zakupie towarów objętych niedoborem. Niedobory niezawinione powstałe z przyczyn niezależnych zalicza się do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania. Natomiast niedobory zawinione powstałe w wyniku zaniedbań i braku staranności nie są uznawane za koszty uzyskania przychodu. Stąd też wynika brak możliwości odliczenia podatku naliczonego.

l art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Bożena Zdunek

księgowa