Jak rozliczyć niedobory niezawinione

W celu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w pierwszej kolejności należy ustalić przyczynę ich powstania oraz przeanalizować, z czego wynikają. Zadanie to należy do komisji inwentaryzacyjnej. W pierwszym etapie komisja inwentaryzacyjna dokonuje klasyfikacji różnic. Jest to pomocne później w księgowym rozliczeniu wyników inwentaryzacji.

Ewidencję wartości stwierdzonych niedoborów należy prowadzić na koncie rozrachunkowym „Rozliczenie niedoborów”. Niedobór stanowi koszt i podlega ewidencji na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”.

Dość częstą sytuacją jest ujawnianie braków. Istotną decyzją będzie określenie, czy niedobory były zawinione, czy niezawinione. Od tego będzie też zależał sposób ewidencji księgowej niedoborów.

uwaga!

Niedobory niezawinione powstają w wyniku zdarzeń niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych, takich jak błędy w dokumentacji lub niedokładność urządzeń pomiarowych, zdarzenia losowe itp.

Rozliczenie niedoborów będzie przebiegało za pomocą konta „Rozliczenie niedoborów” w korespondencji z różnymi kontami, w zależności od przyczyn zaistnienia niedoboru. W trakcie roku obrotowego konto „Rozliczenie niedoborów” może wykazywać saldo:

Wn - określające stan niedoborów nierozliczonych na dany dzień.

Ewidencja księgowa różnego rodzaju niedoborów:

1. Niedobór uznany za niezawiniony:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,

Ma „Rozliczenie niedoborów”.

2. Niedobór losowy:

Wn „Straty nadzwyczajne”,

Ma „Rozliczenie niedoborów”.

3. Niedobór zawiniony - uznany przez pracownika:

Wn „Rozrachunki z pracownikami”,

Ma „Rozliczenie niedoborów”.

4. Niedobór zawiniony - nieuznany przez pracownika:

Wn „Roszczenia sporne z pracownikami”,

Ma „Rozliczenie niedoborów”.

Przykład

Podczas inwentaryzacji spółka z o.o. ujawniła niedobór materiałów ewidencjonowanych w cenach zakupu. Według ewidencji księgowej wartość materiałów wynosi 200 000 zł, natomiast według spisu z natury - 192 000 zł. Niedobór został uznany za niezawiniony.

1. Ewidencja niedoboru:

Wn „Rozliczenie niedoborów” 8 000

Ma „Materiały” 8 000

2. Odniesienie w koszty ubytków naturalnych. Norma ubytków tych materiałów została określona na 3%. Niedobór: 8000 zł × 3% = 240 zł:

Wn „Zużycie materiałów” 240

Ma „Rozliczenie niedoborów” 240

3. Ujęcie pozostałej części niedoboru:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 7 760

Ma „Rozliczenie niedoborów” 7 760