REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać niedobór zawiniony

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Szewieczek
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Magazynier, będący pracownikiem spółki, został obciążony częścią ustalonych niedoborów materiałów znajdujących się w magazynie. Powodem powstania niedoborów były rażące zaniedbania magazyniera, które doprowadziły do zniszczenia części zapasów. Magazynier uznał swoją winę, wskutek czego został obciążony kosztem niedoborów magazynowych. Czy powstały niedobór można zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych, a kwoty, które zwróci pracownik - do pozostałych przychodów operacyjnych? Jak rozliczyć ten niedobór w księgach oraz jakie są zasady jego rozliczania w podatku dochodowym od osób prawnych oraz w podatku od towarów i usług?

RADA

REKLAMA

Wartość powstałego niedoboru rozlicza się za pośrednictwem kont rozrachunkowych z pracownikami. Nie stanowi ona pozostałych kosztów operacyjnych. Wartość uzyskanego od pracownika zwrotu, do wysokości ustalonego niedoboru, nie zostanie zaliczona do pozostałych przychodów operacyjnych.

UZASADNIENIE

Ustalone w wyniku inwentaryzacji niedobory lub nadwyżki zapasów materiałowych mogą powstać z przyczyn zawinionych, niezawinionych lub niemożliwych do ustalenia (traktowanych ewidencyjnie jako przyczyny niezawinione). Przyczyny niezawinione mogą wynikać ze zdarzeń losowych lub zdarzeń pośrednio lub bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością (np. z właściwości fizykochemicznych przechowywanych zapasów - ulatnianie, wysychanie).

Przyczyny zawinione wynikają ze świadomych lub nieświadomych działań określonych osób. W razie ustalenia osoby odpowiedzialnej za powstały niedobór jednostka ma możliwość (a nawet obowiązek, rozważając zasadę racjonalności gospodarowania posiadanym majątkiem) obciążenia tej osoby wartością powstałego niedoboru, którą można w niektórych przypadkach powiększyć o kwotę korzyści ekonomicznych utraconych w wyniku niewykorzystania składników zapasów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

UWAGA!

Niemożliwe jest podwyższenie roszczenia o pokrycie niedoboru o kwotę przekraczającą jego wartość ewidencyjną w przypadku roszczenia skierowanego do pracownika przedsiębiorstwa.

REKLAMA

Na podstawie art. 115 Kodeksu pracy pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę wyłącznie w granicach rzeczywistej straty pracodawcy i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Ponadto jeśli z pracownikiem nie zostało zawarte porozumienie w sprawie odpowiedzialności materialnej, to możliwe jest dochodzenie pokrycia niedoboru wyłącznie do wysokości jego trzymiesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody, chyba że szkoda powstała z winy umyślnej.

Podwyższenie roszczenia ponad wartość ujawnionego niedoboru stanowi w księgach rachunkowych rozliczenia międzyokresowe przychodów. RMP w dacie faktycznego wpływu należnej kwoty do kasy lub na rachunek bankowy jednostki podlegają przeniesieniu na konto pozostałych przychodów operacyjnych.

REKLAMA

Jeśli osoba obciążana uzna roszczenia jednostki na piśmie, jest zobowiązana do wyrównania powstałej szkody, co zazwyczaj dokonuje się poprzez wpłacenie stosownych kwot. Jeżeli natomiast osoba ta nie uzna roszczenia jednostki, pozostaje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego i zastosowanie się do rozwiązania ustalonego przez sąd.

Rozliczanie niedoborów magazynowych, gdy ustalono osobę odpowiedzialną za taki stan rzeczy, nie powoduje powstania w jednostce przychodów i kosztów. Nie dochodzi do zbycia przedmiotu zapasu, lecz jedynie do pokrycia ustalonych kosztów braków, a więc operacja taka nie powinna wpływać na wynik finansowy jednostki. Ewentualnym przychodem jednostki może być wyłącznie nadwyżka ustalonej kwoty zwrotu ponad wartość ewidencyjną ujawnionych braków magazynowych.

Niedobór materiałów powstały z winy określonej osoby nie może również zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów ustalanych dla celów podatkowych na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów.

Do tej kategorii nie należą koszty utraconych braków magazynowych powstałych z winy określonej osoby, ponoszącej odpowiedzialność materialną, będące skutkiem zaniedbań, nienależytej staranności, nieracjonalnego działania lub działań umyślnych. Straty w aktywach obrotowych przedsiębiorstwa zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, lecz wyłącznie wtedy, gdy wynikają ze zdarzeń losowych lub mieszczą się w granicach norm (ustalonych przez jednostkę lub w odrębnych przepisach), a powstały niezależnie od woli jednostki (niedobory niezawinione). Tym samym nawet gdy straty mieszczą się w granicach norm, lecz nie stanowią niedoborów niezawinionych, do kosztów uzyskania przychodów zaliczone zostać nie mogą.

 

Ponadto, co warto podkreślić, zaliczenie powstałych niedoborów do kosztów uzyskania przychodów musi być poparte odpowiednimi dokumentami, zazwyczaj w formie protokołu (sporządzonego przez jednostkę lub policję), który będzie zawierał wyjaśnienie przyczyn i okoliczności powstania niedoborów.

Wartość otrzymanych zwrotów powstałych niedoborów nie będzie stanowiła przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym, co jest naturalną konsekwencją niezaliczania niedoborów zawinionych do kosztów uzyskania przychodów. Przychodem podlegającym opodatkowaniu będzie jednak ewentualna nadwyżka uzyskanej rekompensaty ponad wartość powstałych niedoborów. Przychód ten będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem dochodowym w momencie wpływu na rachunek bankowy lub do kasy jednostki.

W związku z ujawnieniem braków w zapasach, powstałych z winy ustalonej osoby, należy dokonać korekty VAT naliczonego. Obowiązek ten wynika z art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nim nie podlega odliczeniu VAT od towarów i usług, gdy wydatki na ich nabycie nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, chyba że wynika to bezpośrednio ze zwolnienia od podatku dochodowego. Ponieważ koszt ujawnionych braków magazynowych, spowodowanych winą określonej osoby, nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, więc jednostka powinna dokonać korekty VAT naliczonego w związku z zakupem materiałów zakwalifikowanych jako braki. Pojawia się w tym miejscu wątpliwość, w którym miesiącu dokonać korekty VAT: w miesiącu ujawnienia braków i ustalenia osoby odpowiedzialnej, czy w miesiącu, w którym odliczono VAT. Odpowiedź na to pytanie można znaleźć w interpretacjach urzędów skarbowych, które wskazują, że korekty VAT naliczonego dokonuje się w deklaracji VAT za miesiąc, w którym niedobór zawiniony stwierdzono (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego I Urzędu Skarbowego w Kielcach, nr OG/005/8/PP2/443/4/2005).

Wartość stwierdzonych niedoborów nie stanowi również dostawy towarów ani świadczenia usług w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, nawet jeśli ustalono osobę odpowiedzialną za powstały niedobór, która zobowiązana jest do pokrycia powstałej straty, a co z tego wynika - nie podlega opodatkowaniu VAT (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego Urzędu Skarbowego w Zamościu, nr POIV-443/55/05; postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego Urzędu Skarbowego w Opocznie, nr US III - 443/14/06/MZ). Nie podlega opodatkowaniu VAT również nadwyżka kwoty przeznaczonej do zwrotu ponad wartość ustalonego niedoboru.

Przykład

1. Ujawnienie w wyniku inwentaryzacji niedoborów magazynowych:

Wn „Rozliczenie niedoborów i szkód” 1 000

Ma „Materiały” 1 000

2. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych (podwyższenie wartości roszczenia o 100 zł nie może być stosowane w przypadku pracowników jednostki; sytuacja taka może mieć miejsce w odniesieniu do osób prawnych i osób fizycznych niebędących pracownikami jednostki, np. zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej, zatrudnionych przez inne jednostki):

Wn „Rozrachunki z współpracownikami” 1 100

Ma „Rozliczenie niedoborów i szkód” 1 000

Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 100

3. Korekta VAT naliczonego w związku z powstałym niedoborem, niezaliczonym do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym:

Wn „Podatki i opłaty” 220

Ma „VAT naliczony” 220

4. Wpłata należnej kwoty:

Wn „Rachunek bankowy” 1 100

Ma „Rozrachunki z współpracownikami” 1 100

5. Równoległy zapis - zaliczenie do przychodów:

Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 100

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 100

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 115 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1239

• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029

Aleksandra Szewieczek

ekspert w zakresie rachunkowości, pracownik naukowy Akademii Ekonomicznej w Katowicach

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak uniknąć obowiązkowego KSeF? Jest kilka sposobów. Np. wystarczy zarejestrować się jako podatnik zagraniczny działający w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

Zarządzanie finansami i procesami finansowo-księgowymi w rosnącym przedsiębiorstwie

W dzisiejszej gospodarce efektywne zarządzanie finansami i procesami finansowymi stanowi kluczowy czynnik sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Praktyka biznesowa pokazuje, że sam wzrost obrotów nie zawsze przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy. Nieumiejętnie zarządzany rozwój może prowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której zwiększającym się przychodom towarzyszą spadająca rentowność i problemy z płynnością finansową.

Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

REKLAMA

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Prof. Modzelewski wyjaśnia jak to możliwe

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

REKLAMA

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

REKLAMA