Udostępnianie dokumentów księgowych poza firmą

ODPOWIEDŹ

Autopromocja

Co do zasady wgląd do dokumentów na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, natomiast poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.

WYJAŚNIENIE

A zatem bez zgody kierownika jednostki nie można udostępnić dowodów księgowych osobie trzeciej, w tym przypadku kontrahentowi. W każdej firmie dostęp do dokumentów księgowych powinny mieć tylko i wyłącznie osoby upoważnione. Tym samym jedynie za zgodą kierownika jednostki można udostępnić dokumenty księgowe osobie trzeciej (jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej):

Autopromocja

Praktyczny leksykon VAT 2024. Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

Sprawdź

• na terenie jednostki,

• poza siedzibą zarządu jednostki, ale za pisemną zgodą kierownika jednostki oraz potwierdzeniem pisemnym spisu przyjętych dokumentów - w takim przypadku obowiązkiem kierownika jednostki jest zawiadomienie urzędu skarbowego o udostępnieniu dokumentów jednostki (np. wydanie dokumentów biuru rachunkowemu, które prowadzi rachunkowość tej jednostki).

Należy przy tym jeszcze pamiętać o odpowiednich zabezpieczeniach i zamknięciach szaf, które mają za zadanie uchronić dokumentację przed dostępem osób nieupoważnionych.

Autopromocja

Komplet 3 publikacji

Instrukcje księgowego. 100 praktycznych procedur z bazą narzędzi online

Sprawdź

Podsumowując, w powyższej sytuacji osoba kierująca organizacją powinna na piśmie wyrazić zgodę na przekazanie dokumentów według załączonego spisu dokumentów.

PODSTAWA PRAWNA

Autopromocja

Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian

Sprawdź

• art. 75 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).