| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Zasady ogólne > Udostępnianie dokumentów księgowych poza firmą

Udostępnianie dokumentów księgowych poza firmą

Nasza firma od wielu lat współpracuje z jednym z kontrahentów, który dostarcza nam surowców do naszej produkcji. Jestem osobą wystawiającą faktury. Księgowa z tej firmy poprosiła mnie o udostępnienie faktur otrzymanych od nich za ostatni rok. Czy mogę udostępnić – jedynie na terenie firmy – nasze dokumenty księgowe temu kontrahentowi, z którym mamy bardzo dobre kontakty?


ODPOWIEDŹ

Co do zasady wgląd do dokumentów na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, natomiast poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.

WYJAŚNIENIE

A zatem bez zgody kierownika jednostki nie można udostępnić dowodów księgowych osobie trzeciej, w tym przypadku kontrahentowi. W każdej firmie dostęp do dokumentów księgowych powinny mieć tylko i wyłącznie osoby upoważnione. Tym samym jedynie za zgodą kierownika jednostki można udostępnić dokumenty księgowe osobie trzeciej (jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej):

• na terenie jednostki,

• poza siedzibą zarządu jednostki, ale za pisemną zgodą kierownika jednostki oraz potwierdzeniem pisemnym spisu przyjętych dokumentów - w takim przypadku obowiązkiem kierownika jednostki jest zawiadomienie urzędu skarbowego o udostępnieniu dokumentów jednostki (np. wydanie dokumentów biuru rachunkowemu, które prowadzi rachunkowość tej jednostki).

Należy przy tym jeszcze pamiętać o odpowiednich zabezpieczeniach i zamknięciach szaf, które mają za zadanie uchronić dokumentację przed dostępem osób nieupoważnionych.

Podsumowując, w powyższej sytuacji osoba kierująca organizacją powinna na piśmie wyrazić zgodę na przekazanie dokumentów według załączonego spisu dokumentów.

PODSTAWA PRAWNA

• art. 75 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Rafał Jankowski

Przedsiębiorca, Partner Zarządzający Cafe Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK