Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum
Przechowywanie zgodnie z wymogami
Każda firma musi zadbać o to, aby jej dokumenty były przechowywane zgodnie z przepisami, oraz zapewnić odpowiednie warunki chroniące i zabezpieczające je przed zniszczeniem bądź zgubieniem. Prawidłowe prowadzenie archiwum jest kluczowym elementem dla sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Sumienne obchodzenie się z dokumentacją pozwala uniknąć sytuacji, w której jakiś dokument zostaje utracony bądź uszkodzony. Wszelkie przepisy określające wymogi prowadzenia i przechowywania dokumentacji zawarte są w ustawie Ordynacja podatkowa z 29 sierpnia 1997 roku oraz w Ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 roku.
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe
Organizacja archiwum
Aby w archiwum panował porządek, wszystkie dokumenty – zanim tam trafią – powinny podlegać odpowiedniej klasyfikacji, segregacji, kontroli oraz dekretacji. Powinny być umieszczone w kolejności chronologicznej w opisanych segregatorach bądź teczkach połączonych w lata podatkowe. Aby zachować potrzebne dowody, jak również zaoszczędzić miejsca dla nowych, warto zwrócić uwagę na to, jak długo należy przechowywać konkretne kategorie dokumentów. Jeśli chodzi o dokumentację księgową, czyli księgi podatkowe, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe, dokumenty związane z inwentaryzacją oraz wszelkie dowody księgowe – musi być ona przechowywana do czasu jej przedawnienia.
Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa termin przedawnienia następuje po upływie 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minął okres na zapłatę podatku związanego z dokumentacją księgową. Jeśli chodzi o dowody dotyczące operacji związanych z ZUS-em, to okres ich przechowywania również wynosi 5 lat. Najdłużej, bo aż 50 lat, należy przechowywać dokumentację pracowniczą.
Archiwum elektroniczne
Mozolna praca nad opisywaniem każdego jednego dowodu jest bardzo czasochłonna i absorbująca. Wymaga ona bowiem dużo koncentracji i uwagi, tak by można było zachować odpowiedni klucz i nie pomylić się przy archiwizacji. Świetną alternatywą dla tradycyjnego archiwum jest archiwum elektroniczne. Dzięki przechowywaniu dokumentacji w postaci zdigitalizowanej możemy zaoszczędzić miejsce w biurze oraz czas na późniejsze szukanie interesujących nas dokumentów.
Polecamy produkt: Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.
Ponadto wszelkie foldery z dowodami znajdują się w jednym miejscu, a przechowywanie ich na dysku w „chmurze” umożliwia korzystanie z nich wielu osobom naraz. Aby ułatwić sobie życie, warto zdecydować się na e-archiwum, jakie oferuje aplikacja SaldeoSMART. Interesujący nas dokument wystarczy jedynie zeskanować, a zaraz po tym podlega on automatycznej kategoryzacji i ląduje w uporządkowanym archiwum elektronicznym. Ponadto dzięki e-archiwum możemy mieć do niego szybki dostęp, kiedykolwiek chcemy i w jakimkolwiek miejscu jesteśmy. Koniec problemów z opisywaniem, klasyfikowaniem i długotrwałym wyszukiwaniem dokumentów. SaldeoSMART zrobi to za Ciebie.
Autor: Edyta Piekarska
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
Komentarze(0)
Pokaż:
NajnowszePopularneNajstarsze