Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Przechowywanie zgodnie z wymogami

Każda firma musi zadbać o to, aby jej dokumenty były przechowywane zgodnie z przepisami, oraz zapewnić odpowiednie warunki chroniące i zabezpieczające je przed zniszczeniem bądź zgubieniem. Prawidłowe prowadzenie archiwum jest kluczowym elementem dla sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Sumienne obchodzenie się z dokumentacją pozwala uniknąć sytuacji, w której jakiś dokument zostaje utracony bądź uszkodzony. Wszelkie przepisy określające wymogi prowadzenia i przechowywania dokumentacji zawarte są w ustawie Ordynacja podatkowa z 29 sierpnia 1997 roku oraz w Ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 roku.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Organizacja archiwum

Aby w archiwum panował porządek, wszystkie dokumenty – zanim tam trafią – powinny podlegać odpowiedniej klasyfikacji, segregacji, kontroli oraz dekretacji. Powinny być umieszczone w kolejności chronologicznej w opisanych segregatorach bądź teczkach połączonych w lata podatkowe. Aby zachować potrzebne dowody, jak również zaoszczędzić miejsca dla nowych, warto zwrócić uwagę na to, jak długo należy przechowywać konkretne kategorie dokumentów. Jeśli chodzi o dokumentację księgową, czyli księgi podatkowe, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe, dokumenty związane z inwentaryzacją oraz wszelkie dowody księgowe – musi być ona przechowywana do czasu jej przedawnienia.

Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa termin przedawnienia następuje po upływie 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minął okres na zapłatę podatku związanego z dokumentacją księgową. Jeśli chodzi o dowody dotyczące operacji związanych z ZUS-em, to okres ich przechowywania również wynosi 5 lat. Najdłużej, bo aż 50 lat, należy przechowywać dokumentację pracowniczą.

Faktury elektroniczne - czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy?