REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum
Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Dokument, bez względu na to, czy jest on papierowy, czy elektroniczny, stanowi pierwszorzędny dowód każdej transakcji lub sprawy. Dlatego też prowadząc firmę, musimy pamiętać o tym, aby nasza dokumentacja była prowadzona i przechowywana fachowo. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której istotny dla nas dokument ginie, bądź zostaje uszkodzony. Jak więc przechowywać dokumenty w przedsiębiorstwie, tak aby nasza firma działała sprawnie?

REKLAMA

Autopromocja

Przechowywanie zgodnie z wymogami

Każda firma musi zadbać o to, aby jej dokumenty były przechowywane zgodnie z przepisami, oraz zapewnić odpowiednie warunki chroniące i zabezpieczające je przed zniszczeniem bądź zgubieniem. Prawidłowe prowadzenie archiwum jest kluczowym elementem dla sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Sumienne obchodzenie się z dokumentacją pozwala uniknąć sytuacji, w której jakiś dokument zostaje utracony bądź uszkodzony. Wszelkie przepisy określające wymogi prowadzenia i przechowywania dokumentacji zawarte są w ustawie Ordynacja podatkowa z 29 sierpnia 1997 roku oraz w Ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 roku.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Organizacja archiwum

Aby w archiwum panował porządek, wszystkie dokumenty – zanim tam trafią – powinny podlegać odpowiedniej klasyfikacji, segregacji, kontroli oraz dekretacji. Powinny być umieszczone w kolejności chronologicznej w opisanych segregatorach bądź teczkach połączonych w lata podatkowe. Aby zachować potrzebne dowody, jak również zaoszczędzić miejsca dla nowych, warto zwrócić uwagę na to, jak długo należy przechowywać konkretne kategorie dokumentów. Jeśli chodzi o dokumentację księgową, czyli księgi podatkowe, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe, dokumenty związane z inwentaryzacją oraz wszelkie dowody księgowe – musi być ona przechowywana do czasu jej przedawnienia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa termin przedawnienia następuje po upływie 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minął okres na zapłatę podatku związanego z dokumentacją księgową. Jeśli chodzi o dowody dotyczące operacji związanych z ZUS-em, to okres ich przechowywania również wynosi 5 lat. Najdłużej, bo aż 50 lat, należy przechowywać dokumentację pracowniczą.

Faktury elektroniczne - czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy?


Archiwum elektroniczne

Mozolna praca nad opisywaniem każdego jednego dowodu jest bardzo czasochłonna i absorbująca. Wymaga ona bowiem dużo koncentracji i uwagi, tak by można było zachować odpowiedni klucz i nie pomylić się przy archiwizacji. Świetną alternatywą dla tradycyjnego archiwum jest archiwum elektroniczne. Dzięki przechowywaniu dokumentacji w postaci zdigitalizowanej możemy zaoszczędzić miejsce w biurze oraz czas na późniejsze szukanie interesujących nas dokumentów.

Polecamy produkt: Dokumentacja VAT  po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Ponadto wszelkie foldery z dowodami znajdują się w jednym miejscu, a przechowywanie ich na dysku w „chmurze” umożliwia korzystanie z nich wielu osobom naraz. Aby ułatwić sobie życie, warto zdecydować się na e-archiwum, jakie oferuje aplikacja SaldeoSMART. Interesujący nas dokument wystarczy jedynie zeskanować, a zaraz po tym podlega on automatycznej kategoryzacji i ląduje w uporządkowanym archiwum elektronicznym. Ponadto dzięki e-archiwum możemy mieć do niego szybki dostęp, kiedykolwiek chcemy i w jakimkolwiek miejscu jesteśmy. Koniec problemów z opisywaniem, klasyfikowaniem i długotrwałym wyszukiwaniem dokumentów. SaldeoSMART zrobi to za Ciebie.

Autor: Edyta Piekarska

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT to nie jest deregulacja gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

W 2025 r. można przekazać 1,5% podatku rolnego na rzecz dwóch uprawnionych podmiotów

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

Roczne zeznanie podatkowe PIT: 15 najczęstszych błędów. Jak ich uniknąć w 2025 roku

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

REKLAMA

7 skutków spadających stóp procentowych. Już w maju 2025 r. RPP zacznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy można?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA