REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
24ivalue.pl - to firma udostępniająca w Polsce system ekspercki 24ivalue
Jest to pierwszy tego rodzaju system w Polsce i na Świecie, który kompleksowo obejmuje trudne obszary księgowe.
Faktury w formie elektronicznej w firmie, czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy /Fotolia
Faktury w formie elektronicznej w firmie, czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Fakturą elektroniczna została w ustawie o podatku od towarów i usług zdefiniowana jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W dobie dzisiejszej dbałości o środowisko, a także techniki, coraz więcej firm decyduje się na wystawianie faktur elektronicznych – ponieważ jest to wygodne, czasooszczędne i szybkie. Czy wystawiając fakturę w formie elektronicznej, konieczne jest ich przesłanie w określonym formacie (np. PDF), czy wymagane jest dosłanie oryginału papierowego? Jakim warunkom powinna odpowiadać faktura, aby była ona uznana za dowód podatkowy?

Warunki uznania dokumentu za fakturę

Aby dokument spełniał warunki uznania go za fakturę elektroniczną, musi w pierwszej kolejności wypełnić wymogi uznania go za fakturę w ogóle – zatem obligatoryjnie musi posiadać następujące elementy:

REKLAMA

  1. datę wystawienia
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
  12. stawkę podatku
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  15. kwotę należności ogółem.

Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

W określonych przypadkach faktura musi spełniać dodatkowe wymagania – np. kiedy mamy do czynienia z dostawą towarów lub świadczeniem usług zwolnionych od podatku, należy na niej zamieścić informację na temat przepisu, na podstawie którego stosuje się owo zwolnienie od podatku. Kiedy mamy do czynienia z przypadkiem tzw. odwrotnego obciążenia lub samofakturowania, również odpowiednia adnotacja winna zostać zamieszczona na fakturze.

Faktura elektroniczna

Po spełnieniu powyższych przesłanek możemy mówić, że mamy do czynienia z fakturą jako dokumentem. Natomiast aby móc ją określić mianem elektronicznej, musi być ona zarówno wystawiona, jak i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawodawca nie narzuca podatnikowi formatu wystawienia faktury. Określenie „dowolny” oznacza bowiem tyle, co zależny od woli wystawiającego, nieskrępowany żadnymi obwarowaniami. Faktura może być wystawiona zarówno w programie pakietu Office (np. Excel lub Word), jak i w formie komunikat XML albo w PDFie, przy czym ze względów technicznym najpowszechniejszy jest ten ostatni.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

REKLAMA

Ponadto – co ważne - faktura elektroniczna musi być nie tylko wystawiona, ale również i otrzymana w formacie elektronicznym (czyli np. poprzez wysłanie jej mailem lub faksem). Powstaje zatem zasadnicza różnica między fakturą, którą sporządzimy w formie edytorze tekstowym i wyślemy w formie papierowej (tradycyjnym listem za pośrednictwem poczty lub kuriera) a fakturą tak sporządzoną i wysłaną w formie elektronicznej. W pierwszym przypadku nie może być mowy o spełnieniu przesłanek uznania faktury za elektroniczną, co ma miejsce w drugiej sytuacji. Faktura zeskanowana i wysłana mailowo również jest fakturą elektroniczną.

Dowolność formatu wysłania i odebrania ograniczać może tylko jeden czynnik – format ten powinien być możliwy do otwarcia przez odbiorcę faktury, ponieważ tylko faktura, która jest dostarczona, jest ważnym dokumentem. Za datę dostarczenia faktury można uznać np. datę wpłynięcia do skrzynki mailowej odbiorcy.

Wystawianie faktur

Każda wystawiona faktura powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach – oryginał otrzymuje nabywca, natomiast kopia pozostaje u wystawcy.  Faktury te muszą być identyczne pod każdym względem, bo tylko wówczas można je uznać za dowód podatkowy!

Autentyczność, integralność i czytelność

REKLAMA

Dodatkowo podatnik zobligowany jest do określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług albo w postaci bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Czy stosowanie faktur elektronicznych będzie koniecznością?

Akceptacja faktur

Ustawa o VAT wskazuje, iż stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jednakże znowelizowane przepisy nie interpretują, jaką akceptacja ta ma przyjąć formę. Można zatem domniemać, że wystarczające jest, aby odbiorca wyraził zgodę np. telefonicznie lub mailowo.

Dodatkowo jeśli odbiorca po otrzymaniu faktury ureguluje należność z niej wynikającą, można uznać, że jednocześnie wyraża akceptację otrzymywania jej właśnie w takiej formie.

Czyli jest łatwiej…

Zmienione już od ponad roku przepisy miały na celu przede wszystkim dostosowanie do przepisów obowiązujących w krajach Unii Europejskiej, ale z drugiej strony z pewnością przyczyniły się do ułatwienia procesu fakturowania: to wystawca faktury decyduje o formacie wystawienia i wysłania faktury, a akceptacja nie musi przyjmować „formalnej” formy. Jedyne, o czym musi pamiętać podatnik, to fakt, że aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi ona:

  1. zawierać wszystkie elementy faktury wymagane ustawą
  2. być zarówno wystawiona, jak i wysłana w formie elektronicznej – przy czym po wysłaniu faktury drogą elektroniczną nie należy jej ponownie wysyłać listem
  3. być wystawiona w dwóch jednakowych egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje dostawca
  4. odbiór faktury musi być akceptowany przez nabywcę, przy czym akceptacja ta może przyjąć dowolną formę (również poprzez uregulowanie należności przez odbiorcę)
  5. należy zapewnić autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sławomir Ekman

http://24ivalue.pl/

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

REKLAMA

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA

Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

REKLAMA