REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
24ivalue.pl - to firma udostępniająca w Polsce system ekspercki 24ivalue
Jest to pierwszy tego rodzaju system w Polsce i na Świecie, który kompleksowo obejmuje trudne obszary księgowe.
Faktury w formie elektronicznej w firmie, czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy /Fotolia
Faktury w formie elektronicznej w firmie, czy wystarczające jest przesłanie ich w formacie pdf, czy wymagany jest oryginał papierowy /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Fakturą elektroniczna została w ustawie o podatku od towarów i usług zdefiniowana jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W dobie dzisiejszej dbałości o środowisko, a także techniki, coraz więcej firm decyduje się na wystawianie faktur elektronicznych – ponieważ jest to wygodne, czasooszczędne i szybkie. Czy wystawiając fakturę w formie elektronicznej, konieczne jest ich przesłanie w określonym formacie (np. PDF), czy wymagane jest dosłanie oryginału papierowego? Jakim warunkom powinna odpowiadać faktura, aby była ona uznana za dowód podatkowy?

Warunki uznania dokumentu za fakturę

Aby dokument spełniał warunki uznania go za fakturę elektroniczną, musi w pierwszej kolejności wypełnić wymogi uznania go za fakturę w ogóle – zatem obligatoryjnie musi posiadać następujące elementy:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja
  1. datę wystawienia
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
  12. stawkę podatku
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  15. kwotę należności ogółem.

Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

W określonych przypadkach faktura musi spełniać dodatkowe wymagania – np. kiedy mamy do czynienia z dostawą towarów lub świadczeniem usług zwolnionych od podatku, należy na niej zamieścić informację na temat przepisu, na podstawie którego stosuje się owo zwolnienie od podatku. Kiedy mamy do czynienia z przypadkiem tzw. odwrotnego obciążenia lub samofakturowania, również odpowiednia adnotacja winna zostać zamieszczona na fakturze.

REKLAMA

Faktura elektroniczna

Po spełnieniu powyższych przesłanek możemy mówić, że mamy do czynienia z fakturą jako dokumentem. Natomiast aby móc ją określić mianem elektronicznej, musi być ona zarówno wystawiona, jak i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawodawca nie narzuca podatnikowi formatu wystawienia faktury. Określenie „dowolny” oznacza bowiem tyle, co zależny od woli wystawiającego, nieskrępowany żadnymi obwarowaniami. Faktura może być wystawiona zarówno w programie pakietu Office (np. Excel lub Word), jak i w formie komunikat XML albo w PDFie, przy czym ze względów technicznym najpowszechniejszy jest ten ostatni.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Ponadto – co ważne - faktura elektroniczna musi być nie tylko wystawiona, ale również i otrzymana w formacie elektronicznym (czyli np. poprzez wysłanie jej mailem lub faksem). Powstaje zatem zasadnicza różnica między fakturą, którą sporządzimy w formie edytorze tekstowym i wyślemy w formie papierowej (tradycyjnym listem za pośrednictwem poczty lub kuriera) a fakturą tak sporządzoną i wysłaną w formie elektronicznej. W pierwszym przypadku nie może być mowy o spełnieniu przesłanek uznania faktury za elektroniczną, co ma miejsce w drugiej sytuacji. Faktura zeskanowana i wysłana mailowo również jest fakturą elektroniczną.

Dowolność formatu wysłania i odebrania ograniczać może tylko jeden czynnik – format ten powinien być możliwy do otwarcia przez odbiorcę faktury, ponieważ tylko faktura, która jest dostarczona, jest ważnym dokumentem. Za datę dostarczenia faktury można uznać np. datę wpłynięcia do skrzynki mailowej odbiorcy.

Wystawianie faktur

Każda wystawiona faktura powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach – oryginał otrzymuje nabywca, natomiast kopia pozostaje u wystawcy.  Faktury te muszą być identyczne pod każdym względem, bo tylko wówczas można je uznać za dowód podatkowy!

Autentyczność, integralność i czytelność

Dodatkowo podatnik zobligowany jest do określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług albo w postaci bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Czy stosowanie faktur elektronicznych będzie koniecznością?

Akceptacja faktur

Ustawa o VAT wskazuje, iż stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jednakże znowelizowane przepisy nie interpretują, jaką akceptacja ta ma przyjąć formę. Można zatem domniemać, że wystarczające jest, aby odbiorca wyraził zgodę np. telefonicznie lub mailowo.

Dodatkowo jeśli odbiorca po otrzymaniu faktury ureguluje należność z niej wynikającą, można uznać, że jednocześnie wyraża akceptację otrzymywania jej właśnie w takiej formie.

Czyli jest łatwiej…

Zmienione już od ponad roku przepisy miały na celu przede wszystkim dostosowanie do przepisów obowiązujących w krajach Unii Europejskiej, ale z drugiej strony z pewnością przyczyniły się do ułatwienia procesu fakturowania: to wystawca faktury decyduje o formacie wystawienia i wysłania faktury, a akceptacja nie musi przyjmować „formalnej” formy. Jedyne, o czym musi pamiętać podatnik, to fakt, że aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi ona:

  1. zawierać wszystkie elementy faktury wymagane ustawą
  2. być zarówno wystawiona, jak i wysłana w formie elektronicznej – przy czym po wysłaniu faktury drogą elektroniczną nie należy jej ponownie wysyłać listem
  3. być wystawiona w dwóch jednakowych egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje dostawca
  4. odbiór faktury musi być akceptowany przez nabywcę, przy czym akceptacja ta może przyjąć dowolną formę (również poprzez uregulowanie należności przez odbiorcę)
  5. należy zapewnić autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sławomir Ekman

http://24ivalue.pl/

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA