Zbiorcze dołączanie paragonów do odpowiadających im faktur

Nie ma przeszkód prawnych, aby firma do partii faktur z danego dnia dołączała odpowiadające im paragony wydrukowane kolejno w formie wstęgi w sposób zapewniający ich powiązanie. Taka forma dołączania paragonów, pozwala na uznanie, że zgodnie z przepisem art. 106 h ust. 2 ustawy o VAT do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołączony został paragon dokumentujący sprzedaż, którą firma zaewidencjonowała również za pomocą kasy rejestrującej. Takie stanowisko potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 2 czerwca 2015 r., nr IBPP3/4512-218/15/KG.

Ewidencja sprzedaży

Jak wyjaśnił katowicki organ podatkowy obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Faktur od kontrahentów nie trzeba przechowywać w formie papierowej

Szczegółowe zasady dotyczące stosowania kas rejestrujących zostały określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 i 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

- dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy;

- dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Polecamy produkt: Dokumentacja VAT  po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Z art. 111 ust. 6a ustawy wynika, że kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2013 r., poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Przez paragon fiskalnym w myśl § 2 pkt 12 rozporządzenia – rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 pkt 19 rozporządzenia).

Jak rozliczyć korektę faktury z tytułu odwrotnego obciążenia

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1, 3, 7 i 8 cyt. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy, prowadząc ewidencję m.in.:

- wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny;

- sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

- dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej;

- przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Polecamy produkt: VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Zgodnie z art. 106h ust. 2 ustawy, przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W myśl art. 112 ustawy o VAT – podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dołączanie paragonów do faktur

Z przedstawionego we wniosku o interpretację opisu zdarzenia przyszłego wynika, że firma prowadzi sprzedaż wysyłkową. Do każdej przesyłki jest wystawiana faktura dla klienta. Zamówienia są realizowane na podstawie przedpłat oraz pobrań. Po otrzymaniu należności sprzedaż jest rejestrowana przy użyciu kasy rejestracyjnej. Art. 106h ust. 1 ustawy nie precyzuje sposobu dołączania paragonu do faktury.

W związku z powyższym, ma wątpliwość, czy przepis o dołączeniu paragonów do faktur będzie spełniony, gdy dołączy do partii faktur z danego dnia odpowiadające im paragony wydrukowane kolejno, w formie wstęgi (na paragonie jest podany numer faktury) wraz z raportem kontrolnym, na którym zamieszczono wykaz faktur, odpowiadające im kwoty i numer paragonu, tak żeby w każdej chwili można było skojarzyć fakturę z paragonem. Powstanie w ten sposób dzienny zbiór faktur i wystawionych do nich paragonów.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach nie ma przeszkód prawnych, aby firma do partii faktur z danego dnia dołączała odpowiadające im paragony wydrukowane kolejno w formie wstęgi w sposób zapewniający ich powiązanie. Organ zauważa, że taka forma „dołączania paragonów”, pozwala na uznanie, że zgodnie z przepisem art. 106 h ust. 2 do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołączony został paragon dokumentujący sprzedaż, którą firma zaewidencjonowała również za pomocą kasy rejestrującej.

Decydująca, według organu podatkowego, będzie tutaj wykładnia celowościowa omawianego przepisu. W opisanym przypadku każda sprzedaż jest dokumentowana fakturą, na paragonie jest podany numer faktury, powstanie raport kontrolny, na którym zamieszczono wykaz faktur, odpowiadające im kwoty i numer paragonu. Skoro powstanie dzienny zbiór faktur i wystawionych do nich paragonów, tak żeby w każdej chwili można było skojarzyć fakturę z paragonem, to w ocenie organu przyjęty przez firmę sposób przechowywania paragonów dokumentujących sprzedaż udokumentowaną również fakturami VAT, spełnia przesłanki określone przepisem art. 106h ust. 1 ustawy o VAT.

oprac. Adam Kuchta

Podyskutuj o tym na naszym FORUM