REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktur od kontrahentów nie trzeba przechowywać w formie papierowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Faktur od kontrahentów nie trzeba przechowywać w formie papierowej
Faktur od kontrahentów nie trzeba przechowywać w formie papierowej

REKLAMA

REKLAMA

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (IBPP3/443-1389/14/EJ) dotyczyła przechowywania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (zakupów). Faktury z tytułu nabywanych przez Wnioskodawcę (Spółkę) towarów i usług były wystawiane przez dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Spółka zwróciła się z pytaniem, czy możliwe jest przechowywanie ww. faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez przechowywania ich wersji papierowych). Organ podatkowy odpowiedział twierdząco na to pytanie.

Regulacje prawne dotyczące przechowywania faktur

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z przepisem tym koresponduje art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, stanowiący, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

REKLAMA

Autopromocja

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Z powyższych regulacji wynikają 3 cechy, które powinien gwarantować przyjęty przez podatnika sposób przechowywania faktur (w tym otrzymywanych przez niego faktur zakupowych):

  1. autentyczność pochodzenia faktury, rozumiana jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2),
  2. integralność treści, oznaczającą to, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać (art. 106m ust. 3),
  3. czytelność faktury.

Ponadto, jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W przedstawionych regulacjach zawarto wymogi jakie mają spełniać przechowywane faktury. Nie określono natomiast formy w jakiej to przechowywanie powinno się odbywać. Świadczy to o pozostawieniu podatnikowi znacznej swobody w tym zakresie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej

REKLAMA

W analizowanej sytuacji organ podatkowy zgodził się na przechowywanie przez Spółkę faktur w formie elektronicznej. Przyjęty przez Spółkę sposób przechowywania faktur zakupowych potwierdzał autentyczność faktury, ponieważ pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie sprzedawcy. Ponadto, faktury w formie elektronicznej odpowiadały w pełni oryginałom wystawianym w formie papierowej. Faktury elektronicznej były dokładnym, pozbawianym wszelkich modyfikacji, skanem papierowych oryginałów. Czytelność faktur elektronicznych zapewniała zaś wysoka jakość skanu, co wiązało się z zastosowaniem odpowiedniego sprzętu technicznego. Ponadto faktury były przechowywane przez Spółkę w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach podkreślił, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają wymogu przechowywania faktur w formie papierowej. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej powinno jednakże spełniać ogólne warunki, co jak wskazano miało miejsce w analizowanej przez organ podatkowy sytuacji.

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Nie trzeba przechowywać papierowych oryginałów faktur

Dopuszczenie możliwości elektronicznego gromadzenia faktur, ma odniesienie także w sytuacji gdy zostały one wystawione w formie papierowej. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zgodził się w związku z tym, na niszczenie przez Spółkę formy papierowej faktur, pod warunkiem jednakże że tworzona będzie jednocześnie forma elektroniczna. Uwalniało to Spółkę w sposób całkowity od konieczności gromadzenia faktur papierowych.

Podsumowanie

W przedstawionej  interpretacji organ podatkowy wskazał na znaczną swobodę podatnika odnośnie formy w jakiej ma się odbywać przechowywanie otrzymywanych przez  niego faktur. W każdym przypadku, nie zależy od przyjętej formy przechowywania (papierowej lub elektronicznej) muszą zostać spełnione wymogi zawarte w ustawie o VAT.

Michał Samborski, młodszy konsultant podatkowy ECDDP Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zerowy PIT dla rodzin z dziećmi. Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice

Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice z "Planu 21". W Kolbuszowej podpisał projekt ustawy o zerowym PIT dla rodzin z co najmniej dwojgiem dzieci. „Polskie rodziny mogą liczyć na swojego prezydenta” – podkreślił. To odpowiedź na kryzys demograficzny i pierwszy krok w stronę realnego wsparcia klasy średniej.

Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

Rozliczanie kilometrówek od aut elektrycznych: jest stanowisko Ministra Finansów i zapowiedź zmian w przepisach

Pieniądze, jakie pracodawca przekazuje pracownikowi tytułem zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego do celów służbowych, stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wydatki takie nie są też kosztem przedsiębiorcy (pracodawcy). Takie jest stanowisko Ministra Finansów zaprezentowane w odpowiedzi wiceministra finansów Jarosława Nenemana na interpelację poselską. Jednocześnie w interpelacji poinformowano, że Ministerstwo Infrastruktury rozpoczęło prace nad zmianami w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zmiany te mają pozwolić na wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

REKLAMA

Ministerstwo Finansów chce zakończyć nadużycia z przedawnieniem podatków. Nowe zasady już w 2026 roku

W nowej wersji projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej Ministerstwo Finansów chce zlikwidować możliwość zawieszania biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. O szczegółach zmian mówi wiceminister finansów Jarosław Neneman.

Stawki podatku od środków transportowych w 2026 roku: Nowe limity już opublikowane

Znamy już nowe górne granice stawek podatku od środków transportowych na 2026 rok. Większość limitów wzrosła o około 4,5% względem 2025 r. Sprawdź szczegółowe porównanie stawek, terminy płatności oraz zasady ustalania stawek przez gminy. To ważne dla przedsiębiorców i samorządów.

TSUE: Urzędy skarbowe nie mogą automatycznie wykreślać firm z rejestru VAT za zaległości

Przełomowy wyrok TSUE potwierdza, że wykreślenie firmy z rejestru VAT za brak zapłaty podatku nie może odbywać się automatycznie. Fiskus musi najpierw zbadać przyczyny zaległości i zachowanie przedsiębiorcy. Orzeczenie może uchronić tysiące firm przed nieproporcjonalnymi sankcjami i nieodwracalnymi stratami.

Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

REKLAMA

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

REKLAMA