REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-FAKTURY – prawne ABC

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-FAKTURY – prawne ABC
E-FAKTURY – prawne ABC

REKLAMA

REKLAMA

Faktury elektroniczne to coraz częściej stosowane rozwiązanie. Rok do roku przyrost liczby e-dokumentów dotyczących transakcji sięga globalnie 20 procent. Faktura elektroniczna to oszczędność czasu, papieru, kosztów wydruku, wysyłki i jednocześnie łatwość przechowywania i dostępu. Coraz głośniej mówi się o państwach, takich jak Brazylia, gdzie wprowadzono centralną ewidencję faktur (oczywiście w postaci elektronicznej), co uszczelnia system podatkowy i zapobiega nieprawidłowościom w płaceniu podatków, ale równocześnie pozwala na korzystanie z oszczędności przez większość przedsiębiorców oraz pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo obrotu. Warto zatem powtórzyć ogólne założenia prawne dotyczące stosowania faktur elektronicznych.

W świetle przepisów podatkowych faktura elektroniczna ma tę samą moc, co faktura wystawiona w formie tradycyjnej - papierowej i jak każda faktura stanowi podstawowy dokument księgowy umożliwiający ujęcie danej transakcji w księgach zarówno przez wystawcę faktury, jak i jej odbiorcę. Jest jednocześnie elementem konstrukcji podatku VAT jako dokument umożliwiający podatnikowi (nabywcy towaru lub usługi) obniżenie podatku należnego o podatek naliczony.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Dla obowiązujących obecnie regulacji forma i format e-faktury to kwestie zupełnie neutralne, nie mające znaczenia – o uznaniu danego dokumentu elektronicznego za fakturę decyduje tylko i wyłącznie to, czy zawiera wszystkie elementy wymagane przez ustawę.

Jedyna istotna różnica pomiędzy fakturą papierową a elektroniczną sprowadza się do wymogu uzyskania akceptacji odbiorcy na stosowanie faktury elektronicznej – mówi o tym artykuł 106n ustęp 1 ustawy o VAT.

REKLAMA

Akceptacja może mieć dowolną formę:
- od akceptacji pisemnej, czyli dokumentu sporządzonego w formie  pisemnej, a nawet można sobie wyobrazić jakąś formę szczególną, np. aktu notarialnego dokumentującego transakcję wymagającą wystawienia faktury,
- poprzez akceptacje elektroniczne wyrażone za pomocą dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym bezpiecznym lub innym, e-mail lub nawet SMS,
- aż do tzw. zgody dorozumianej, gdy np. odbiorca, któremu sprzedawca wysłał fakturę elektroniczną, zapłaci za towar lub usługę bez wcześniejszego wyraźnego wyrażenia zgody.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To, co jest szczególnie istotne w przypadku faktur elektronicznych, tak jak i w przypadku faktur papierowych, to zapewnienie ustawowych wymogów ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności:

- autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo innego wystawcy faktury;

- integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać zgodnie z przepisami prawa;

- czytelność faktury oznacza to, że faktura daje się odczytać – tzn. możliwa jest weryfikacja jej treści przy wykorzystaniu powszechnie dostępnych technologii, narzędzi.

Zmiany w Prawie Pracy 2015 (Komplet 4 książek) + Kodeks pracy 2015 z komentarzem gratis

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Podczas seminariów prowadzonych przez BillBird S.A. razem z Business Centre Club często jesteśmy pytani o to, kto i w jaki sposób określa sposób spełnienia wymienionych wymogów autentyczności, czytelności i integralności treści faktury. Odpowiedź jest dość prosta: ustawodawca pozostawił określenie owego sposobu wyłącznie podatnikowi. Wymagane cechy każdej faktury można zapewnić za pomocą:

- dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług, a w przypadku faktury elektronicznej również przy wykorzystaniu:

- bezpiecznego podpisu elektronicznego (w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu; kiedyś taki podpis elektroniczny  był niezbędnym wymogiem dla e-faktur, dzisiaj jest nieobligatoryjny, ma charakter wyłącznie przykładowy),

- elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnej z europejską modelową umową, jeżeli umowa ta przewiduje stosowanie odpowiednich procedur.

Wielokrotnie pojawiają się również pytania dotyczące sposobu i terminu przechowywania e-faktur.

Jeżeli chodzi o termin oczywiście nie ma różnic pomiędzy fakturą elektroniczną a papierową: podatnicy są zobowiązani przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

A jak przechowywać e-faktury? Dowolnie, byle w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający ich czytelność, autentyczność pochodzenia i integralność treści. Co oczywiste: sposób przechowywania faktur musi umożliwiać organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na jego żądanie bezzwłoczny dostępu do faktur (niezależnie od formy wystawienia i przesłania), jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Ten ostatni wymóg dotyczy oczywiście tylko faktur w formie elektronicznej, ze względu na charakter dokumentów elektronicznych.

Biuletyn VAT

Monitor Księgowego – prenumerata

Jak wynika z badań, lęk przed urzędami skarbowymi w małych i średnich firmach bywa jednym z głównych hamulców stosowania faktur elektronicznych. Jest to lęk nieuzasadniony. Nie znam przypadków zanegowania przez kontrolę podatkową lub skarbową faktury tylko dlatego, że była ona wystawiona, przechowywana lub udostępniana kontrolującym w formie elektronicznej.

Coraz więcej indywidualnych interpretacji  prawa podatkowego wydawanych w imieniu Ministra Finansów, oprócz podkreślania, że e-faktury są równorzędne fakturom papierowym, zdaje się wręcz zachęcać do stosowania faktur elektronicznych. O konkretnych przykładach, jak również o korektach i duplikatach faktur elektronicznych mam nadzieję opowiedzieć Państwu w następnej publikacji.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości 2026: stawki maksymalne. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

REKLAMA

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy niemal dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA