REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-FAKTURY – prawne ABC

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-FAKTURY – prawne ABC
E-FAKTURY – prawne ABC

REKLAMA

REKLAMA

Faktury elektroniczne to coraz częściej stosowane rozwiązanie. Rok do roku przyrost liczby e-dokumentów dotyczących transakcji sięga globalnie 20 procent. Faktura elektroniczna to oszczędność czasu, papieru, kosztów wydruku, wysyłki i jednocześnie łatwość przechowywania i dostępu. Coraz głośniej mówi się o państwach, takich jak Brazylia, gdzie wprowadzono centralną ewidencję faktur (oczywiście w postaci elektronicznej), co uszczelnia system podatkowy i zapobiega nieprawidłowościom w płaceniu podatków, ale równocześnie pozwala na korzystanie z oszczędności przez większość przedsiębiorców oraz pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo obrotu. Warto zatem powtórzyć ogólne założenia prawne dotyczące stosowania faktur elektronicznych.

W świetle przepisów podatkowych faktura elektroniczna ma tę samą moc, co faktura wystawiona w formie tradycyjnej - papierowej i jak każda faktura stanowi podstawowy dokument księgowy umożliwiający ujęcie danej transakcji w księgach zarówno przez wystawcę faktury, jak i jej odbiorcę. Jest jednocześnie elementem konstrukcji podatku VAT jako dokument umożliwiający podatnikowi (nabywcy towaru lub usługi) obniżenie podatku należnego o podatek naliczony.

REKLAMA

REKLAMA

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Dla obowiązujących obecnie regulacji forma i format e-faktury to kwestie zupełnie neutralne, nie mające znaczenia – o uznaniu danego dokumentu elektronicznego za fakturę decyduje tylko i wyłącznie to, czy zawiera wszystkie elementy wymagane przez ustawę.

Jedyna istotna różnica pomiędzy fakturą papierową a elektroniczną sprowadza się do wymogu uzyskania akceptacji odbiorcy na stosowanie faktury elektronicznej – mówi o tym artykuł 106n ustęp 1 ustawy o VAT.

REKLAMA

Akceptacja może mieć dowolną formę:
- od akceptacji pisemnej, czyli dokumentu sporządzonego w formie  pisemnej, a nawet można sobie wyobrazić jakąś formę szczególną, np. aktu notarialnego dokumentującego transakcję wymagającą wystawienia faktury,
- poprzez akceptacje elektroniczne wyrażone za pomocą dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym bezpiecznym lub innym, e-mail lub nawet SMS,
- aż do tzw. zgody dorozumianej, gdy np. odbiorca, któremu sprzedawca wysłał fakturę elektroniczną, zapłaci za towar lub usługę bez wcześniejszego wyraźnego wyrażenia zgody.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To, co jest szczególnie istotne w przypadku faktur elektronicznych, tak jak i w przypadku faktur papierowych, to zapewnienie ustawowych wymogów ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności:

- autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo innego wystawcy faktury;

- integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać zgodnie z przepisami prawa;

- czytelność faktury oznacza to, że faktura daje się odczytać – tzn. możliwa jest weryfikacja jej treści przy wykorzystaniu powszechnie dostępnych technologii, narzędzi.

Zmiany w Prawie Pracy 2015 (Komplet 4 książek) + Kodeks pracy 2015 z komentarzem gratis

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Podczas seminariów prowadzonych przez BillBird S.A. razem z Business Centre Club często jesteśmy pytani o to, kto i w jaki sposób określa sposób spełnienia wymienionych wymogów autentyczności, czytelności i integralności treści faktury. Odpowiedź jest dość prosta: ustawodawca pozostawił określenie owego sposobu wyłącznie podatnikowi. Wymagane cechy każdej faktury można zapewnić za pomocą:

- dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług, a w przypadku faktury elektronicznej również przy wykorzystaniu:

- bezpiecznego podpisu elektronicznego (w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu; kiedyś taki podpis elektroniczny  był niezbędnym wymogiem dla e-faktur, dzisiaj jest nieobligatoryjny, ma charakter wyłącznie przykładowy),

- elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnej z europejską modelową umową, jeżeli umowa ta przewiduje stosowanie odpowiednich procedur.

Wielokrotnie pojawiają się również pytania dotyczące sposobu i terminu przechowywania e-faktur.

Jeżeli chodzi o termin oczywiście nie ma różnic pomiędzy fakturą elektroniczną a papierową: podatnicy są zobowiązani przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

A jak przechowywać e-faktury? Dowolnie, byle w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający ich czytelność, autentyczność pochodzenia i integralność treści. Co oczywiste: sposób przechowywania faktur musi umożliwiać organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na jego żądanie bezzwłoczny dostępu do faktur (niezależnie od formy wystawienia i przesłania), jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Ten ostatni wymóg dotyczy oczywiście tylko faktur w formie elektronicznej, ze względu na charakter dokumentów elektronicznych.

Biuletyn VAT

Monitor Księgowego – prenumerata

Jak wynika z badań, lęk przed urzędami skarbowymi w małych i średnich firmach bywa jednym z głównych hamulców stosowania faktur elektronicznych. Jest to lęk nieuzasadniony. Nie znam przypadków zanegowania przez kontrolę podatkową lub skarbową faktury tylko dlatego, że była ona wystawiona, przechowywana lub udostępniana kontrolującym w formie elektronicznej.

Coraz więcej indywidualnych interpretacji  prawa podatkowego wydawanych w imieniu Ministra Finansów, oprócz podkreślania, że e-faktury są równorzędne fakturom papierowym, zdaje się wręcz zachęcać do stosowania faktur elektronicznych. O konkretnych przykładach, jak również o korektach i duplikatach faktur elektronicznych mam nadzieję opowiedzieć Państwu w następnej publikacji.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA