REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej
Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne faktury są coraz popularniejsze ale nadal wiele firm otrzymuje i archiwizuje dokumenty papierowe. Jednak do celów podatkowych można przechowywać skany dokumentów papierowych. Potwierdzają to organy podatkowe.

Coraz więcej firm przy rozliczeniach stosuje faktury elektroniczne. Jednak i tak większość przedsiębiorców ma do czynienia z dokumentami papierowymi, co wynika z przyzwyczajeń odbiorców, zwłaszcza osób fizycznych, oraz z ich sposobu działania. Jako że dokumenty podatkowe trzeba przechowywać latami, dla firm oznacza to pokaźne koszty związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.

REKLAMA

Autopromocja

Jednak te koszty można zredukować przy użyciu technologii. Na przechowywanie faktur w formie skanów wersji oryginalnych, a nie dokumentów papierowych zgadzają się nawet służby podatkowe.

Przepisy dotyczące postępowania z fakturami są nieliczne

Do Izby Skarbowej w Katowicach zwróciła się spółka, która zajmuje się produkcją wyrobów tytoniowych. Ze względu na rodzaj działalności otrzymuje duża liczbę faktur papierowych, które musi archiwizować. Aby zredukować koszty z tym związane, spółka zdecydowała się na wprowadzenie nowego systemu postępowania z fakturami – po otrzymaniu dokumentu papierowego będzie on skanowany i w tej wersji przechowywany do celów dokumentacji podatkowej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

REKLAMA

Spółka zwróciła uwagę, że przepisy dotyczące postępowania z fakturami są dość nieliczne. Chodzi o art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, według której podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Poza tym znaczenie mają także art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, według którego faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży, oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 tej samej ustawy, który nakazuje przechowywanie otrzymanych faktur podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przyjęty przez firmę system ma zapewnić, że po zeskanowaniu będzie można sprawdzić tożsamość sprzedawcy, a więc potwierdzić autentyczność dokumentu, faktura będzie odtworzona w taki sposób, aby w całości była czytelna, a na dodatek nie będzie można dokonywać żadnych zmian danych w dokumencie. Jednocześnie dokumenty papierowe będą niszczone.

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Skan równie dobry jak papier

REKLAMA

Spółka zapytała urzędników fiskusa, czy taki system przechowania dokumentów – czyli archiwizowanie skanów, a nie faktur oryginalnych – będzie zgodny z przepisami. W interpretacji z 27 lutego 2015 roku (sygnatura IBPP3/443-1391/14/JP) Izba Skarbowa w Katowicach udzieliła odpowiedzi pozytywnej.

Urzędnicy stwierdzili, że obecne przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu mieszanego, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów.

Stwierdzili, że ważne jest, aby zachować czytelność i autentyczność dokumentów oraz aby możliwy był dostęp do zarchiwizowanych faktur, jeśli zażądają go organy podatkowe. A skany papierowych faktur te warunki spełniają.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku paragonów i innych podobnych dokumentów, które również są podstawa do udowodnienia poniesienia wydatków a które z punktu widzenia prawa fakturami nie są. Kwestie przechowywania i postępowania z tymi dokumentami – co zasugerowała spółka, a potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach – nie są uregulowane w przepisach, a wiec również nie ma przeciwskazań dla przechowywania ich w wersji elektronicznej.


Segregatory odchodzą do lamusa

Takie stanowisko urzędników fiskusa ma znacznie także dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy są zmuszeni do zbierania czasem nawet dużych ilości papierowych faktur, aby w razie ewentualnej kontroli móc je przedstawić w urzędzie skarbowym. Możliwość zeskanowania faktur i przechowywania ich czy to na nośnikach pamięci, czy np. w chmurze, udostępnionej przez wyspecjalizowane firmy lub bank, powoduje, że praktycznie całą administrację firmą można przenieść do internetu. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, kiedy od odwiedzającego urząd skarbowy przedsiębiorcy fiskus zażąda jakiegoś dokumentu, będzie można go dostarczyć od ręki.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Marek Siudaj, Tax Care

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

REKLAMA

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

REKLAMA