REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej
Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne faktury są coraz popularniejsze ale nadal wiele firm otrzymuje i archiwizuje dokumenty papierowe. Jednak do celów podatkowych można przechowywać skany dokumentów papierowych. Potwierdzają to organy podatkowe.

Coraz więcej firm przy rozliczeniach stosuje faktury elektroniczne. Jednak i tak większość przedsiębiorców ma do czynienia z dokumentami papierowymi, co wynika z przyzwyczajeń odbiorców, zwłaszcza osób fizycznych, oraz z ich sposobu działania. Jako że dokumenty podatkowe trzeba przechowywać latami, dla firm oznacza to pokaźne koszty związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.

REKLAMA

Jednak te koszty można zredukować przy użyciu technologii. Na przechowywanie faktur w formie skanów wersji oryginalnych, a nie dokumentów papierowych zgadzają się nawet służby podatkowe.

Przepisy dotyczące postępowania z fakturami są nieliczne

Do Izby Skarbowej w Katowicach zwróciła się spółka, która zajmuje się produkcją wyrobów tytoniowych. Ze względu na rodzaj działalności otrzymuje duża liczbę faktur papierowych, które musi archiwizować. Aby zredukować koszty z tym związane, spółka zdecydowała się na wprowadzenie nowego systemu postępowania z fakturami – po otrzymaniu dokumentu papierowego będzie on skanowany i w tej wersji przechowywany do celów dokumentacji podatkowej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

REKLAMA

Spółka zwróciła uwagę, że przepisy dotyczące postępowania z fakturami są dość nieliczne. Chodzi o art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, według której podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Poza tym znaczenie mają także art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, według którego faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży, oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 tej samej ustawy, który nakazuje przechowywanie otrzymanych faktur podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przyjęty przez firmę system ma zapewnić, że po zeskanowaniu będzie można sprawdzić tożsamość sprzedawcy, a więc potwierdzić autentyczność dokumentu, faktura będzie odtworzona w taki sposób, aby w całości była czytelna, a na dodatek nie będzie można dokonywać żadnych zmian danych w dokumencie. Jednocześnie dokumenty papierowe będą niszczone.

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Skan równie dobry jak papier

REKLAMA

Spółka zapytała urzędników fiskusa, czy taki system przechowania dokumentów – czyli archiwizowanie skanów, a nie faktur oryginalnych – będzie zgodny z przepisami. W interpretacji z 27 lutego 2015 roku (sygnatura IBPP3/443-1391/14/JP) Izba Skarbowa w Katowicach udzieliła odpowiedzi pozytywnej.

Urzędnicy stwierdzili, że obecne przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu mieszanego, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów.

Stwierdzili, że ważne jest, aby zachować czytelność i autentyczność dokumentów oraz aby możliwy był dostęp do zarchiwizowanych faktur, jeśli zażądają go organy podatkowe. A skany papierowych faktur te warunki spełniają.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku paragonów i innych podobnych dokumentów, które również są podstawa do udowodnienia poniesienia wydatków a które z punktu widzenia prawa fakturami nie są. Kwestie przechowywania i postępowania z tymi dokumentami – co zasugerowała spółka, a potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach – nie są uregulowane w przepisach, a wiec również nie ma przeciwskazań dla przechowywania ich w wersji elektronicznej.


Segregatory odchodzą do lamusa

Takie stanowisko urzędników fiskusa ma znacznie także dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy są zmuszeni do zbierania czasem nawet dużych ilości papierowych faktur, aby w razie ewentualnej kontroli móc je przedstawić w urzędzie skarbowym. Możliwość zeskanowania faktur i przechowywania ich czy to na nośnikach pamięci, czy np. w chmurze, udostępnionej przez wyspecjalizowane firmy lub bank, powoduje, że praktycznie całą administrację firmą można przenieść do internetu. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, kiedy od odwiedzającego urząd skarbowy przedsiębiorcy fiskus zażąda jakiegoś dokumentu, będzie można go dostarczyć od ręki.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Marek Siudaj, Tax Care

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: Koniec z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

Zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych prawdopodobnie od 2026 r. Koniec obecnych korzyści? Co planuje Ministerstwo Finansów?

Fundacje rodzinne miały być długo oczekiwanym narzędziem sukcesji i ochrony majątku polskich przedsiębiorców. W Polsce działa około 800 tysięcy firm rodzinnych, które odpowiadają za nawet 20% PKB. To właśnie dla nich fundacje miały stać się mechanizmem zapewniającym ciągłość, bezpieczeństwo i porządek w zarządzaniu majątkiem. Choć ich konstrukcja budzi zainteresowanie i daje realne korzyści, to już po dwóch latach funkcjonowania szykują się poważne zmiany prawne. O ich konsekwencjach mówi adwokat Michał Pomorski, specjalista w zakresie prawa podatkowego z kancelarii Pomorski Tax Legal Finance.

Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

REKLAMA

Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami

11 kwietnia 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który reguluje wdrożenie tego systemu w Polsce. Choć przepisy nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone, większość kluczowych kwestii jest już znana, co daje przedsiębiorcom czas na rozpoczęcie przygotowań do nadchodzących zmian.

Dlaczego dokumentacja pochodzenia towarów to filar bezpiecznego handlu międzynarodowego?

Brak odpowiedniej dokumentacji pochodzenia towarów może kosztować firmę czas, pieniądze i reputację. Dowiedz się, jak poprawnie i skutecznie prowadzić dokumentację, by uniknąć kar, ułatwić odprawy celne i zabezpieczyć interesy swojej firmy w handlu międzynarodowym.

Podatek od prezentów komunijnych. Są 3 limity kwotowe: 5733 zł (osoby spoza rodziny), 27 090 zł (dalsza rodzina), 36 120 zł (najbliższa rodzina)

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

REKLAMA

Obowiązkowego KSeF można uniknąć. Jest na to kilka sposobów. M.in. uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

REKLAMA