REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej
Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne faktury są coraz popularniejsze ale nadal wiele firm otrzymuje i archiwizuje dokumenty papierowe. Jednak do celów podatkowych można przechowywać skany dokumentów papierowych. Potwierdzają to organy podatkowe.

Coraz więcej firm przy rozliczeniach stosuje faktury elektroniczne. Jednak i tak większość przedsiębiorców ma do czynienia z dokumentami papierowymi, co wynika z przyzwyczajeń odbiorców, zwłaszcza osób fizycznych, oraz z ich sposobu działania. Jako że dokumenty podatkowe trzeba przechowywać latami, dla firm oznacza to pokaźne koszty związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.

Autopromocja

Jednak te koszty można zredukować przy użyciu technologii. Na przechowywanie faktur w formie skanów wersji oryginalnych, a nie dokumentów papierowych zgadzają się nawet służby podatkowe.

Przepisy dotyczące postępowania z fakturami są nieliczne

Do Izby Skarbowej w Katowicach zwróciła się spółka, która zajmuje się produkcją wyrobów tytoniowych. Ze względu na rodzaj działalności otrzymuje duża liczbę faktur papierowych, które musi archiwizować. Aby zredukować koszty z tym związane, spółka zdecydowała się na wprowadzenie nowego systemu postępowania z fakturami – po otrzymaniu dokumentu papierowego będzie on skanowany i w tej wersji przechowywany do celów dokumentacji podatkowej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

Spółka zwróciła uwagę, że przepisy dotyczące postępowania z fakturami są dość nieliczne. Chodzi o art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, według której podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Poza tym znaczenie mają także art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, według którego faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży, oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 tej samej ustawy, który nakazuje przechowywanie otrzymanych faktur podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przyjęty przez firmę system ma zapewnić, że po zeskanowaniu będzie można sprawdzić tożsamość sprzedawcy, a więc potwierdzić autentyczność dokumentu, faktura będzie odtworzona w taki sposób, aby w całości była czytelna, a na dodatek nie będzie można dokonywać żadnych zmian danych w dokumencie. Jednocześnie dokumenty papierowe będą niszczone.

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Skan równie dobry jak papier

Spółka zapytała urzędników fiskusa, czy taki system przechowania dokumentów – czyli archiwizowanie skanów, a nie faktur oryginalnych – będzie zgodny z przepisami. W interpretacji z 27 lutego 2015 roku (sygnatura IBPP3/443-1391/14/JP) Izba Skarbowa w Katowicach udzieliła odpowiedzi pozytywnej.

Urzędnicy stwierdzili, że obecne przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu mieszanego, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów.

Stwierdzili, że ważne jest, aby zachować czytelność i autentyczność dokumentów oraz aby możliwy był dostęp do zarchiwizowanych faktur, jeśli zażądają go organy podatkowe. A skany papierowych faktur te warunki spełniają.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku paragonów i innych podobnych dokumentów, które również są podstawa do udowodnienia poniesienia wydatków a które z punktu widzenia prawa fakturami nie są. Kwestie przechowywania i postępowania z tymi dokumentami – co zasugerowała spółka, a potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach – nie są uregulowane w przepisach, a wiec również nie ma przeciwskazań dla przechowywania ich w wersji elektronicznej.


Segregatory odchodzą do lamusa

Takie stanowisko urzędników fiskusa ma znacznie także dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy są zmuszeni do zbierania czasem nawet dużych ilości papierowych faktur, aby w razie ewentualnej kontroli móc je przedstawić w urzędzie skarbowym. Możliwość zeskanowania faktur i przechowywania ich czy to na nośnikach pamięci, czy np. w chmurze, udostępnionej przez wyspecjalizowane firmy lub bank, powoduje, że praktycznie całą administrację firmą można przenieść do internetu. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, kiedy od odwiedzającego urząd skarbowy przedsiębiorcy fiskus zażąda jakiegoś dokumentu, będzie można go dostarczyć od ręki.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Marek Siudaj, Tax Care

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek u źródła (WHT) w świetle nowych technologii

Podatek u źródła (WHT) może stanowić wyzwanie dla branży informatycznej, w kontekście stale rozwijającej się technologii. Z chęci świadczenia kompleksowych usług, przedsiębiorstwa nabywają różnego rodzaju oprogramowania, dostępy do platform, usługi w chmurze, serwery, urządzenia przemysłowe czy usługi niematerialne. Wykorzystanie najnowszej technologii jest niezbędne, aby oferowane usługi pozostały konkurencyjne na rynku. Często dostawcami takich produktów są zagraniczne spółki, co rodzi wątpliwości – czy nabycie tego rodzaju usług wiąże się z ryzykiem w podatku u źródła?

Obligacje skarbowe - czerwiec 2024 r. Zmiana oprocentowania obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w czerwcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w maju br. Od 27 maja można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Zwrot podatku z Austrii – ile, dla kogo, jak uzyskać (formalności)

Austria to zyskujący na popularności kierunek emigracji zarobkowej wśród Polaków. Jeśli podejmowane zatrudnienie jest legalne, z łatwością można ubiegać się o zwrot podatku z tego kraju. Wysokość zwrotu może być naprawdę spora, przy małym nakładzie wysiłku ze strony podatnika. 

Dłuższy okres ważności znaków akcyzy do końca 2024 r.

Aktualnie znajdują się w legalnej sprzedaży wyroby winiarskie oznaczone znakami akcyzy, których ważność została przedłużona do 31 grudnia 2024 r.

Sanatorium na koszt ZUS 2024 - choroby psychosomatyczne. Nerwice, lęki, depresja, ciężki stres i inne. Jak uzyskać skierowanie?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że cały czas – także w 2024 roku - można skorzystać z rehabilitacji leczniczej w sanatorium na koszt ZUSu. Dotyczy to różnych schorzeń, także psychosomatycznych. 

Podatek od nieruchomości w przypadku najmu lokali mieszkalnych. Kiedy stawka niższa a kiedy nawet 28 razy wyższa?

Wynajęcie swojego mieszkania lub domu nie zwalnia właściciela z obowiązku zapłaty podatku od nieruchomości. Ale w tym przypadku wątpliwe jest jaka stawka podatku od nieruchomości jest właściwa. Ta dla budynków mieszkalnych, czy dla budynków mieszkalnych zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej? Problem jest istotny, bo ta druga stawka jest ponad 28 razy wyższa.

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe?

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe? Przepisy wskazują na obowiązek przechowania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (o ile nie został zawieszony/przerwany bieg terminu przedawnienia).

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki. Podatnikowi przysługuje możliwość złożenia wniosku o zaliczenie w całości lub w części nadpłaty podatku na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Ma do tego prawo, gdy spełnione są przesłanki zawarte w przepisach Ordynacji podatkowej.

Ulgi w spłacie podatków (odroczenie, rozłożenie na raty, umorzenie). Dla kogo? Kiedy? Warunki udzielenia

Ordynacja podatkowa przewiduje w szczególnych sytuacjach możliwość zastosowania wobec podatnika trzech ulg w spłacie podatków lub zaległości podatkowej. Chodzi o odroczenie terminu płatności, rozłożenie zapłaty na raty lub umorzenie całości lub części podatku lub zaległości podatkowej. Kiedy można liczyć na taki gest fiskusa?

Kontrola podatkowa: czy musi być zapowiedziana. Zasada i wyjątki

Kontrola podatkowa, to oczywiście nic przyjemnego dla podatnika ale czasem się zdarza. Na taką okoliczność trzeba być przygotowanym. W szczególności warto wiedzieć, że taka kontrola z urzędu skarbowego powinna być w większości przypadków zapowiedziana z 7-dniowym wyprzedzeniem. Ale od tej zasady są niestety liczne wyjątki. Zobaczmy co na ten temat mówią przepisy.

REKLAMA