REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej
Przechowywanie papierowych faktur w wersji elektronicznej

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne faktury są coraz popularniejsze ale nadal wiele firm otrzymuje i archiwizuje dokumenty papierowe. Jednak do celów podatkowych można przechowywać skany dokumentów papierowych. Potwierdzają to organy podatkowe.

Coraz więcej firm przy rozliczeniach stosuje faktury elektroniczne. Jednak i tak większość przedsiębiorców ma do czynienia z dokumentami papierowymi, co wynika z przyzwyczajeń odbiorców, zwłaszcza osób fizycznych, oraz z ich sposobu działania. Jako że dokumenty podatkowe trzeba przechowywać latami, dla firm oznacza to pokaźne koszty związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jednak te koszty można zredukować przy użyciu technologii. Na przechowywanie faktur w formie skanów wersji oryginalnych, a nie dokumentów papierowych zgadzają się nawet służby podatkowe.

Przepisy dotyczące postępowania z fakturami są nieliczne

Do Izby Skarbowej w Katowicach zwróciła się spółka, która zajmuje się produkcją wyrobów tytoniowych. Ze względu na rodzaj działalności otrzymuje duża liczbę faktur papierowych, które musi archiwizować. Aby zredukować koszty z tym związane, spółka zdecydowała się na wprowadzenie nowego systemu postępowania z fakturami – po otrzymaniu dokumentu papierowego będzie on skanowany i w tej wersji przechowywany do celów dokumentacji podatkowej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

REKLAMA

Spółka zwróciła uwagę, że przepisy dotyczące postępowania z fakturami są dość nieliczne. Chodzi o art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, według której podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Poza tym znaczenie mają także art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, według którego faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży, oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 tej samej ustawy, który nakazuje przechowywanie otrzymanych faktur podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przyjęty przez firmę system ma zapewnić, że po zeskanowaniu będzie można sprawdzić tożsamość sprzedawcy, a więc potwierdzić autentyczność dokumentu, faktura będzie odtworzona w taki sposób, aby w całości była czytelna, a na dodatek nie będzie można dokonywać żadnych zmian danych w dokumencie. Jednocześnie dokumenty papierowe będą niszczone.

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Skan równie dobry jak papier

Spółka zapytała urzędników fiskusa, czy taki system przechowania dokumentów – czyli archiwizowanie skanów, a nie faktur oryginalnych – będzie zgodny z przepisami. W interpretacji z 27 lutego 2015 roku (sygnatura IBPP3/443-1391/14/JP) Izba Skarbowa w Katowicach udzieliła odpowiedzi pozytywnej.

Urzędnicy stwierdzili, że obecne przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu mieszanego, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów.

Stwierdzili, że ważne jest, aby zachować czytelność i autentyczność dokumentów oraz aby możliwy był dostęp do zarchiwizowanych faktur, jeśli zażądają go organy podatkowe. A skany papierowych faktur te warunki spełniają.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku paragonów i innych podobnych dokumentów, które również są podstawa do udowodnienia poniesienia wydatków a które z punktu widzenia prawa fakturami nie są. Kwestie przechowywania i postępowania z tymi dokumentami – co zasugerowała spółka, a potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach – nie są uregulowane w przepisach, a wiec również nie ma przeciwskazań dla przechowywania ich w wersji elektronicznej.


Segregatory odchodzą do lamusa

Takie stanowisko urzędników fiskusa ma znacznie także dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy są zmuszeni do zbierania czasem nawet dużych ilości papierowych faktur, aby w razie ewentualnej kontroli móc je przedstawić w urzędzie skarbowym. Możliwość zeskanowania faktur i przechowywania ich czy to na nośnikach pamięci, czy np. w chmurze, udostępnionej przez wyspecjalizowane firmy lub bank, powoduje, że praktycznie całą administrację firmą można przenieść do internetu. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, kiedy od odwiedzającego urząd skarbowy przedsiębiorcy fiskus zażąda jakiegoś dokumentu, będzie można go dostarczyć od ręki.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Marek Siudaj, Tax Care

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA