Czy stosowanie faktur elektronicznych będzie koniecznością?

Popularność fakturowania elektronicznego w Polsce

Polska w statystkach stosowania e-faktur jest daleko w tyle nie tylko za większością krajów europejskich, ale również np. za Rosją. Problem z wdrażaniem faktur elektronicznych nie wynika jednak z niewydolności polskiej informatyki. Badania, również te prowadzone przez Sage[1], pokazują, że polscy przedsiębiorcy obawiają się korzystać z faktur elektronicznych. Jedynie 3% podmiotów gospodarczych deklaruje, że wystawia wyłącznie faktury elektroniczne. 20% wystawia e-faktury tylko wybranym kontrahentom, a zdecydowana większość (78%) w ogóle nie korzysta z fakturowania elektronicznego. Skąd wynika obawa polskich przedsiębiorstw przed tą formą fakturowania?

Główne powody nieprzesyłania faktur w formie elektronicznej to przyzwyczajenie do wersji papierowej oraz brak wymagania ze strony klientów do wymieniania się fakturami drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy obawiają się również komplikacji, jakie mogą wystąpić w systemie i procesach obsługi faktur, kiedy w firmie e-faktury muszą współistnieć z fakturami papierowymi. Wskazywane przez przedsiębiorców powody techniczne to wysokie koszty implementacji odpowiedniej technologii oraz brak bezpiecznego podpisu elektronicznego do podpisywania faktur. Ten ostatni powód jest szczególnie interesujący, bowiem od 2010 roku nie ma już obowiązku podpisywania faktur elektronicznych. To efekt postępujących zmian prawnych, których celem ma być zdecydowane upowszechnienie e-faktur.

Automatyzacja procesów księgowych

Liberalizacja przepisów fakturowania elektronicznego

Ostatnie lata przyniosły istotne zmiany przepisów dotyczących obsługi faktur elektronicznych. To nie jedynie uproszczenia, ale głębokie modyfikacje. W ślad za dyrektywami Rady Europy, Polska usunęła bariery jeszcze niedawno ograniczające praktyczne zastosowanie dokumentów elektronicznych w obiegu gospodarczym. Zgodnie z aktualną doktryną, e-faktury muszą być równoważne fakturom papierowym. Interpretowane jest to w ten sposób, że porządek prawny państw członków Unii Europejskiej nie może nakładać żadnych dodatkowych wymogów na faktury elektroniczne, jakie nie miałyby zastosowania wobec faktur papierowych. Istotne zmiany w polskim porządku prawnym w odniesieniu do faktur elektronicznych z ostatnich lat to:

1. zniesienie obowiązku podpisywania faktur elektronicznych kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
2. definicja faktury elektronicznej, jako dokumentu w dowolnym formacie elektronicznym,
3. zniesienie obowiązku uzyskania uprzedniej zgody odbiorcy, tj. zgody na otrzymywanie e-faktur przed wysłaniem pierwszej faktury elektronicznej,
4. zniesienie ograniczeń w odliczeniu VAT z faktur elektronicznych, które wydrukowano dla potrzeb akceptacji i dekretacji księgowej,
5. zniesienie obowiązku archiwizowania dokumentów w takim formacie, w jakim zostały wystawione,
6. zniesienie obowiązku wystawienia dokumentu korygującego, w tym samym formacie, w którym wystawiono dokument pierwotny,
7. wprowadzenie obowiązku zapewnienia autentyczności i integralności faktur na drodze wprowadzenia kontroli biznesowych. Obowiązki zapewnienia kontroli biznesowych dotyczą w równym stopniu faktur elektronicznych, co i papierowych.

Plany UE idą znacznie dalej: przewiduje się wprowadzenie obowiązku rozliczania projektów finansowanych z funduszy europejskich zlecanych przez administrację rządową wyłącznie za pomocą faktur elektronicznych od 2016r. Będzie to bardzo poważna zmiana, która zdecydowanie spopularyzuje tą formę fakturowania w Polsce – kraju będącym głównym beneficjentem unijnych dotacji.

Zobacz druk: Faktura VAT

Ochrona danych w programach księgowych wersji web

Korzyści z fakturowania elektronicznego

Stosowanie faktur elektronicznych ma w założeniu dostarczyć użytkownikom wiele korzyści. Najczęściej wymienia się niższe koszty przygotowania tj. oszczędności, jakie może uzyskać firma stosująca tą metodę fakturowania oraz szybsze dotarcie faktury do odbiorcy. Nie bez znaczenia jest również uzyskanie przez wystawcę pewności, że nabywca otrzymał fakturę, ponieważ pociąga to za sobą określone konsekwencje prawne.

Rys. 1 Proces obsługi faktury elektronicznej od wystawienia po archiwizację.

Odnosząc się do rozrysowanego na schemacie procesu obsługi faktury elektronicznej, warto zastanowić się, na ile ważne dla przedsiębiorców mogą być poszczególne korzyści z e-fakturowania.

1. Niższe koszty przygotowania faktur elektronicznych. Z tym punktem trudno polemizować, współcześnie ręczne wystawianie faktur zostało powszechnie zastąpione pracą za pomocą komputerów. A skoro są one wystawiane w ten sposób, to wydruk do postaci elektronicznej będzie zawsze tańszy od wydruku na papierze.
2. Szybsze dostarczanie dokumentów. To istotna korzyść nie tylko dla wystawcy, ale również dla odbiorcy, bowiem do odliczenia VAT niezbędne jest otrzymanie faktury. Dostarczanie realizowane może być na klika sposobów. Najbardziej popularnym jest przesłanie faktury elektronicznej, jako załącznika do e-maila. Wysłanie faktury w ten sposób nie daje jednak wystawcy gwarancji, że odbiorca fakturę odebrał. Trzeba w tym miejscu też podkreślić, że poczta elektroniczna nie jest bezpiecznym kanałem wymiany e-faktur. W ostatnich miesiącach nasiliły się przypadki dystrybucji drogą e-mail fałszywych faktur. Są to procedery natury przestępczej mające na celu wyłudzenia lub zawirusowanie urządzeń (komputerów, smartfonów) użytkowników. 
3. Pewność odbioru faktury gwarantują portale „pocztowe” – platformy do bezpiecznej wymiany dokumentów elektronicznych między firmami, których zadaniem jest przekazywanie faktury uprawnionemu odbiorcy po autoryzacji. Do tego jak ważna jest pewność wystawcy co do odbioru faktury przez nabywcę nie trzeba nikogo przekonywać. Obecnie mamy do czynienia z ogromną popularnością portali „eBOK”, czyli elektronicznych biur obsługi klienta. Masowi wystawcy faktur np. wodociągi, gazownie czy firmy telekomunikacyjne uruchamiają podobne portale do komunikacji z klientami. To dobre rozwiązanie dla dostawców, jednak z punktu widzenia odbiorcy ma istotną wadę. Odbiorca bowiem zmuszony jest pobierać faktury z różnych serwisów internetowych. W pracy księgowych zwłaszcza biur rachunkowych to niewątpliwie znaczne utrudnienie. Rozwiązaniem tych problemów może być portal otwarty na wszystkich przedsiębiorców, z resztą portal taki już działa i rozwija się bardzo dynamicznie.
4. Legalne źródło. Choć ta korzyść, może się wydawać nieco dziwna, praktyka życia gospodarczego ostatnich miesięcy pokazuje liczne, wspomniane już wyżej, przypadki nielegalnych faktur elektronicznych. Mechanizm jest dość prosty: oszust podszywa się pod legalnie działającą firmę preparując fikcyjną fakturę sprzedaży, podobną do tej standardowo wystawianej nabywcom. Różnica jest w numerze rachunku bankowego wskazanego przez oszusta. Fałszywe faktury przesyłane są następnie w postaci elektronicznej, jako załącznik do e-mail potencjalnym ofiarom. Zabezpieczeniem przed tego rodzaju oszustwami jest wnikliwe weryfikowanie adresów, z których wysyłane są wiadomości z fakturami. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest pobieranie faktur przez portal pocztowy, gdzie aby wysłać fakturę, trzeba się najpierw zarejestrować, a podczas rejestracji weryfikowane są dane firmy, która będzie się bezpiecznie wymieniać fakturami elektronicznymi z innymi przedsiębiorstwami. Fałszywe faktury służą nie tylko wyłudzeniom. Jedną z praktyk przestępców jest załączanie złośliwego oprogramowania do korespondencji e-mail, do złudzenia przypominającej tę, którą wysyła swoim klientom firma. Jeśli odbiorca takiej korespondencji nie jest dość ostrożny i nie ma należytej ochrony antywirusowej, jego sprzęt może zostać zainfekowany.
5. Szybsza akceptacja faktur elektronicznych. Otrzymując fakturę w postaci elektronicznej, można sprawniej przeprowadzić akceptację merytoryczną dokumentów, łącznie z przypisaniem do odpowiedniego projektu czy miejsca powstawania kosztu (MPK). Aby to realnie mogło zadziałać, odbiorca faktur powinien mieć wdrożone rozwiązanie do elektronicznego obiegu i akceptacji faktur. Rozwiązanie takie stosuje obecnie coraz więcej przedsiębiorstw, obsługując faktury dostawców. Z pomocą takiego rozwiązania mogą być obsługiwane zarówno faktury elektroniczne jak i papierowe. Różnica jest jedynie „na wejściu” dokumentu do obiegu, bowiem dokument papierowy wymaga uprzedniej digitalizacji, czyli zamiany na format elektroniczny. Z biura przyjęć dokument jest wysyłany do właściwego odbiorcy, który zgodnie z organizacją firmy jest upoważniony do akceptacji faktur kosztowych najczęściej do z góry określonego limitu kosztów. Możliwe są akceptacje pełne lub częściowe według rozmaitych kluczy podziału kosztów. Menedżer, akceptując cześć kosztów wskazuje jednocześnie kolejną osobę, która powinna zaakceptować pozostałe koszty. Elektroniczny obieg dokumentów to znakomite rozwiązanie dla przedsiębiorstw o bardziej rozbudowanej strukturze, pozwala na ograniczenie czasu, jaki jest potrzebny na akceptację dokumentów oraz gwarantuje, że żadne dokumenty nie zginą w trakcie tego procesu. Taka organizacja obiegu e-faktur ogranicza także pole oszustom, którzy próbują użyć fałszywych faktur. Rozwiązanie należy jednak wdrożyć oraz sparametryzować, dostosowując do obsługi konkretnego przedsiębiorstwa i jego struktury organizacyjnej.
6. Szybsza dekretacja bez błędów operatorskich. Księgowi po akceptacji merytorycznej muszą dokonać dekretacji dokumentu, a następnie przenieść dane z tego dokumentu do ewidencji księgowej. W wersji papierowej odbywa się to zwyczajne poprzez przepisywanie, co zabiera czas, a przy tym nierzadko popełniane są błędy. W przypadku faktur elektronicznych można ten proces znacznie przyśpieszyć, pod warunkiem, że faktura elektroniczna będzie czymś więcej niż tylko obrazem przesłanym przez wystawcę. Prawdziwa faktura elektroniczna musi łączyć obraz czytelny dla człowieka (np. w format PDF) z dodatkowymi, w pełni zintegrowanymi danymi czytelnymi dla komputerów (tzw. metadanymi). Takie rozwiązania już istnieją – w Polsce jest udostępniony dla wszystkich zainteresowanych przedsiębiorców format faktury elektronicznej. Format ten został jako pierwszy pozytywnie zweryfikowany[2] przez Krajowe Forum Elektronicznego Fakturowania przy Ministerstwie Gospodarki, czyli resorcie nadzorującym fakturowanie elektroniczne w naszym kraju, a Sage, jako pierwsza w Polsce firma, powszechnie zastosowała go w swoich programach wspomagających obsługę procesów biznesowych w firmach. Zatem, aby odnieść realną korzyść z fakturowania elektronicznego, niezbędne jest nie tylko zapisywanie faktur w jakimś formacie elektronicznym, lecz konieczna jest integracja danych źródłowych z obrazem e-faktury, tak aby system odbiorcy mógł te dane zinterpretować i przygotować zapis do weryfikacji przez księgowego.
7. Niższe koszty archiwizacji. Faktury elektroniczne, podobnie jak faktury papierowe, są dowodami, które zgodnie z przepisami prawa bilansowego i podatkowego muszą być archiwizowane. Prawo bilansowe w zakresie rozwiązań szczegółowych odsyła do przepisów szczególnych, w tym przypadków do zasad przechowywania i archiwizacji faktur określonych w ustawie o podatku od towarów i usług. Faktury można obecnie swobodnie przechowywać w dowolnej postaci. Warto jednak zwrócić uwagę na praktyczne problemy, które obecnie muszą pokonać przedsiębiorcy. Wprowadzając dowolną fakturę obcą do systemu finansowo-księgowego nadawany jest kolejny numer ewidencyjny, nanoszony zwykle na dokument papierowy odkładany do segregatora. Można łatwo sprawdzić kompletność archiwum przeglądając segregator. Sprawa się komplikuje, kiedy niektóre z dokumentów mają postać elektroniczną (przypisywane są im kolejne numery ewidencyjne), lecz fizycznie nie ma ich w segregatorze. Nie zawsze archiwum dokumentów otrzymywanych i przechowywanych w postaci elektronicznej ma odmienną numerację. Powstaje zatem praktyczny problem, w którym archiwum należy szukać konkretnego dokumentu. Rozwiązaniem może być zamiana (digitalizacja) dokumentów papierowych na postać elektroniczną by je także przechowywać w tej postaci, co można czynić, o ile podatnik zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego[3].
8. Sprawny dostęp do danych. To kolejna korzyść, jaką mogą uzyskać przedsiębiorcy, którzy korzystają z faktur elektronicznych; choć jest to raczej cecha rozwiązań archiwizujących, dla których wyszukiwanie dokumentów według oczekiwanych parametrów nie jest obecnie żadnym problemem. Pamiętać należy jedynie o tym, by podatnik przechował faktury w postaci elektronicznej w podziale na okresy sprawozdawcze z możliwością wyszukiwania oraz dostępem zdalnym dla potrzeb ewentualnej kontroli Urzędu Skarbowego.

Czy fakturowanie elektroniczne można postrzegać w kategorii mody? Nie. Nie można oczekiwać, że przeminie i za rok czy dwa pojawią się inne pomysły, co do wymiany i ewidencji dokumentów. Jest coraz więcej sygnałów ze strony instytucji państwa regulujących zasady wymiany dokumentów, które wskazują, że rola dokumentów elektronicznych będzie stale rosła. Faktury elektroniczne będą coraz bardziej powszechne, a ostatecznie wyprą rozwiązania papierowe. Podobne zjawisko zaszło na naszych oczach w odniesieniu do bankowości elektronicznej, obecnie elektroniczne zlecenie przelewu nie robi na księgowych wrażenia. Przeciwnie, to przelew w postaci papierowej wydaje się czymś dziwnym, a czasem podejrzanym.

Zapraszamy do dyskusji na forum

Autor: Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu Biznesowego w Sage sp. z o.o.