REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy stosowanie faktur elektronicznych będzie koniecznością?

Stosowanie faktur elektronicznych będzie koniecznością
Stosowanie faktur elektronicznych będzie koniecznością
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Faktury elektroniczne zyskują coraz większe znaczenie. Dzieje się tak m.in. dlatego, że Unia Europejska konsekwentnie dąży do praktycznego, a nie jedynie formalnego zrównania w obrocie gospodarczym dokumentów w postaci elektronicznej z dokumentami w postaci papierowej. Polska konsekwentnie liberalizuje prawo podatkowe i dostosowuje swoje struktury administracyjne do obsługi dokumentów elektronicznych. Postęp jest ogromny i widoczny dla każdego, choć w porównaniu do innych krajów w UE mamy jeszcze bardzo dużo do zrobienia.

Popularność fakturowania elektronicznego w Polsce

Polska w statystkach stosowania e-faktur jest daleko w tyle nie tylko za większością krajów europejskich, ale również np. za Rosją. Problem z wdrażaniem faktur elektronicznych nie wynika jednak z niewydolności polskiej informatyki. Badania, również te prowadzone przez Sage[1], pokazują, że polscy przedsiębiorcy obawiają się korzystać z faktur elektronicznych. Jedynie 3% podmiotów gospodarczych deklaruje, że wystawia wyłącznie faktury elektroniczne. 20% wystawia e-faktury tylko wybranym kontrahentom, a zdecydowana większość (78%) w ogóle nie korzysta z fakturowania elektronicznego. Skąd wynika obawa polskich przedsiębiorstw przed tą formą fakturowania?

REKLAMA

Autopromocja

Główne powody nieprzesyłania faktur w formie elektronicznej to przyzwyczajenie do wersji papierowej oraz brak wymagania ze strony klientów do wymieniania się fakturami drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy obawiają się również komplikacji, jakie mogą wystąpić w systemie i procesach obsługi faktur, kiedy w firmie e-faktury muszą współistnieć z fakturami papierowymi. Wskazywane przez przedsiębiorców powody techniczne to wysokie koszty implementacji odpowiedniej technologii oraz brak bezpiecznego podpisu elektronicznego do podpisywania faktur. Ten ostatni powód jest szczególnie interesujący, bowiem od 2010 roku nie ma już obowiązku podpisywania faktur elektronicznych. To efekt postępujących zmian prawnych, których celem ma być zdecydowane upowszechnienie e-faktur.

Automatyzacja procesów księgowych

Liberalizacja przepisów fakturowania elektronicznego

Ostatnie lata przyniosły istotne zmiany przepisów dotyczących obsługi faktur elektronicznych. To nie jedynie uproszczenia, ale głębokie modyfikacje. W ślad za dyrektywami Rady Europy, Polska usunęła bariery jeszcze niedawno ograniczające praktyczne zastosowanie dokumentów elektronicznych w obiegu gospodarczym. Zgodnie z aktualną doktryną, e-faktury muszą być równoważne fakturom papierowym. Interpretowane jest to w ten sposób, że porządek prawny państw członków Unii Europejskiej nie może nakładać żadnych dodatkowych wymogów na faktury elektroniczne, jakie nie miałyby zastosowania wobec faktur papierowych. Istotne zmiany w polskim porządku prawnym w odniesieniu do faktur elektronicznych z ostatnich lat to:

  1. zniesienie obowiązku podpisywania faktur elektronicznych kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  2. definicja faktury elektronicznej, jako dokumentu w dowolnym formacie elektronicznym,
  3. zniesienie obowiązku uzyskania uprzedniej zgody odbiorcy, tj. zgody na otrzymywanie e-faktur przed wysłaniem pierwszej faktury elektronicznej,
  4. zniesienie ograniczeń w odliczeniu VAT z faktur elektronicznych, które wydrukowano dla potrzeb akceptacji i dekretacji księgowej,
  5. zniesienie obowiązku archiwizowania dokumentów w takim formacie, w jakim zostały wystawione,
  6. zniesienie obowiązku wystawienia dokumentu korygującego, w tym samym formacie, w którym wystawiono dokument pierwotny,
  7. wprowadzenie obowiązku zapewnienia autentyczności i integralności faktur na drodze wprowadzenia kontroli biznesowych. Obowiązki zapewnienia kontroli biznesowych dotyczą w równym stopniu faktur elektronicznych, co i papierowych.

Plany UE idą znacznie dalej: przewiduje się wprowadzenie obowiązku rozliczania projektów finansowanych z funduszy europejskich zlecanych przez administrację rządową wyłącznie za pomocą faktur elektronicznych od 2016r. Będzie to bardzo poważna zmiana, która zdecydowanie spopularyzuje tą formę fakturowania w Polsce – kraju będącym głównym beneficjentem unijnych dotacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz druk: Faktura VAT

Ochrona danych w programach księgowych wersji web

Korzyści z fakturowania elektronicznego

Stosowanie faktur elektronicznych ma w założeniu dostarczyć użytkownikom wiele korzyści. Najczęściej wymienia się niższe koszty przygotowania tj. oszczędności, jakie może uzyskać firma stosująca tą metodę fakturowania oraz szybsze dotarcie faktury do odbiorcy. Nie bez znaczenia jest również uzyskanie przez wystawcę pewności, że nabywca otrzymał fakturę, ponieważ pociąga to za sobą określone konsekwencje prawne.

Rys. 1 Proces obsługi faktury elektronicznej od wystawienia po archiwizację.

Odnosząc się do rozrysowanego na schemacie procesu obsługi faktury elektronicznej, warto zastanowić się, na ile ważne dla przedsiębiorców mogą być poszczególne korzyści z e-fakturowania.

  1. Niższe koszty przygotowania faktur elektronicznych. Z tym punktem trudno polemizować, współcześnie ręczne wystawianie faktur zostało powszechnie zastąpione pracą za pomocą komputerów. A skoro są one wystawiane w ten sposób, to wydruk do postaci elektronicznej będzie zawsze tańszy od wydruku na papierze.
  2. Szybsze dostarczanie dokumentów. To istotna korzyść nie tylko dla wystawcy, ale również dla odbiorcy, bowiem do odliczenia VAT niezbędne jest otrzymanie faktury. Dostarczanie realizowane może być na klika sposobów. Najbardziej popularnym jest przesłanie faktury elektronicznej, jako załącznika do e-maila. Wysłanie faktury w ten sposób nie daje jednak wystawcy gwarancji, że odbiorca fakturę odebrał. Trzeba w tym miejscu też podkreślić, że poczta elektroniczna nie jest bezpiecznym kanałem wymiany e-faktur. W ostatnich miesiącach nasiliły się przypadki dystrybucji drogą e-mail fałszywych faktur. Są to procedery natury przestępczej mające na celu wyłudzenia lub zawirusowanie urządzeń (komputerów, smartfonów) użytkowników. 
  3. Pewność odbioru faktury gwarantują portale „pocztowe” – platformy do bezpiecznej wymiany dokumentów elektronicznych między firmami, których zadaniem jest przekazywanie faktury uprawnionemu odbiorcy po autoryzacji. Do tego jak ważna jest pewność wystawcy co do odbioru faktury przez nabywcę nie trzeba nikogo przekonywać. Obecnie mamy do czynienia z ogromną popularnością portali „eBOK”, czyli elektronicznych biur obsługi klienta. Masowi wystawcy faktur np. wodociągi, gazownie czy firmy telekomunikacyjne uruchamiają podobne portale do komunikacji z klientami. To dobre rozwiązanie dla dostawców, jednak z punktu widzenia odbiorcy ma istotną wadę. Odbiorca bowiem zmuszony jest pobierać faktury z różnych serwisów internetowych. W pracy księgowych zwłaszcza biur rachunkowych to niewątpliwie znaczne utrudnienie. Rozwiązaniem tych problemów może być portal otwarty na wszystkich przedsiębiorców, z resztą portal taki już działa i rozwija się bardzo dynamicznie.
  4. Legalne źródło. Choć ta korzyść, może się wydawać nieco dziwna, praktyka życia gospodarczego ostatnich miesięcy pokazuje liczne, wspomniane już wyżej, przypadki nielegalnych faktur elektronicznych. Mechanizm jest dość prosty: oszust podszywa się pod legalnie działającą firmę preparując fikcyjną fakturę sprzedaży, podobną do tej standardowo wystawianej nabywcom. Różnica jest w numerze rachunku bankowego wskazanego przez oszusta. Fałszywe faktury przesyłane są następnie w postaci elektronicznej, jako załącznik do e-mail potencjalnym ofiarom. Zabezpieczeniem przed tego rodzaju oszustwami jest wnikliwe weryfikowanie adresów, z których wysyłane są wiadomości z fakturami. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest pobieranie faktur przez portal pocztowy, gdzie aby wysłać fakturę, trzeba się najpierw zarejestrować, a podczas rejestracji weryfikowane są dane firmy, która będzie się bezpiecznie wymieniać fakturami elektronicznymi z innymi przedsiębiorstwami. Fałszywe faktury służą nie tylko wyłudzeniom. Jedną z praktyk przestępców jest załączanie złośliwego oprogramowania do korespondencji e-mail, do złudzenia przypominającej tę, którą wysyła swoim klientom firma. Jeśli odbiorca takiej korespondencji nie jest dość ostrożny i nie ma należytej ochrony antywirusowej, jego sprzęt może zostać zainfekowany.
  5. Szybsza akceptacja faktur elektronicznych. Otrzymując fakturę w postaci elektronicznej, można sprawniej przeprowadzić akceptację merytoryczną dokumentów, łącznie z przypisaniem do odpowiedniego projektu czy miejsca powstawania kosztu (MPK). Aby to realnie mogło zadziałać, odbiorca faktur powinien mieć wdrożone rozwiązanie do elektronicznego obiegu i akceptacji faktur. Rozwiązanie takie stosuje obecnie coraz więcej przedsiębiorstw, obsługując faktury dostawców. Z pomocą takiego rozwiązania mogą być obsługiwane zarówno faktury elektroniczne jak i papierowe. Różnica jest jedynie „na wejściu” dokumentu do obiegu, bowiem dokument papierowy wymaga uprzedniej digitalizacji, czyli zamiany na format elektroniczny. Z biura przyjęć dokument jest wysyłany do właściwego odbiorcy, który zgodnie z organizacją firmy jest upoważniony do akceptacji faktur kosztowych najczęściej do z góry określonego limitu kosztów. Możliwe są akceptacje pełne lub częściowe według rozmaitych kluczy podziału kosztów. Menedżer, akceptując cześć kosztów wskazuje jednocześnie kolejną osobę, która powinna zaakceptować pozostałe koszty. Elektroniczny obieg dokumentów to znakomite rozwiązanie dla przedsiębiorstw o bardziej rozbudowanej strukturze, pozwala na ograniczenie czasu, jaki jest potrzebny na akceptację dokumentów oraz gwarantuje, że żadne dokumenty nie zginą w trakcie tego procesu. Taka organizacja obiegu e-faktur ogranicza także pole oszustom, którzy próbują użyć fałszywych faktur. Rozwiązanie należy jednak wdrożyć oraz sparametryzować, dostosowując do obsługi konkretnego przedsiębiorstwa i jego struktury organizacyjnej.
  6. Szybsza dekretacja bez błędów operatorskich. Księgowi po akceptacji merytorycznej muszą dokonać dekretacji dokumentu, a następnie przenieść dane z tego dokumentu do ewidencji księgowej. W wersji papierowej odbywa się to zwyczajne poprzez przepisywanie, co zabiera czas, a przy tym nierzadko popełniane są błędy. W przypadku faktur elektronicznych można ten proces znacznie przyśpieszyć, pod warunkiem, że faktura elektroniczna będzie czymś więcej niż tylko obrazem przesłanym przez wystawcę. Prawdziwa faktura elektroniczna musi łączyć obraz czytelny dla człowieka (np. w format PDF) z dodatkowymi, w pełni zintegrowanymi danymi czytelnymi dla komputerów (tzw. metadanymi). Takie rozwiązania już istnieją – w Polsce jest udostępniony dla wszystkich zainteresowanych przedsiębiorców format faktury elektronicznej. Format ten został jako pierwszy pozytywnie zweryfikowany[2] przez Krajowe Forum Elektronicznego Fakturowania przy Ministerstwie Gospodarki, czyli resorcie nadzorującym fakturowanie elektroniczne w naszym kraju, a Sage, jako pierwsza w Polsce firma, powszechnie zastosowała go w swoich programach wspomagających obsługę procesów biznesowych w firmach. Zatem, aby odnieść realną korzyść z fakturowania elektronicznego, niezbędne jest nie tylko zapisywanie faktur w jakimś formacie elektronicznym, lecz konieczna jest integracja danych źródłowych z obrazem e-faktury, tak aby system odbiorcy mógł te dane zinterpretować i przygotować zapis do weryfikacji przez księgowego.
  7. Niższe koszty archiwizacji. Faktury elektroniczne, podobnie jak faktury papierowe, są dowodami, które zgodnie z przepisami prawa bilansowego i podatkowego muszą być archiwizowane. Prawo bilansowe w zakresie rozwiązań szczegółowych odsyła do przepisów szczególnych, w tym przypadków do zasad przechowywania i archiwizacji faktur określonych w ustawie o podatku od towarów i usług. Faktury można obecnie swobodnie przechowywać w dowolnej postaci. Warto jednak zwrócić uwagę na praktyczne problemy, które obecnie muszą pokonać przedsiębiorcy. Wprowadzając dowolną fakturę obcą do systemu finansowo-księgowego nadawany jest kolejny numer ewidencyjny, nanoszony zwykle na dokument papierowy odkładany do segregatora. Można łatwo sprawdzić kompletność archiwum przeglądając segregator. Sprawa się komplikuje, kiedy niektóre z dokumentów mają postać elektroniczną (przypisywane są im kolejne numery ewidencyjne), lecz fizycznie nie ma ich w segregatorze. Nie zawsze archiwum dokumentów otrzymywanych i przechowywanych w postaci elektronicznej ma odmienną numerację. Powstaje zatem praktyczny problem, w którym archiwum należy szukać konkretnego dokumentu. Rozwiązaniem może być zamiana (digitalizacja) dokumentów papierowych na postać elektroniczną by je także przechowywać w tej postaci, co można czynić, o ile podatnik zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego[3].
  8. Sprawny dostęp do danych. To kolejna korzyść, jaką mogą uzyskać przedsiębiorcy, którzy korzystają z faktur elektronicznych; choć jest to raczej cecha rozwiązań archiwizujących, dla których wyszukiwanie dokumentów według oczekiwanych parametrów nie jest obecnie żadnym problemem. Pamiętać należy jedynie o tym, by podatnik przechował faktury w postaci elektronicznej w podziale na okresy sprawozdawcze z możliwością wyszukiwania oraz dostępem zdalnym dla potrzeb ewentualnej kontroli Urzędu Skarbowego.

Czy fakturowanie elektroniczne można postrzegać w kategorii mody? Nie. Nie można oczekiwać, że przeminie i za rok czy dwa pojawią się inne pomysły, co do wymiany i ewidencji dokumentów. Jest coraz więcej sygnałów ze strony instytucji państwa regulujących zasady wymiany dokumentów, które wskazują, że rola dokumentów elektronicznych będzie stale rosła. Faktury elektroniczne będą coraz bardziej powszechne, a ostatecznie wyprą rozwiązania papierowe. Podobne zjawisko zaszło na naszych oczach w odniesieniu do bankowości elektronicznej, obecnie elektroniczne zlecenie przelewu nie robi na księgowych wrażenia. Przeciwnie, to przelew w postaci papierowej wydaje się czymś dziwnym, a czasem podejrzanym.

Zapraszamy do dyskusji na forum


Autor: Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu Biznesowego w Sage sp. z o.o.



[1] Badanie własne SAGE z 2013r objęły ponad 260 polskich przedsiębiorstw. Realizowane na konferencjach z tematyki e-dokumentów.

[2] Raport z badania specyfiki faktury elektronicznej na zgodność z przepisami prawa w zakresie Procedury zgłaszania, weryfikacji oraz publikacji specyfiki faktur elektronicznych na stronie internetowej Krajowego Forum Elektronicznego Fakturowania z 16 maja 2014r.: http://www.mg.gov.pl/files/upload/20808/Sage%20raport%20z%20badania.pdf

[3] Interpretacja indywidualna z dnia 18.12.2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

REKLAMA

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

Odpowiedzialność członków zarządów spółek – co zmienia wyrok TSUE w sprawie Adjak?

W dniu 27 lutego 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał przełomowy wyrok w sprawie C-277/24 (Adjak), w którym zakwestionował przyjęty w Polsce model solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółki. W opinii TSUE obecne przepisy naruszają prawo unijne, ponieważ uniemożliwiają kwestionowanie decyzji wymiarowych organów podatkowych, zapadłych w sprawie przeciwko spółce w trakcie postępowania przeciwko członkom zarządu – tym samym godząc w podstawowe zasady ochrony praw jednostki. Orzeczenie to może wymusić istotne zmiany w polskim systemie prawnym oraz wpłynąć na dotychczasową praktykę organów administracji skarbowej wobec członków zarządów spółek.

Można już zapłacić podatek PIT kartą płatniczą w e-Urzędzie Skarbowym

Od 20 marca 2025 r. podatnicy mogą opłacać podatek PIT w serwisie e-Urząd Skarbowy (e-US) i usłudze Twój e-PIT za pomocą karty płatniczej. Dotychczas użytkownicy e-Urzędu Skarbowego mogli zapłacić podatek online przelewem bankowym lub BLIK-iem.

REKLAMA

E-księgowość z biurem rachunkowym: jak przedsiębiorca może zoptymalizować obowiązki księgowe i podatkowe oraz rozliczenia w biznesie

Biura rachunkowe coraz częściej oferują swoim klientom usługi z zakresu e-księgowości do zarządzania finansami firmy online. Z perspektywy biura rachunkowego, wprowadzenie klienta w świat systemów zautomatyzowanych może być wyzwaniem.

Prof. Witold Modzelewski: nienależny zwrot VAT to prawdopodobnie 40-50 mld zł rocznie

Prof. Witold Modzelewski szacuje, że nienależne zwroty VAT w Polsce mogą wynosić nawet 40-50 miliardów złotych rocznie. W 2024 roku wykryto blisko 292 tys. fikcyjnych faktur na łączną kwotę 8,7 miliarda złotych, co oznacza wzrost o ponad 130% w porównaniu do roku poprzedniego. Choć efektywność kontroli skarbowych rośnie, eksperci wskazują, że skala oszustw wciąż jest ogromna, a same kontrole mogą nie wystarczyć do rozwiązania problemu.

REKLAMA