Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Księgi rachunkowe i dokumenty księgowe

Ogólne zasady zawarte w art. 74 Ustawy o Rachunkowości wskazują, iż księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat od początku następnego roku obrotowego, natomiast zatwierdzone sprawozdanie finansowe w sposób trwały i bezterminowy. Ordynacja podatkowa także wskazuje pięcioletni okres archiwizacji dokumentów podatkowych (np. deklaracji, faktur), jednak jego początek określa się w odmienny sposób.

Autopromocja

Otóż okres ten liczy się od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jak dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów

Dokumenty osobowe

Znacznie dłuższe terminy przeznaczone są dla dokumentów osobowych. Dokumenty będące podstawą określania wieku emerytalnego (tj. listy płac, karty wynagrodzeń) należy przechowywać przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy.

Autopromocja

Praktyczny leksykon VAT 2024. Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

Sprawdź

W odniesieniu do deklaracji rozliczeniowych ZUS obowiązuje pięcioletni okres liczony od momentu ich złożenia do ZUS.

Odpowiedzialność księgowego

Rękojmia i reklamacja

Najkrótszy okres przechowywania stosuje się do dokumentów dotyczących rękojmi oraz reklamacji. Wynosi on 12 miesięcy od momentu wygaśnięcia reklamacji.

Autopromocja

Komplet 3 publikacji

Instrukcje księgowego. 100 praktycznych procedur z bazą narzędzi online

Sprawdź

Należy pamiętać również o obowiązku powiadomienia pisemnie urzędu skarbowego o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych, a także o każdorazowej jego zmianie. Niestosowanie się do przedstawionych terminów jest zagrożone karą grzywny według stawek wykazanych w Kodeksie Karno-Skarbowym

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja

Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian

Sprawdź

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter!

Magdalena Kapka

Accounting supervisor